2022/3/16

きつつき工房サムネ

抱えていた課題

    • Excelの上書き管理では、仕入れ単価や発注数・エラー数などの履歴が取れず、正しい数・原価が管理できていなかった
    • 在庫数が管理できていないため、欠品リスクを抱えていた
    • 在庫管理に1日2時間の工数がかかっていた

導入・活用効果

  • 履歴が追えるようになり、正しい数字の把握ができるようになった
  • 在庫数が管理でき、欠品リスクが回避できた
  • 在庫管理工数が2時間→20分へ短縮

ZAICO選定理由

  • 会計士に紹介された
  • 会計ソフトfreeeと連動していて、一元管理が可能なため
  • マニュアルを見なくても使えるくらい簡単に使えたため


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株式会社きつつき工房様(以下、きつつき工房)は、2013年にインターネット広告業として創業。コロナ禍での広告収入の急激な減少を受け、サブ事業で取り組んでいた小売・製造業をメイン事業へと転換し、運営していくことに。大きく舵を切ったものの、輸入が絡む物品管理にExcelでは対応しきれないと頭を悩ませていた際、会計士の方からのご紹介でZAICOを知り、操作してみると抱えている在庫管理の課題が解決できると実感。ZAICOでの一元管理を決めていただきました。
今回は、ZAICOの導入テストから今も現場で使用いただいている、代表取締役の青嶋様にお話しいただきました。


シンプル操作で迷わず導入!「信じられる数字」が把握できるように

メイン事業をシフトする中で、これまでの広告業にはかからなかった原価や在庫などの物品管理をする必要が出てきました。ECを始めて1年とすこし、Excelで試行錯誤しながら管理をしていましたが、何が何個あるか、何個売れてるか、全く分からない状態でした。また、履歴を追う必要がある項目や数も、上書きしているので履歴が追えず、単純に「数の把握をする」ということに壁を感じていました。
そんなとき、顧問会計士さんからZAICOの紹介を受けました。最初は、決算時の資産価値の計算などが簡単になるということで頼まれて使い始めたため、自分自身「仕事が増えるなぁ」という感覚でした。その感覚も、最初の設定や操作を覚えるまでの短い間だけで、慣れてみると全く問題なく、メインシステムとして利用してる今となっては、ZAICOにして確実に仕事が減ったという感覚です。実は、最初マニュアルを見ずに使ってみたのですが、意外とすんなり操作ができたので、他社検討の必要性を感じなかったほどスムーズにZAICOへの一本化を決めていました。

履歴も追えますし、今まで信じきれなかったExcelの数字が、信じられる数字としてZAICOで把握できるようになりました。

在庫管理を2時間→20分へ短縮!欠品リスクも軽減!

ZAICOの一元管理で、物品管理の業務は比較にならないほど大きく変わりました。1個1個の注文を、仕入・納品のタイミングで1回ずつ数え、1日に2時間かけてExcelに入力していたので、オフィスのPCでしか在庫が把握できず、前述のとおりその数字さえ信用できないという状況でした。

そこから、
■仕入
輸入代理店に発注依頼
ZAICOで仕入データ作成
商品が届いたら仕入ステータスを変更、数量反映
■納品
各ECモールの販売数をCSVでエクスポート
→ExcelでZAICOインポート形式へ加工
CSVをZAICOへインポート

というフローへ変更したことで、およそ20分(速ければ15分程度)で完了できるまでに業務が改善できました。出先からもスマホで確認ができるのもいいですね。
海外からの仕入は、発注してから最長1、2ヶ月かかることもあり、欠品リスクを多分に孕んでいるので、先読みしながら発注することが非常に重要です。正確な数字が見えず、自分の感覚を頼って発注するより他なかったときと比べると、ZAICO上でアラートが出たものを参考にしながら発注できるのは便利だと感じています。

関税・輸送費…仕入単価以外の原価を追加項目で対応!可視化によって赤字を回避!

ZAICOを使い始めてから、赤字商品になっていないかという不安感も大きく減りました。笑われてしまう話なのですが、Excel管理をしていた際には、原価が正しく管理できていなかったため、ほとんど売り切ってしまってから赤字商品になっていたことに気づくことがありました。輸入に関連して加算すべき関税・輸送費などを考慮できていなかったんです。ZAICO導入によって、それに気づけました。今は、関税・国際送料や、ECプラットフォームの倉庫への入庫送料を追加項目として登録し、仕入単価と追加項目を加算した金額を原価として扱うことで、赤字になるリスクを回避できています。また、海外からの仕入によって起きやすいエラー(発注と実際に届く数の相違、販売できないエラー商品)が原因の在庫管理も、これまでのExcelではできていなかったので、非常に助かっています。

現在は、納品・仕入時の管理にしかZAICOを使用できていないのですが、今後はユーザーからのキャンセルの対応や、入出庫のタイミングでのQR・バーコード管理ができるオペレーションに変えて活用していきたいと考えています。

きつつき工房キャプチャ
WEB・スマホの在庫一覧画面

 

在庫管理基本情報

  • 会社名:株式会社きつつき工房
  • 業種:ネット通販
  • 管理している物品:子供向けリュックサックなど
  • 管理している品目数:52
  • ZAICO利用前の在庫管理方法:Excel(ほとんど管理できていない状態)
  • 利用頻度:3日に1回程度
  • QRコード:利用あり


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