物販では、商品の仕入れや販売に伴って在庫数が日々変動します。
在庫数を正確に把握できていないと、欠品による販売機会損失や過剰在庫による保管コストの増加につながる可能性があります。
物販での在庫管理を効率化する方法として活用できるのが在庫管理アプリです。
在庫管理アプリを利用すれば、スマートフォンやタブレットから在庫情報を確認したり、入出庫や棚卸の記録を行ったりできます。
物販で在庫管理アプリを使うメリットや必要な機能、物販で使える在庫管理アプリの選び方、導入時のポイントを解説します。
物販の在庫管理アプリとは
物販の在庫管理アプリとは、商品の在庫数や入庫、出庫などの情報をスマートフォンやタブレットなどから管理できるアプリです。
店舗や倉庫などの現場で在庫情報を確認したり、商品が動いたタイミングで在庫数を更新したりできます。
物販では、仕入れによる入庫や販売による出庫、返品、廃棄、棚卸などさまざまな場面で在庫数が変化します。
紙やExcelだけで管理している場合、現場で記録した内容を後から入力する必要があり、更新漏れや転記ミスが発生する可能性があります。
在庫管理アプリを活用すれば、現場で在庫情報を登録しやすくなり、在庫数を確認するために事務所へ戻ったり複数の管理表を確認したりする手間を減らせます。
商品数が増えた場合や複数の保管場所で在庫を管理する場合にも、在庫管理を効率化する手段として活用できます。
物販で在庫管理アプリを使うメリット
物販で在庫管理アプリを導入すると、在庫数の確認だけではなく、入出庫や棚卸など日常的な在庫管理業務を効率化できます。
物販で在庫管理アプリを使うメリットを解説します。
在庫数を把握しやすくなる
在庫管理アプリを利用すれば、スマートフォンやタブレットから商品ごとの在庫数を確認できます。
倉庫や店舗など在庫を保管している現場でも情報を確認できるため、在庫数を調べるたびに紙の台帳やパソコンを確認する必要がありません。
在庫数を確認しやすくなれば、顧客から在庫状況について問い合わせを受けた際にも対応しやすくなります。
仕入れや補充を判断する際にも、現在の在庫情報を確認して判断できる環境を整えられます。
欠品や過剰在庫を防ぎやすくなる
在庫情報が正確でなければ、必要な商品が不足していても発注が遅れたり、十分な在庫がある商品を追加発注したりする可能性があります。
在庫管理アプリを活用して在庫数を把握することで、商品の不足や余剰に気づきやすくなります。
欠品が発生すると、本来販売できた商品を販売できず、売上の機会を逃す可能性があります。
過剰在庫が増えると、保管スペースや管理作業の負担が増え、売れ残りによる値下げや廃棄につながる場合があります。
在庫状況を確認しながら発注量を調整することが重要です。
入出庫管理の手間を削減できる
紙の管理表に入出庫を記録してからExcelへ転記する方法では、同じ情報を複数回入力する必要があります。
入力工程が多いほど作業時間が増え、転記ミスや入力漏れも発生しやすくなります。
在庫管理アプリを使って商品の入庫や出庫を現場で登録できれば、後からまとめて入力する作業を減らせます。
在庫が動いたタイミングで記録する運用にすれば、実際の在庫数と管理上の在庫数のズレも防ぎやすくなります。
棚卸を効率化できる
物販では、帳簿上の在庫数と実際の商品数が一致しているか確認するために棚卸が必要です。
商品数が多い場合、商品を一つずつ確認して紙に記録し、集計する作業には多くの時間がかかります。
在庫管理アプリに棚卸機能やバーコード、QRコードの読み取り機能があれば、商品の識別や数量の登録を効率化できます。
手作業による入力を減らすことで、数え間違いや転記ミスの削減にもつながります。
物販の在庫管理アプリに必要な機能
在庫管理アプリにはさまざまな種類があるため、物販の業務で必要な機能が備わっているか確認することが重要です。
物販の在庫管理アプリに必要な機能を紹介します。
入出庫管理機能
入出庫管理機能は、商品の入荷や販売、出荷などに伴う在庫の増減を記録する機能です。
物販では日々多くの商品が動くため、在庫が動いたタイミングで簡単に登録できることが重要です。
入庫や出庫の履歴を残せるアプリであれば、在庫数に差異が発生した際に過去の動きを確認しやすくなります。
誰がいつどのような処理を行ったか確認できる仕組みも、在庫管理の精度向上に役立ちます。
在庫数の確認・更新機能
現在の在庫数を簡単に確認できる機能は、物販の在庫管理に欠かせません。
商品名や商品コードなどから対象の商品を検索し、必要な情報へすぐにアクセスできることが重要です。
現場から在庫数を更新できれば、商品の移動を記録してから管理表へ反映されるまでの時間差を減らせます。
複数人で管理する場合は、更新した情報を共有できる仕組みがあるかも確認する必要があります。
バーコード・QRコード読み取り機能
バーコードやQRコードの読み取り機能があれば、商品コードなどを手入力する作業を減らせます。
スマートフォンのカメラなどでコードを読み取り、対象商品を特定できれば、入出庫や棚卸を効率化できます。
似た商品を多数取り扱う物販では、目視だけで商品を識別すると取り違えが発生する可能性があります。
コードによって商品を識別することで、商品選択のミスや入力ミスを防ぎやすくなります。
