オフィスや工場、店舗では、パソコンやプロジェクター、工具、什器など、数多くの備品が日々使われています。
しかし、「誰が使っているのか分からない」「気づいたら故障していた」という備品管理のやり方に悩む担当者は少なくありません。
備品管理のやり方が重要な理由から管理ツール、開始までの流れ、日常業務、定着のポイントをわかりやすく解説します。
備品管理のやり方が重要な理由
備品とは、パソコンやモニター、工具、什器など、業務のなかで繰り返し使用される物品のことです。
備品管理のやり方が定まっていないと、必要な備品を探すために時間がかかったり、すでに保有している物を重複して購入したりする可能性があります。
また、貸し出した備品の返却状況が分からなければ、必要なときに使えず、業務が滞ることにもなりかねません。
こうした問題を防ぐには、備品を台帳に登録し、記録と現物が一致した状態を維持することが重要です。
さらに、担当者が変わっても同じ方法で管理できるようにしておくことで、備品管理の属人化も防ぎやすくなります。
備品管理のやり方は、単に物の数を数えるだけではなく、必要な備品を必要なときに利用できる状態を維持するために欠かせない重要なノウハウです。
備品管理のやり方：管理ツール
備品管理のやり方は、アナログな方法からデジタルを活用した方法まで、さまざまです。
備品管理のやり方で記録に使われる代表的なツールを解説します。
紙の備品台帳に手書きで記録する
紙の備品台帳は、ノートやバインダーに備品名や購入日、貸出状況を手書きで残す方法です。
導入にコストがかからず、パソコンの操作に不慣れな現場でもその日から始められる手軽さがあります。
一方で、貸出や返却などのたびに手書きで記録する必要があり、探したい備品を見つけるには台帳をめくるしかなく、件数が増えるほど確認に時間がかかります。
また、台帳は原則1冊しかなく、離れた場所では確認できないため、保管場所も限られる小規模な現場に向いたやり方といえるでしょう。
エクセルで備品台帳を作成する
エクセルで備品台帳を作成する方法は、紙よりも情報を整理しやすく、備品の検索や並べ替えなども行いやすい点が特徴です。
関数やフィルタで在庫数の集計や絞り込みができ、紙の台帳より目的の備品を探しやすくなる点が利点です。
無料のテンプレートも豊富で、ファイルを共有フォルダやクラウド上に置けば離れた場所からも閲覧できます。
一方で、ファイルが担当者ごとにコピーされて版が分かれたり、更新が後回しになって実態とずれたりしやすい点には注意が必要です。
在庫管理システムで記録を一元化する
在庫管理システムは、商品や備品などの在庫状況を一元管理できるツールです。
登録した情報はリアルタイムで共有され、誰がいつ何を操作したかの履歴も自動的に残ります。
導入には費用や初期設定の手間がかかりますが、クラウド型のサービスであれば自社でサーバーを用意する必要はありません。
管理する備品の点数が多い場合や、拠点が複数ある職場では特に効果的です。
備品管理のやり方：開始までの流れ
備品管理を始める際は、いきなり台帳やツールを導入して記録し始めるのではなく、計画的に進めることが重要です。
備品管理のやり方を決めて始めるまでの手順を見ていきましょう。
管理対象の備品を洗い出す
最初にやるべきことは、社内にある備品を洗い出して現状を把握することです。
倉庫や会議室、共有スペースなど、備品が置かれている場所を順に回り、品名と数量、状態、保管場所を記録していきます。
このとき、どこまでを管理対象にするのかもあわせて決めておきましょう。
不要な物まで台帳に登録すると、更新や棚卸のたびに確認する手間が増えてしまうため、必要性を確認しながら整理していくことが大切です。
管理番号を決めてラベルを貼る
洗い出した備品には、1点ずつ管理番号を割り振り、ラベルを貼り付けます。
番号の付け方は、カテゴリを表す記号と連番を組み合わせる方式が分かりやすいでしょう。
例えば、ノートパソコンなら「PC-001」、工具なら「TL-001」といった形です。
バーコードやQRコードを印字したラベルにしておくと、後の貸出記録や棚卸で読み取って処理できるようになります。
備品台帳に必要な項目を登録する
洗い出した情報は、紙やエクセル、システムの備品台帳に登録します。
台帳に持たせる項目は、管理番号、品名、カテゴリ、保管場所、購入日、使用者、返却予定日などが基本です。
項目を増やすほど情報は詳しくなりますが、その分だけ管理の手間も増えていきます。
「この項目は何のために使うのか」を説明できないものは、思い切って削るのが長続きのコツです。
保管場所と運用ルールを決める
台帳が整ったら、備品ごとの定位置と、日々の運用ルールを決めます。
