テレワーク導入準備で困った。備品は支給すべき?それとも貸与?

テレワーク導入の際、企業は従業員に備品(PC、モニター、プリンター、Web会議用ツール、机、椅子など)を提供し、スムーズに自宅で仕事ができる環境を整える必要があります。

そこで、今回はテレワークで備品を準備するときに、「その備品は支給した方がいいのか」それとも「貸与したほうがいいのか」についてお話します。

ちなみに、コロナ禍による在宅勤務に対応するため、企業の中には備品等の購入のため一定額の手当を支給したというところもあるようです。このようなテレワーク導入費用はどのように取扱っていけばいいのでしょうか?

 

対応その1 テレワークを行うために必要な備品を会社が従業員に支給した場合

コピー用紙などの少額な消耗品を除いて、テレワークを行うために必要な備品を支給した場合、原則、現物給与となります。

その場合は、現物給与として課税されます。

一方、現物給与として下記のものは非課税ですのでご注意ください。ただ、テレワークの準備に必要な備品は含まれておりませんので、現物給与として課税されることとなります。

  • 通勤用定期乗車券1か月当たり100,000円まで
  • 乗船中の食料船員法第80条の規定により、乗船中の船員に食料を無料で支給する場合
  • 制服やユニフォームなど職務の性質上、着用しなければならない制服やその他の身の回り品
  • 強制居住家屋国家公務員宿舎法に規定する無料宿舎、または職務の遂行上の必要から指定された場所に居住することを要求される場合
  • 低利融資等による利益役員を除く給与所得者に対する住宅用家屋、またはその敷地の購入資金の低利融資等による利益などで、一定の要件を満たすもの
    ストック・オプションの行使による利益一定の要件を満たす税制適格のストック・オプションを行使して株式を取得した場合

なお、従業員自身が備品を購入し、後日会社に精算した場合も、結果的に「支給」となります。したがって、現物給与として課税され、逆に給与課税は生じません。

 

対応その2 在宅勤務を行うために必要な備品を貸与した場合

一方、テレワーク導入に必要な備品を貸与した場合には、その物品は会社の資産となりますので、現物給与として課税されることはありません。

ただし、貸与していたのにも関わらず、その証拠となるもの(例えば会社で管理している資産台帳)にその記載がないといった形で「支給」なのか「貸与」なのかわからない場合は、税務調査で指摘されるリスクがあります。

したがって、このような「貸与」については会社で台帳を作成して必ず管理してください。台帳は紙でなく電子的な媒体でも問題ありません。

確かに、安い備品等は、支給してしまったほうが管理が簡単ということはありますが、一度貸与した以上はきちんと管理する必要があります。

 

対応その3 テレワークに必要な備品を準備するために会社が従業員に一定金額を支給した場合

この場合は、給与として課税されます。したがって、こちらは会社の年末調整の際に給与として集計するのを忘れないようにしないといけません。

最後にちょっとレアなケースですが、古くなった会社の備品を従業員にあげた場合はどうなるのでしょうか?

例えば会社で不要となったパソコンなどの備品を、社員に無償または時価を下回る金額で譲渡すると、その差額は給与とされ課税対象となります。算定方法は、インターネット等で売買価格を調べてその差額分を給与として計算するといった方法です。

 

どの対応にすべきか

さて、どれが一番いいのでしょうか?やはり今まで通り従業員に余計な課税負担をかけないのであれば、②の貸与する形がもっとも自然といえます。

ただ、この場合は会社側での備品管理がどうしても必要になります。そこで、ZAICOを活用いただくのはいかがでしょうか?

実はZAICOの社員はコロナの前から100%テレワーク(=全員自宅)で仕事していましたので、会社の備品を自分たちのサービスであるZAICOで管理してます。

<ZAICO社の備品管理画面>

こちらで、社員の自宅にある会社の備品(本、SIM、外付けバーコードリーダー等)をZAICOで管理しています。

なお、弊社ユーザーの中にも、PCの管理や、備品管理にZAICOを活用している企業様もございますので、詳細は下記をご確認ください。

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