倉庫に入る品物、倉庫を出ていく品物をしっかりチェックし、管理することを「入出庫管理」と言います。
単純に見えますが、気をゆるめることのできない厳しい仕事が入出庫管理です。単純で簡単な作業に思われがちですが、正確性と迅速な対応が求められるため気をゆるめることのできない仕事です。
倉庫をしっかり守るためには、「倉庫をしっかり守るのが自分の役目」という強い意識をもち、きちんと遂行しなくてはならない重要な業務でもあります。問題・トラブルに対する対応力や解決力なども備えていなくてはなりません。
今回はそんな入出庫管理とは何か、基本の知識を解説いたします。の重要性についてお知らせするとともに、入出庫管理の具体的な方法や問題解決のポイントなど見ていきたいと思います。
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目次
入出庫管理とは
「入出庫管理」とは倉庫から入出庫する際、品物の履歴を記録・保管する業務です。したがって入出庫管理の実務担当者は倉庫内にどのような在庫があるのか、いつどんな動きがあったのかをしっかり把握しておく必要があります。
入出庫管理の実務担当者は入出庫の際において、日付、品目、入庫数、出庫数、在庫数などをきちんと記録するようにしましょう。これらの記録を残して、すぐに確かめられる状態にしておけば、欠品や過剰在庫などが起こるリスクが低くなり、需給状況に即した適切な在庫コントロールを進めていくことが可能となります。決算時の棚卸作業もより円滑かつスピーディーに進めていくことができます。
入出庫管理の重要性
正確な入出庫管理を行うことで倉庫内にどのくらいの在庫があるのかを正確に把握することができます。
適切な入出庫管理によって倉庫内の品物の数量、品質を正確に把握しておけば、入荷検品や出荷検品の際に在庫品の異状（不良品や粗悪品など）の存在に気づきやすくなります。その上、計上時において数えモレやダブリ、間違いなどで数量に過不足があればすぐに気づいてリカバーすることができます。
また、通常、手間と時間のかかる決算時の実地棚卸も、ちょっとした点検作業レベルで済んでしまいますし、理論在庫と実在庫の間で棚卸差異が生じたとしてもその原因解明をより的確かつスピーディーに対応することが可能です。
入出庫管理の方法
それでは入出庫管理はどのように進めていけばよいのでしょうか。具体的な方法について以下に見ていくことにしましょう。
手書きやExcelで作成
現時点においてもっともオーソドックスな方法として挙げられるのが、入出庫時に、品物の日付、品目、入庫数、出庫数、在庫数などを在庫管理用の台帳に記入していく方法です。
また、Excelに在庫管理用のファイルを作り、ファイル上のシートに入力して管理する方法も倉庫をもつさまざまな企業や組織で採用されています。
在庫管理システムを使う
より進んだ方法として、在庫管理専用に開発されたシステムを使う方法が挙げられます。在庫管理システムでは台帳への記入や端末への入力などの手作業は省略されています。
使用するのはもっぱらハンドスキャナーです。写真やバーコードの情報をハンドスキャナーで取り込み登録し、これらの情報をもとにクラウド上で入出庫の管理、在庫管理を行っていきます。
入出庫管理のよくある問題
属人化しやすい
入出庫に伴い、さまざまな品物の出入りの情報が行き交うのが入出庫の管理現場です。情報をきちんと取りまとめる人がいないと現場は混乱してしまいます。
しかし、それがかえってアダとなることがあります。つまり取りまとめる人に情報が集中して、その人がいないと現場が機能しなくなってしまうのです。もしその人が休職したら、入出庫の管理現場はパニックに陥り、その被害は会社の生産活動や営業活動にも及び、会社自体が大きな痛手を被ることになります。
人的ミスが発生する
入出庫管理表や在庫管理表に記帳したり、データを打ち込んだりする際に数え間違い、入力間違いなどの人的ミスが発生します。
どんなに気をつけていても記入時に桁数を間違えたり、入力すべき列を間違えたりするヒューマンエラーはつきものです。
エラー発生後、品物と管理表との照合・点検作業をせず、エラーがそのまま放置されてしまうと、実地棚卸作業時に理論在庫と実在庫の差異に大きな差が出てきてしまうことになり、経営部門が面倒な調整作業をしないといけなくなってしまいます。
