商品の入荷や出荷が頻繁に発生する現場では、入出庫の記録を正確に行うことが重要です。
入出庫の記録漏れや入力ミスが発生すると、実際に保管されている数量と管理上の在庫数が合わなくなり、欠品や過剰発注につながる可能性があります。
入出庫管理を効率化する方法のひとつが、スマートフォンやタブレットで利用できる入出庫管理アプリです。
入出庫管理アプリの基本的な機能や導入するメリット、入出庫管理アプリの選び方、入出庫管理アプリを効果的に活用するためのポイントを解説します。
入出庫管理アプリとは
入出庫管理アプリとは、商品や資材などの入庫と出庫をスマートフォンやタブレットから記録し、在庫情報を管理できるアプリです。
商品が入荷した際の入庫や、販売や使用によって商品が倉庫から出る際の出庫を記録することで、現在の在庫数を把握しやすくなります。
紙の入出庫表やExcelを使った管理では、現場で数量を記録してからパソコンへ入力するなど、複数の作業が必要になる場合があります。
入出庫管理アプリを活用すれば、商品が動いた現場で情報を登録できるため、入出庫からデータ更新までの作業を簡素化できます。
在庫管理の正確性を高めるだけではなく、倉庫や店舗で行う日常的な在庫管理業務の効率化にも役立ちます。
入出庫管理アプリを導入するメリット
入出庫を正確に記録できる環境を整えることは、在庫確認や棚卸しなど他の在庫管理業務の効率化にもつながります。
入出庫管理アプリを導入するメリットを解説します。
入出庫の記録を効率化できる
紙で入出庫を記録する場合、記入した情報を後からExcelや在庫管理表へ転記する作業が発生することがあります。
同じ情報を複数回記録すると作業時間が増え、担当者の負担も大きくなります。
入出庫管理アプリを利用して入荷や出荷のタイミングで直接登録できれば、後からまとめて入力する工程を減らせます。
入出庫件数が多い倉庫や店舗ほど、日常的な入力作業の削減による効果を期待できます。
在庫数を把握しやすくなる
正確な在庫数を把握するためには、入庫と出庫の情報を漏れなく反映する必要があります。
入庫した商品を追加し、出庫した商品を減らすことで、管理上の在庫数を実際の在庫に近づけられます。
入出庫管理アプリで最新の情報を確認できれば、倉庫や店舗にどの商品が何点残っているのかを確認しやすくなります。
在庫確認のために担当者へ問い合わせたり、倉庫まで確認に行ったりする作業の削減にもつながります。
入力ミスや記録漏れを防ぎやすくなる
商品コードや数量を毎回手入力していると、数字の入力間違いや別商品の選択などが発生する可能性があります。
記録を後回しにした場合は、入出庫そのものを入力し忘れることもあります。
バーコードやQRコードを読み取って商品を識別できる入出庫管理アプリなら、商品情報を手入力する工程を減らせます。
現場で入出庫を記録する運用と組み合わせることで、入力ミスや記録漏れを防ぎやすくなります。
棚卸しの負担を軽減できる
日々の入出庫を正確に記録できていない場合、棚卸しのたびに大きな在庫差異が発生し、原因を調べる作業が必要になります。
差異が多いほど、棚卸し後の確認や修正にも時間がかかります。
入出庫管理アプリを使って日常的に在庫情報を正確に更新することで、実在庫とデータ上の在庫との差を小さくしやすくなります。
棚卸し機能やコード読み取り機能を備えたアプリであれば、商品のカウントや登録自体も効率化できます。
入出庫管理アプリに必要な機能
入出庫管理アプリを選ぶ際は、単に在庫数を表示できるだけではなく、日常的な入庫や出庫をスムーズに記録できるか確認することが重要です。
入出庫管理アプリに必要な機能を紹介します。
入庫・出庫の登録機能
入庫・出庫の登録機能は、入出庫管理アプリの基本となる機能です。
仕入れや返品によって在庫が増えた際に入庫を登録し、出荷や販売、使用などによって在庫が減った際に出庫を登録します。
数量だけではなく、入出庫日や担当者など必要な情報を記録できれば、在庫がどのように動いたのかを確認しやすくなります。
現場で簡単に登録できる操作性も重要です。
在庫数の確認機能
入出庫を記録する目的のひとつは、現在の在庫数を正確に把握することです。
商品名や商品コードなどから対象商品を検索し、現在庫をすぐに確認できる機能が必要です。
在庫数が少なくなった商品を確認できれば、追加発注の判断にも活用できます。
欠品や過剰在庫を防ぐためにも、現場から最新の在庫状況を確認できることが重要です。
バーコード・QRコード読み取り機能
バーコードやQRコードを読み取る機能があれば、対象商品をコードによって識別できます。
商品コードを毎回入力したり、一覧から商品を探したりする作業を減らせます。
特に外見が似ている商品や品目数が多い現場では、別の商品を選択するミスの防止にも役立ちます。
スマートフォンのカメラでコードを読み取れるアプリであれば、専用端末を用意せずに運用できる場合もあります。
入出庫履歴の確認機能
入出庫履歴を確認できる機能があれば、いつどの商品が入庫または出庫したのかを後から確認できます。
在庫数に差異が生じた際に過去の履歴を確認することで、入力漏れや処理ミスの原因を調べやすくなります。
商品の入出庫状況を継続的に確認すれば、使用頻度や出荷頻度の把握にも活用できます。
在庫管理の改善に必要な情報を残せるかという視点も重要です。
複数拠点の在庫管理機能
本社倉庫や店舗、営業所など複数の場所で在庫を保管する場合は、保管場所ごとの在庫を確認できる機能が必要です。
