Excel管理からの脱却、大量の備品をかんたんに棚卸できるように

抱えていた課題
・手書きラベルとExcelで管理では、棚卸に大きな工数がかかっていた
 
ZAICO選定理由
・シンプルさが導入の決め手
 
導入・活用効果
・データ移行もスムーズに完了、他ツール連携で情報が一目瞭然に

課題:手書きラベルとExcelで管理では、棚卸に大きな工数がかかっていた

4,000品目を超える備品を管理している

 

当社には、備品(1万円〜10万円の資産)はZAICO導入当時で2,000〜3,000品目くらいありました。
年々数が増え、現在では廃品も含れば4,000品目を超えています。
また、備品は1箇所だけでなく、東京にある本社や倉庫、中国工場などの複数拠点にあります。

ZAICO導入以前は、備品に設定されている番号をシールに手書きし、管理側ではその番号をExcelシートで管理していました。
 

ZAICO導入以前、数々の問題があった

 

当社では、6月末と12月末の年2回、棚卸を実施しています。
棚卸時には、Excelシートを部署ごとに分割した上で印刷して配ります。
そして表に記載の備品があるかどうかについて、紙の番号と備品に貼られた番号を突き合わせてチェックしていきます。
ただ、数が多いため、番号を探すのが一苦労で「番号が見つからない」問題や、番号が手書きのため「数字が読めない」問題がありました。

管理側でも問題はありました。
棚卸後には、チェックの入った紙を回収しExcelシートを更新・結合します。
その工数が手間になっていました。
また、Excel自体の行や列にも限界があるため、備品数が増加する中、限界を感じていました。
さらに、備品数が数千となると1回の棚卸で見つからず、改めて探すといったことも発生していました。
 

選定理由:シンプルさが導入の決め手

棚卸のためのソフトウェア探し

 

このような状況の中、去年の6月の棚卸後、取引先に「棚卸でいいソフトウェアがないか」と相談したところ、ZAICOを教えていただきました。

他のツールもいくつか検討しましたが、他では、棚卸機能はあくまで全体のシステムの一部に過ぎず、そもそもシステム全部を使う予定はありませんでしたので、採用しませんでした。
一方で、ZAICOはシンプルで導入が容易にできそうだと考え、昨年秋に御社の導入を決めました。
 

効果:データ移行もスムーズに完了、他ツール連携で情報が一目瞭然に

データ移行はかんたんだった

 

データ移行は容易に完了しました。
それまではExcelでマクロを組んで在庫管理をしていたので、マクロで在庫データを並び替えて、それをZAICOにインポートしました。

ZAICOはQRコードの値を連番で記載できるため、ブラザー製のラベルプリンタでそれをシール化して備品に貼りました。
ZAICOのデータインポート機能やQRコード機能を活用したためスムーズな移行ができました。
 

手書きからQRコードに変わり、「数字が読めない」問題も解決

 

資産台帳としても使える、ZAICO活用法

 

日々の運用では、新しく備品の申請が上がると、都度、当社の稟議申請システムからデータを一旦ダウンロードし、ZAICOにインポートしています。
最近インポート機能が改善され、棚卸日もインポート可能となり非常に助かっています。

ZAICOのWeb画面が見やすいため、そのまま備品の資産台帳として利用しています。
CSVファイルによるエクスポートもできますので、管理部門以外でも閲覧可能な項目に絞ってExcel化し、皆で閲覧できるポータルサイトに掲載しています。

これによって「どの部署がどの備品を管理しているか」「どの備品がいつ廃品になったか」といった情報が一目瞭然に把握できるようになり、部署間のコミュニケーションコストが非常に下がりました。
  

株式会社ズーム アドミニストレーションディヴィジョン 柳田様、舩山様、田中様
(2018年9月)

  

今回取材させていただいたユーザー様
 
会社名:株式会社ズーム
事業内容:音楽用電子機器の開発及び販売
従業員:82名(2017年12月現在)
海外販売先: 海外販売代理店50社超、世界130ヶ国
ホームページ:https://www.zoom.co.jp/ja