タイムラグが発生する
在庫の数量は常に変動しています。そのため受発注のやりとりがなされる営業の現場において、リアルタイムでの状況が把握できないために、「あるはずの在庫がない」、あるいは「ないはずの在庫がある」といったタイムラグによる弊害が生じてしまい、これによりビジネスチャンスが失われてしまうリスクがあります。こうした点から在庫管理においては「在庫のリアルタイム状況をつかめない」、「会社に戻って確認しないといけない」という課題をクリアできればこれに越したことはありません。
入出庫管理の問題解決のポイント
入出庫管理に伴う属人化、ヒューマンエラー、タイムラグの問題などはどのように改善・解決を図ればよいのでしょうか？ ここで考えうる有効な解決方法についていくつか見ていきたいと思います。
ミスの原因を探る
入出庫管理では点検作業の徹底が重要となります。
声出し点検、指差し確認などをし、品物が過不足なく納められているか、不良品や粗悪品が混入していないかなどを入念にチェックする必要があります。とはいえ点検作業において見落とし、数え間違いなどはどうしても発生してしまいます。
限られた時間の中でミスなく作業を進めるためには従業員の緊張感を維持する体制の構築、管理システムの充実化など常にブラッシュアップをしていく必要があります。
フローの明確化
誰か一人に負担が集中するような体制であればこれを見直し、チーム自体で対応できるような体制、スタッフの誰でもできる管理方法を作っていくことが重要です。
そのためには入出庫管理表や在庫管理表をよりオープンにして、情報の共有化をチームで進めていくことが求められます。
またデータを共有し、かつ入力や操作も共有する場合において、トラブルが起こった際に履歴を確認でき、操作した人が特定できるような仕組みを作ることが重要です。
在庫管理システムで効率化
入出庫管理は在庫管理システムの有効活用によって飛躍的に改善します。
在庫管理システムは紙やエクセルを使わず、ハンドスキャナーで進めていくので、人の手が介在することによるリスクが起こりにくいというメリットがあります。
またバーコードでスキャンされた情報はリアルタイムで確認できるので、正確な在庫状況も正確に把握できますし、基幹システムと連携すればシステム内の検索操作によって履歴がすぐに確認できるのでより厳格なトレーサビリティが可能になります。
在庫管理システムを選ぶポイント
在庫管理システムにはさまざまな種類があり、機能もさまざまです。自社の業態や用途にマッチするものを選ばないと無用の長物になりかねません。以下に在庫管理システムの代表的な特徴や機能について見ていくことにしましょう。
ハンディターミナルの使用が基本
在庫管理システムの多くはハンディターミナルを使い、これによりデータ入力、仕入管理などをします。基幹システムと連携すれば、より多岐にわたる活用が可能となります。スマホやタブレットとの連携機能を持つものもあります。
在庫管理機能
在庫管理システムの基本機能は現時点で倉庫内にある在庫品の状態確認をする点にあります。品物の種類や数量、保管場所、保存状態などを管理するのに活用できます。
入出庫管理機能
在庫管理システムの中には品物がいつ、どのくらい入荷されたかを記録・管理する「入荷管理機能」、出荷スケジュール、出荷実績などを記録する「出荷管理機能」などが搭載されているものもあります。
棚卸管理機能
在庫管理システムの中には、理論在庫と実在庫との差異情報を正確かつ迅速に伝え、円滑な棚卸作業をサポートする機能を持つものもあります。
上記は在庫システムのほんの一部の機能であり、実際にさまざまな特長・機能を持った在庫管理システムが流通しています。費用面、機能面、操作性、サポートなどを考慮し自社に合ったものを選択するようにしてください。
在庫管理・棚卸をカンタンに！「クラウド在庫管理ソフトzaico」
入出庫管理は適切な在庫管理に欠かせない実務です。在庫は非常に重要な会社の資産です。正確に把握しておくことで、適切な需給コントロールを行い、より多くのビジネスチャンスを着実にモノにすることができます。
また在庫管理をしっかり行えば、人手と手間のかかる決算時の棚卸業務をより迅速かつ効率的に進めることもできます。
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