全国42店舗展開 美容院mirrorball
在庫管理改善の道1

2021.2.25

 

全国に42店舗の美容院を展開する株式会社mirrorball。
事業規模が拡大する中で、慢性的にあった在庫管理の課題を解決するためZAICOに問い合わせをしてきてくださいました。
2020年10月 42店舗全てにZAICO導入を開始。
その指揮を取った本部の田森さんを中心に、今後3つの段階に分けて在庫管理についてレポートしていきます。
   1、在庫管理システムZAICO導入(←今ココ)
   2、ZAICOを使った初めての棚卸(2020年11月)∗
   3、自社システムとZAICOの連携(2021年予定)

∗棚卸は毎年5月に行っており、昨年11月の実施はZAICOの運用テストを兼ねての実施となります

在庫管理基本情報
・業種:美容室の経営・ヘアメイク業務
・管理している物品:施術用薬剤や物販商品
・管理している品目数:1店舗あたり3,400品目
・ZAICO導入前の在庫管理方法:紙台帳
・利用開始:2020年10月
・利用頻度:毎日
・利用人数:84ユーザー
・バーコード・QRコード利用:在庫商品に元々ついているバーコードを利用

ZAICOコメント
mirroball様の課題、実は業界問わず同じ声をよく聞きます。
現在導入真っ只中のmirrorballさんと一緒に、
今後在庫管理における課題を解決していきます!

連載第一回目もくじ
課題1:期中の在庫数が分からず非効率…
課題2:棚卸は工程も多くミスの温床に…
在庫管理システム導入準備
導入手順:管理者編
導入手順:現場編
日々の在庫管理:管理者編
日々の在庫管理:現場編
今後の在庫管理業務

課題1:期中の在庫数が分からず非効率…

従来の在庫管理は年に一回の棚卸だけでした。
42店舗どのサロンも日々の営業で手一杯ですし、扱う商品も多く在庫管理にまで手を回せないのが正直なところです。

従来の在庫管理ここが限界!
   ・期中の在庫数がわからない
   ・期末の棚卸が正しいかどうかわからない
   ・欠品の発生

在庫管理していなかった理由
   ・サロン営業で手一杯
   ・在庫管理用のシステム未導入
   ・Excelは不慣れで現場に混乱の可能性

在庫管理するようになった背景
   ・事業規模拡大中で商品管理の効率化を目指す

課題2:棚卸は工程も多くミスの温床に…

唯一の在庫管理である棚卸ですが、期中の在庫管理を行っていないので、本部も現場も苦労して数えたり転記したり集計したりするものの、本当に正しく棚卸ができているのか何とも言えないところです…。

従来の棚卸方法
   ・棚卸時期:決算前の年1回
   ・棚卸所用時間:各店舗3時間程度
   ・棚卸手順

棚卸における課題
   ・本部と現場のやりとりが複数発生
   ・本部が商品把握できておらず棚卸リストに抜け漏れ
   ・現場はサロンワークと別に棚卸の手間と時間が発生
   ・現場の在庫がリストに網羅されておらず混乱
   ・本部は全棚卸結果の転記に手間と時間、ミスの恐れ

ZAICOコメント
この棚卸手順はZAICO社でもお客様からよく聞きます。
この方法でみなさんが悩まれているのは
数え間違い・書き間違い・転記ミス・連絡漏れ・時間がかかるなどなど
読者のみなさんの現場ではどうですか?

在庫管理システム導入準備

一念発起して在庫管理システムの導入に動き出しましたが、事前に現場にヒヤリングを行い、少しでも現場の負担にならないことや、将来の拡張性を視野に入れた在庫管理システムを検討しました。

事前に検討した導入条件
1、操作が簡単にできる
       今までやっていなかった日々の在庫管理を行うため、いかに簡単に操作できるかが重要
2、外付けバーコードリーダーが利用可能
       スピードが速いバーコードリーダーが使えることを現場が希望
3、API連携ができる
       将来的に自社システムで自動発注機能を搭載予定なので、データ連携機能は必須
4、価格が適正である
       42店舗分全てに導入するため、コストが高くなるのは避けたい
5、データ登録が簡単にできる
       大量の商品在庫を登録するため、データインポートなど簡単な在庫登録方法があること

ZAICOコメント
スマホカメラも便利ですが、外付けのバーコードスキャナも接続簡単!
スピードがかなり速くなるので、ユーザーのみなさまには好評です。
ZAICOはスキャンや画像認識など、データ取得の仕組みがいっぱい!

