情報漏えいリスクもあるIT機器管理、導入の簡単さが決定打に

抱えていた課題
・台帳がなくしっかり管理できていなかった
 
ZAICO選定理由
・サーバーいらずで低額、有料プランを無料でお試しできたことが決定打に
 
導入・活用効果
・CSVエクスポートで別部署との連携が容易に

課題:台帳がなくしっかり管理できていなかった

リスク管理のためにもIT機器管理は必須

 

当社の情報システム部門では、パソコンをはじめとしたIT機器を管理しています。
内部統制の観点から、固定資産にもなりえるIT機器を管理するのは当然ですので、件数は300件ほどですが、通常の備品以上に管理が重要となります。

また、情報漏えい対策などのリスク管理の観点からも、「今・何が・どこにあり、どういう状態になっているのか」を常に把握してしなければいけないので、IT機器の管理は必須です。
情報システム部門が知らないところで勝手に廃棄されて、個人情報が漏洩するといったリスクは絶対に避けなければなりません。

しかし、当初は管理のためにラベルシールで採番していたものの台帳がなく、しっかりとは管理できていませんでした。
 

選定理由:サーバーいらずで低額、有料プランを無料でお試しできたことが決定打に

「まずは使ってみよう」と思える低価格の魅力

 

商品の管理と違い、パソコンのような備品の管理システムの導入はコスト面でハードルが高くなりがちです。
自社運用型(オンプレミス)の在庫管理システムは以前の職場で利用経験がありましたが、価格面でも高額で、手が出しづらい状況だった上、サーバーを持ちたくないという当社でのニーズには合いませんでした。

そのような中、インターネットで検索していたところ、ZAICOを知りました。
クラウドサービスのためサーバーを用意する必要がなく、エントリープランでは月額980円と低額であることがとても魅力的で、「まずは使ってみよう」という気持ちになりました。
 

使おうと決めたその日から、すぐに始められる

 

オンプレミスの場合、テスト利用と言えども、環境の準備や初期設定などに時間と手間がかかります。
一方、ZAICOの場合はクラウドであるだけでなく、無料プランもあるので、その日からすぐに使い始められました。
そこが、とてもよかったです。

無料プランを試した後、月額980円のエントリープランを使い始めました。
管理を試したのは、当社のパソコンやネットワーク機器、複合機などのIT機器です。
無料プランでお試しで入力したデータをそのまま本番利用できたのも非常にありがたかったです。
備品の利用状況の確認として、年に1回、棚卸を実施していますが、棚卸スキャンもエントリープランの2週間無料お試しの中で試すことができました。
それが「導入の決定打」だったと言っても過言ではありません。
 

効果:CSVエクスポートで別部署との連携が容易に

今後は追加項目でより簡単な連携を

 

当社ではパソコンなどの備品について端末単位で管理しており、ZAICOに登録した一つ一つの在庫データに連番を振って対応させています。

キャビネットなどの備品は、総務部門が固定資産番号を振ってZAICOとは別に管理しています。
ただ当然、情報システム部門が管理するIT機器の中にも、固定資産となるものがあります。
そのため、ZAICO内のIT機器の情報を共有する必要がありますが、CSVデータをエクスポートして総務部門に定期的に共有することができています。

今後は、 ZAICO内の在庫一覧の項目内に「固定資産No.」を追加することで、総務部門の固定資産台帳との結びつけをより簡単にできるようにする予定です。

  

ホームポジション株式会社 大森様、吉田様

  

今回取材させていただいたユーザー様
 
会社名:ホームポジション株式会社
事業内容:新築一戸建、建売住宅の販売
従業員:59名(2018年6月1日現在)
ホームページ:https://www.homeposition.co.jp/