2023/12/4

抱えていた課題

• 医院内の在庫管理担当者が1人しかおらず、属人化していた。
• 在庫管理を全てノートで行っており、発注漏れなどの問題が起こっていた。
• 院内の在庫管理の効率化、簡便化を図る必要に迫られていた。

zaico選定理由

• 在庫管理状況の「見える化」を進めたかった
• 手軽にバーコードによる在庫管理ができるため

導入・活用効果

• ノートからクラウド管理に移行することで、発注漏れ、重複発注の数が激減した
• 1つの物品が決められた場所に収納され、スタッフの探し物に要する時間が短縮した

zaicoをはじめる

栃木県宇都宮市のオカダデンタルオフィス様（以下、オカダデンタルオフィス）は、歯科・口腔領域の医療を提供している地域密着型の歯科医院です。
誠実さを基本姿勢としながら、専門家としてのプロ意識をもって患者に寄り添うことを大切に運営をされています。

同院では、在庫管理を担当していたスタッフが産休に入ったことにより、一人一人のスタッフが、これまで以上に自主的に管理する必要性が出てきました。
院長様が、各スタッフが自主的にかつ協力し合いながら、より簡便・円滑に在庫管理を進められる方法がないかを模索していたところ、バーコードを使った在庫管理を低予算で行えるzaicoを見つけ導入を決めました。

今回は、現場でzaicoを利用されている歯科医師の橋本先生と院内の発注業務と感染対策を担当されている前島様2名にお話を伺いました。

自院の在庫管理体制を見直す必要に迫られた！

これまでオカダデンタルオフィスでは、ひとりのスタッフが院内の在庫管理を一手に取りまとめていました。
ある時その方が産休に入ることになり、他のスタッフは、「どこに何があるのか」、「どこにどうやって発注したらよいのか」、「どのタイミングで発注したらよいのか」など不明点が続出。
この状況に院長先生は、「一人のスタッフに在庫管理を任せる体制ではいけない。今後は誰でもわかるシステムで在庫管理を推し進めていこう」と方針転換を決意。操作が簡単でありながらきちんと在庫管理できるシステムの導入をスタッフ間で検討を始めました。
そこで同院はzaicoのサービスに着目。
「zaicoはタブレットで直接バーコードを読み取って在庫管理ができ、無料で始めることができる。これをまず試してみよう！」となりました。
しかし、忙しさもありスタッフ間での定着は叶わず一度は断念。
次に同院はすでに取引のある歯科医療に特化したシステムやアプリを開発している会社の
備品管理用アプリケーションの導入を検討しました。
そのアプリは直接歯科医療用の器具や備品を注文できるため魅力があったのですが注文できる物品に限りがあり、またそのアプリはまだ開発途中であったこともあり、導入を見送ることにしました。
取り急ぎ今まで通りノートで在庫管理を続けましたが、やはりノートでの管理ではどうしてもミスを防ぎきれません。注文すべき医薬品や備品の書き忘れに伴う注文忘れ、紙面上での確認ミスや収納・保管場所の認識不足で重複注文などが時折発生したため、引き続き在庫管理システムについては試行錯誤を続けていました。
そうしたプロセスを経て得られたこともあります。在庫管理の体制改善に必要な条件が明確化し、ふさわしいシステムを選びやすくなったのです。
条件に照らし合わせた結果、当初院長先生が着目したzaicoの導入を本格的に進めることになりました。

自院の在庫管理体制を再度見直し、バーコードによる管理体制を構築

今までの経験を踏まえた上で、自院の在庫管理システムでは、以下のようなものであるべきだと思い至りました。

• 今、その物品がどれだけあるか、その数が明示されていること（数の見える化）
• その物品をどこに頼めばよいかが誰でもわかること
• その物品をどこの棚に収納するべきか、使用時にはどこにあるのかが誰にでもすぐにわかること
• 上記を満たし、かつ医療用のバーコードをそのまま活用できれば望ましい

そしてオカダデンタルオフィスでは上記の条件を満たす在庫管理システムとして、再度zaicoの活用に挑戦。

今回はバーコードの読み取りをスマホないしはタブレットのみでおこなうのでなく、ハンドスキャナーも併用できるプランに切り替えることで、読み取りの速度や精度を高めるようにしました。

医療用医薬品のバーコードはGS1という規格のもと発給されており通常のハンドスキャナーを使ってのバーコードの読み取りでは、同じ製品でも使用期限が別になると同一品として認識されず、仕分けが煩雑化してしまいます。

そこで同院は、㈱デンソーウェーブの技術支援を受け、使用期限が異なる同商品を同一品として仕分けができるようハンドスキャナーの改良を行いました。

こうした工夫により、医薬品はじめ多種多様な物品のバーコード管理がより簡便にかつ確実にできるようになりました。

今では500品目をバーコードで管理するように

オカダデンタルオフィスがハンドスキャナーを使ったバーコード管理をおこなうようになってからは、治療で使う医薬品、歯ブラシなど患者様に販売する商品、衛生材料・消毒液など院内で使う備品類などを次々登録、現在は500品目ほどになっています。

同院のスタッフは入荷時にバーコード登録をする作業を漏らさないように注意して作業をしています。

最初の登録を漏らすと、重複注文の原因となり在庫管理に支障をきたすからです。

また、歯科医院での物品は非常に多岐にわたるため、同院では登録後、使いやすいようにカテゴリー分けしています。そしてカテゴリーと棚の番号をリンクさせるようにして、どこに何があるのかスタッフが推測しやすい仕組みづくりを行っています。こうして今では院内の全てのスタッフ15名がzaicoを活用しています。

発注業務は同院の発注担当者がiPadでおこないます。

在庫が少なくなった品目については、zaicoに備わっている赤字で表示される発注点管理機能を活用。発注点を下回ったものを発注をしています。

また、棚番号と物品の関連付けに対する認識も浸透してきたので、スタッフの探し物にかかる時間も確実に短くなりました。zaicoユーザーの事例報告では、「zaicoは棚卸作業の正確さと迅速さを改善するために役立った」との情報が多く見られます。

オカダデンタルオフィスでも今後は棚卸もzaicoでチャレンジしさらなる

在庫管理の効率化に挑戦していきたいとのことです。

在庫管理基本情報
・会社名：オカダデンタルオフィス
・業種：医療
・管理している物品：医療資材、販売商品、院内備品
・管理している品目数：500
・ZAICO導入前の在庫管理方法：紙での管理
・利用開始：2018年
・利用頻度：毎日
・QRコード：利用あり

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