全社では在庫があっても、必要な拠点には在庫がない場合があります。
拠点ごとの在庫数を把握できれば、不足している拠点へ別の場所から在庫を移動する判断もしやすくなります。
今後拠点が増える可能性がある場合も、複数拠点で利用できるか確認しておくことが重要です。
入出庫管理アプリを選ぶポイント
入出庫管理アプリにはさまざまな種類があり、搭載されている機能や操作方法も異なります。
入出庫管理アプリを選ぶポイントを解説します。
操作しやすいか
入出庫管理アプリは、倉庫担当者や店舗スタッフなど日常的に商品を扱う担当者が利用します。
操作方法が複雑だと、登録に時間がかかったり入力自体が行われなくなったりする可能性があります。
商品検索や入庫、出庫などの基本操作を少ない手順で行えるか確認することが重要です。
無料体験が用意されている場合は、実際に利用する担当者が操作して確認すると導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。
スマートフォンやタブレットで利用できるか
倉庫内や店舗のバックヤードでは、パソコンの前で入出庫作業を行えるとは限りません。
スマートフォンやタブレットから利用できれば、商品を扱っている場所でそのまま情報を登録できます。
現場で登録できる環境は、入力を後回しにすることによる記録漏れの防止にも役立ちます。
使用する端末やOSへの対応状況も事前に確認する必要があります。
必要な機能がそろっているか
必要な機能は企業によって異なります。
入出庫だけを簡単に記録したい場合もあれば、棚卸しや複数拠点管理、バーコード読み取りまで必要な場合もあります。
機能が多いほど適しているとは限りません。
現在困っている業務を整理し、必要な機能を明確にしたうえで比較することで、過不足のない入出庫管理アプリを選びやすくなります。
自社の在庫量や運用方法に合っているか
数十点の備品を管理する企業と、数千種類の商品を入出庫する倉庫では、必要な仕組みが異なります。
登録できる物品数や利用人数などを確認し、自社の規模に対応できるアプリを選ぶことが重要です。
現在の規模だけでなく、商品や拠点が増えた場合も利用を続けられるか確認するとよいでしょう。
現場の運用に合わないアプリを導入すると、新たな手作業が発生し、かえって管理が複雑になる可能性があります。
入出庫管理アプリを活用する際のポイント
入出庫管理アプリを導入しても、登録方法が担当者ごとに異なれば正確な在庫情報を維持できません。
入出庫管理アプリを活用する際のポイントを解説します。
入出庫の登録ルールを統一する
商品が届いた時点で入庫するのか、検品終了後に登録するのかなど、入出庫を記録するタイミングを統一します。
担当者ごとに登録するタイミングが異なると、一時的に実在庫とアプリ上の在庫数が一致しなくなります。
返品や廃棄、拠点間移動などの処理についてもルールを決めておく必要があります。
誰が作業しても同じ基準で登録できる環境を整えることで、在庫情報の精度を維持しやすくなります。
商品情報を整理しておく
アプリを導入する前に、商品名や商品コード、カテゴリーなどの基本情報を整理します。
同じ商品が異なる名称で複数登録されていると、在庫が分散して表示され、正確な数量を確認できなくなる可能性があります。
商品コードの設定方法なども統一し、各商品を明確に識別できる状態にすることが重要です。
バーコードやQRコードを利用する場合も、どのコードをどの商品に紐づけるかを整理しておきましょう。
実在庫とデータを定期的に確認する
入出庫管理アプリを利用しても、入力漏れや破損、紛失などによって在庫差異が発生する可能性があります。
定期的に棚卸しを行い、実際の商品数とアプリ上の在庫数を照合することが重要です。
差異が見つかった場合は在庫数を修正するだけではなく、原因を確認します。
同じ原因による差異が繰り返される場合は、入出庫の登録方法や保管ルールを見直す必要があります。
在庫情報をリアルタイムで更新する
入出庫管理アプリを活用する大きな目的のひとつは、最新の在庫情報を確認できる状態を作ることです。
商品の入出庫から登録までに時間が空くと、その間は正確な在庫数を把握できません。
可能な限り商品が動いたタイミングで入出庫を記録する運用を整えます。
最新の在庫情報を関係者が共有できれば、在庫確認や発注、出荷などの判断も行いやすくなります。
入出庫管理をアプリで効率化するならzaico
入出庫管理では、商品が入ったときと出たときに正確な数量を記録し、在庫数へ速やかに反映することが重要です。
紙やExcelで入出庫を記録していると、現場で記入した内容を後から転記する手間が生じ、入力漏れや転記ミスによって在庫差異が発生する場合があります。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
zaicoには、複数の商品を連続してスキャンしながら入出庫を行える機能など、現場での作業を効率化するための機能も用意されています。
スマートフォンを在庫管理用の端末として利用できるため、紙への記録とパソコンへの転記に依存した運用を見直したい場合にも適しています。
日常の入出庫をzaicoで正確に記録することで、最新の在庫数を把握しやすくなり、棚卸しや発注などの在庫管理業務にも正確な情報を活用できます。
入出庫管理をアプリで効率化するために在庫管理システムをお探しの方は、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