保管棚に「A-01」「B-02」のような番地を振り、台帳の保管場所欄にも同じ番号を記載しておくと、探す手間を減らせます。
あわせて、購入の申請方法や貸出時の記録の付け方、返却期限、廃棄の手続きを文書にまとめておきましょう。
新しく入った人がマニュアルを読むだけで運用できる状態が理想です。
備品管理のやり方：日常業務
備品管理の仕組みを作っても、日々の業務で適切に運用されなければ意味がありません。
備品管理のやり方として日常業務の基本的な内容を解説します。
貸出と返却の履歴を記録する
共有備品を持ち出すときは、「いつ」「誰が」「何を」「いつまで」の4点を記録します。
履歴が残っていれば、備品が見当たらないときに最後の使用者をすぐに特定することが可能です。
返却予定日を設定しておけば、期限を過ぎた備品に確認の連絡を入れることもできます。
貸出簿を保管場所のすぐ横に置く、スマートフォンからその場で登録できるようにするなど、貸出・返却と記録のタイミングをそろえる工夫が効果的です。
定期的に棚卸して台帳と現物を照合する
備品台帳にどれだけ丁寧に記録していても、記入ミスや持ち出しの申告忘れによって、台帳と現物にずれが生じます。
ずれが常態化しないように、定期的に棚卸を実施しましょう。
棚卸は、台帳の記録と実際の備品を1点ずつ突き合わせ、数量や状態のずれを見つけて直す作業です。
ずれが見つかったときは、数を合わせるだけでなく、なぜずれたのかを確認して運用の改善につなげることが大切です。
古くなった備品を更新し不要な備品を廃棄する
備品には寿命があり、使い続ければ性能の低下や故障が避けられません。
台帳に記録した購入日や状態をもとに、「購入から5年が経過した」「修理費が買い替え費用に近い」といった基準を決めて更新を判断しましょう。
また、故障して使えなくなった備品や、長期間使われていない備品は、社内のルールや必要な手続きに沿って廃棄し、台帳上の情報も更新しましょう。
更新や廃棄を適切に行うことで、現在使用している備品を把握しやすくなり、管理対象を整理できます。
備品管理のやり方：定着のポイント
備品管理を継続するためには、管理方法を決めるだけでなく、現場の担当者が無理なく実行できる仕組みを作ることが重要です。
備品管理のやり方を定着させるポイントを解説します。
現場が守れる粒度までルールを絞る
備品管理が続かない原因の1つに、ルールが細かすぎることがあります。
管理項目が20個もある台帳や、承認者が3人必要な貸出申請は、忙しい現場ではまず守られません。
ルールを守れない人が出ると記録に抜けが生まれ、台帳全体の信頼性が失われます。
「100点の仕組みを半分の人が使う」より「80点の仕組みを全員が使う」ほうが、結果的に運用が長続きします。
記録の手間を減らす仕組みを用意する
ルールを守ってもらうには、注意喚起より、記録が手軽に済む環境を整えるほうが効果的です。
手書きやキーボード入力に時間がかかるほど、記録は後回しにされやすくなります。
スマートフォンからその場で登録できるようにする、QRコードを読み取るだけで対象の備品を呼び出せるようにするなど、記録の手間を減らす仕組みを取り入れましょう。
日常業務の中で自然に記録できる環境を作ることで、記録漏れを防ぎやすくなります。
実態に合わせてルールを定期的に見直す
組織の人数や取り扱う備品は、時間の経過とともに変化するため、運用開始時に決めたルールが、1年後も最適とは限りません。
半年から1年に一度は運用を振り返り、使われていない項目や守られていない手順を洗い出しましょう。
その際は、実際に記録している現場の担当者から意見を聞くことが欠かせません。
見直しと修正を繰り返すことで、備品管理のやり方は自社に合った形へと育っていきます。
備品管理のやり方の効率化にzaico
備品管理のやり方の基本は、管理対象を洗い出して台帳に登録し、貸出と棚卸の記録によって現物との整合性を保ち続けることです。
しかし、紙やエクセルの台帳では入力と共有のたびに手間がかかり、記録が後回しになって台帳と実態がずれていきます。
備品管理のやり方を効率化したいとお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoなら、備品に貼ったバーコードやQRコードをスマートフォンで読み取るだけで、持ち出しや返却にともなう入出庫を記録できます。
登録したデータはクラウド上でリアルタイムに同期されるため、拠点や部署が分かれていても、どの備品がどこにいくつあるかをその場で確認することが可能です。
紙やエクセルなどの備品管理のやり方に限界を感じている方は、まずはzaicoまでお気軽にご相談ください。