検討ステップ
1、インターネットで在庫管理システムを検索
2、ZAICO含め4社程度を比較検討
3、5つの導入条件が適合するかどうか
4、全システムを実際に操作して操作性と見やすさをチェック
結果、導入条件が適合し、操作性も見やすさも合格点だったZAICOに導入を決定!

導入手順:管理者編

一番初めの全店舗分の商品登録は本部が行いました。
想像はしていましたが、やはりここが一番苦労したポイントですね。

1、仕入先から商品リストをExcelでもらう
2、1のリストから商品一覧を作成
       複数の仕入先があるので商品に重複がないようデータ整備(ここが大変だった!)
3、42店舗それぞれに2名分のアカウントを作成・追加

真似したいポイント
現場の業務が簡略化されるよう、スマホとそれに紐付くアカウントを各店舗2台用意。
1つの端末とアカウントは入庫スキャン専用、もう1つは出庫スキャン専用に固定。
現場スタッフは決められた端末から入庫or出庫スキャンするだけに操作を単純化!!!

4、店舗別のユーザーグループを作成

真似したいポイント
ユーザーグループで店舗を分ければ、他の店舗の在庫データは見れなくなります。
取り扱う在庫データ量が多い場合は、このようにグループに分けると、
在庫データがすっきりしてミスも減らせ使いやすくなりますよ!

5、在庫商品をインポート登録

6、現場用に操作手順書を作成

実際にmirrorball様が作成された現場用の手順書の一部

 

7、登録した在庫データに対して、各店舗で在庫数の登録と日々の在庫管理を促す

導入手順:現場編

2020年10月から導入の案内を開始し、11月末の棚卸に向けて、各店舗の全在庫商品とその数量の登録を完了させることを目標にしました。

1、管理者により登録されている在庫商品の数を数えてZAICOに登録
2、登録されていない在庫商品は在庫登録を行う

日々の在庫管理:管理者編

ZAICO導入段階の今は、現場からの問合せ対応がメインです。
実際の利用状況などをチェックしながら、問合せのあった処理をマニュアル化していきます。
履歴の確認
   現場からの問い合わせ時、利用状況を履歴で確認し対応。
集計業務
   ZAICO WEB版で仕入先別に仕入金額を集計するなど集計業務を行う。

こんな問い合わせが現場からありました!
Q:ZAICOに登録されていない在庫商品はどうすれば良い?
Q:バーコードリーダーが接続できないor接続が切れてしまう…
ZAICOのヘルプページを見たり、サポートに問合せをして解決しました。

日々の在庫管理:現場編

物販 シャンプーなどの販売商品は販売時に出庫スキャンで在庫マイナスを行う

消耗品 施術中に使う消耗品はそのバーコードを集めておき、まとめて出庫スキャンで在庫マイナスを行う

真似したいポイント
接客中など、その都度、在庫処理ができない場合もたくさんありますよね。
そういう時は、出庫する商品のバーコードを集めておき、
まとめて一度に出庫処理をすると効率的に在庫管理ができますよ!

今後の在庫管理業務

棚卸
   毎年5月末に棚卸業務を全店舗行う。
   ZAICOの棚卸機能を利用して棚卸を予定。
発注点の設定
   今までは発注のタイミングを現場の感覚に任せていた。
   本部にて発注点を決め、発注業務を効率化予定。
自社POSシステムの開発
   POSとZAICOを連携させ、発注業務も自動化予定。

ZAICOコメント
いかがでしたか?
今回はZAICOの導入における具体的な手順をご紹介しました。
つまずいた部分やその解決方法などを事前に理解しておけば、
効率的に導入を行えますよ!
 導入に不安がある方は
是非その不安をお寄せください