棚卸機能
棚卸機能があれば、実際に保管している商品数を確認し、システム上の在庫数と照合できます。
棚卸結果をそのまま在庫情報へ反映できれば、紙で集計してから再入力する作業を削減できます。
商品数が多い事業者では、棚卸の作業時間が通常業務へ影響する場合があります。
棚卸を効率化できる機能があるかは、在庫管理アプリを選ぶ際の重要な確認項目です。
複数拠点の在庫管理機能
店舗と倉庫など複数の場所で商品を保管している場合は、拠点ごとの在庫を管理できる機能が必要です。
全体の在庫数だけでは、必要な商品がどの場所にあるのか判断できません。
拠点ごとの在庫数を確認できれば、ある店舗で不足している商品を別の店舗や倉庫から移動する判断もしやすくなります。
複数店舗を展開する予定がある場合は、将来的な拠点増加にも対応できるか確認するとよいでしょう。
物販の在庫管理アプリを選ぶポイント
在庫管理アプリは機能が多ければ使いやすいとは限りません。
物販の在庫管理アプリを選ぶポイントを解説します。
簡単に操作できるか
在庫管理アプリは、倉庫担当者や店舗スタッフなど複数の従業員が利用する可能性があります。
操作が複雑なアプリでは、入力方法を覚えるまでに時間がかかり、利用されなくなる場合があります。
日常的な入庫や出庫、在庫確認などを少ない操作で行えるか確認することが重要です。
無料体験などが利用できる場合は、実際に現場で操作して使いやすさを確認すると導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。
取り扱う商品数に対応できるか
物販の規模によって管理する商品数は大きく異なります。
少数の商品だけを扱う事業者と、数千種類以上の商品を扱う事業者では必要な管理環境が異なります。
現在の商品数だけではなく、事業拡大によって商品数が増える可能性も考える必要があります。
登録できる商品数やデータ量に制限がある場合は、将来的にも利用できるか確認しておきましょう。
スマートフォンやタブレットで利用できるか
倉庫や店舗では、パソコンを持ちながら在庫を確認することが難しい場合があります。
スマートフォンやタブレットで利用できるアプリなら、商品が保管されている場所で在庫情報を確認したり更新したりできます。
スマートフォンのカメラを使ってバーコードやQRコードを読み取れるアプリであれば、専用のハンディターミナルを用意せずに運用できる場合があります。
現場で利用する端末を想定して選ぶことが重要です。
必要な機能と料金が合っているか
在庫管理アプリによって利用できる機能や料金体系は異なります。
機能が豊富でも、利用しない機能が多ければ費用対効果が合わない場合があります。
必要な機能を事前に整理し、月額料金や利用人数、商品数などの条件を比較することが重要です。
事業規模の拡大によって利用人数や商品数が増えた場合に、料金がどの程度変わるかも確認しておくと安心です。
物販で在庫管理アプリを導入する際のポイント
在庫管理アプリを導入するだけでは、在庫管理が自動的に正確になるわけではありません。
物販で在庫管理アプリを導入する際のポイントを解説します。
商品情報を整理してから導入する
在庫管理アプリへ商品を登録する前に、商品名や商品コード、カテゴリーなどの情報を整理することが重要です。
同じ商品が異なる名称で重複登録されると、正確な在庫数を把握できなくなる可能性があります。
サイズやカラーなどの違いを別商品として管理する場合は、SKU単位で識別できる商品コードを設定すると管理しやすくなります。
登録ルールを決めてからデータを移行することで、導入後の修正作業を減らせます。
入出庫の登録ルールを統一する
担当者ごとに入出庫を登録するタイミングが異なると、在庫情報が正確に更新されません。
商品が入荷した時点や出荷した時点など、どのタイミングで登録するかを明確にする必要があります。
返品や廃棄、拠点間移動など通常の入出庫以外の処理についてもルールを決めておくことが重要です。
誰が担当しても同じ方法で処理できる状態を作ることで、在庫差異を防ぎやすくなります。
定期的に実在庫との差異を確認する
在庫管理アプリを利用していても、入力漏れや商品の紛失などによって管理上の在庫数と実在庫に差が発生する可能性があります。
定期的に棚卸を行い、在庫数が一致しているか確認する必要があります。
差異が見つかった場合は、数量だけを修正するのではなく原因を確認することが重要です。
特定の処理で差異が繰り返し発生している場合は、入出庫方法や管理ルールを見直すことで在庫管理の精度向上につながります。
物販の在庫管理アプリならzaico
物販の在庫管理では、商品数が増えるほど在庫確認や入出庫、棚卸などに多くの時間が必要になります。
紙やExcelを中心とした管理では、情報の更新漏れや転記ミスが発生しやすく、実在庫と管理上の在庫に差が生じる場合があります。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入し、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
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