棚卸時間が10分の1に短縮! 多種多様な医療用資材の在庫管理をzaicoで実現。

会社名

茶屋町在宅診療所

業種

医療・ヘルスケア

従業員数

~50名

課題

紙やexcelでの管理をなくしたい / 使用期限・賞味期限を管理したい

活用機能

発注点管理 / 入庫/出庫(予定)データ登録 / 棚卸の記録

管理物品

資材

2023/12/11

業種:医療
管理物品:医療資材
活用機能:発注点機能、棚卸

抱えていた課題

  • 何百種類とある医療用資材の発注と保管を紙で継続することに限界
  • ロット数も多様な医療用資材の棚卸作業は煩雑で数日かかっていた

zaico選定理由

  • 導入コストが安く手軽に始められそうだった
  • 相談にも親切、丁寧に対応してくれそうだったので

導入・活用効果

  • 医療用資材の入出荷状況が端末上で「見える化」され一元管理できるようになった
  • 年末年始フルに使って行っていた棚卸作業が半日で済むようになった
  • 院内の電子化、ペーパーレス化を進められた

岡山県倉敷市にある茶屋町在宅診療所様(以下、茶屋町在宅診療所)は、内科・精神科の訪問診療を行い、地域の患者様に向けて他医療機関と連携してひとりひとりに合わせた診療を提供する医療機関です。

同診療所では、患者宅を訪問して、ありとあらゆる疾患への診療・ケアをおこないます。

そのため、多種多様の医療用資材を持ち運んで使えるよう常時準備しておく必要があります。

取り扱う医療用資材は何百種類とあり、その管理業務は非常に煩雑で、紙を使って全ての在庫管理をおこなうには限界があると感じていました。

そこでスマホやタブレット、PCなどの端末を使って医療用資材の物品管理ができるツールを探していたところzaicoを見つけました。

今回、現在でzaicoを実際にお使いになっている畑中様、杉山様、近藤様の3名に話を伺いましたのでご紹介します。

膨大な医療材料を前に紙管理での限界を感じ、IT化の一環でツールの導入を検討

在宅医療の現場では訪問の際に点滴、注射器、吸入器、医療用ガーゼなど、患者様に合わせた医療用資材を持ち込むことになります。

また、現場でこれらの資材が不足すると患者さんの命に関わる危険性も高まるので、不備不足は許されません。

一方で輸液やシリンジなどは種類やサイズがさまざまで、また使用期限が設定されているものも複数あります。

多種類、多品目の資材を正確に把握するのは大変な業務です。

2017年の開設以来、当診療所ではこの多種多様な医療用資材の管理をノートや帳票など紙で在庫管理をしていました。

患者さんの増加に伴い管理物品も増加、膨大な量の医療用資材をひとつひとつ目視でチェック。

しかし、使用期限切れにより破棄せざるを得ない医療用資材も出てきていました。

茶屋町在宅診療所では開院当初より、IT化に積極的に取り組んでいたが在庫管理のIT化が重要課題の一つとなっていました。

大切な医療用資材を無駄にせず適切な在庫コントロールをするための良い方法は何かないかと検討していたところ、WEBサイトでクラウド在庫管理アプリ「zaico」の存在を知りました。

茶屋町在宅診療所のzaico活用法とは?

※zaico上に追加項目で「患者名」の項目を設定。お名前を登録し、その方に合わせた物品も管理されています

在宅医療現場では患者様に合わせた何百種類という医療資材を常備しておく必要があります。

同院ではこれらを用途で大きくカテゴリ分けをされています。

また、カテゴリーごとに棚分けして、各医療用資材を配置しよく使用するものは取り出しやすいように配置するようにしました。

※よく使用するものは取り出しやすい位置に配置されています

※発注点を下回っている赤くアラートが出ている資材を中心に発注これらの医療資材は現在主に3人のスタッフで管理されています。zaicoの発注点機能を使用しアラート機能を活用し、発注の処理を行うことで発注もれを減らすことができました。

注文については製薬会社さんや資材卸業者さんはFAXでの発注を求められるので、zaicoの発注書作成機能で発注書をつくり発注をおこなっています。

業者さんから資材が届いたら、受付窓口でFAXと納品書の数量を照合。

きちんと納品されていることを確認したら、zaicoの入庫データのステータスを「入庫済」に変更し、在庫数に反映させます。

こうして品目を社内の在庫情報として組み込むことで、zaicoを見るだけで、管理棚にどのくらい何がいくつあるのかといった情報をスタッフたちが各端末から確認でき「見える化」が実現しました。

棚卸業務に要する時間が10分の1に!

茶屋町在宅診療所では年度末に棚卸作業を実施しています。

今までは年度末の棚卸に備えて、年末年始も出勤して、在庫物品の数を数えて、単価を確認して……と煩雑な作業を黙々と行っていました。

zaico導入後は在庫情報を登録しておけば、その時点の在庫状況が視覚化され簡単な操作で棚卸が完了します。

実際の在庫と突き合わせればよいので、これまでの10分の1の時間で棚卸が完了。

zaico導入の大きなメリットであると実感されています。

zaicoの導入によって、医療材料の見える化、棚卸の効率化が進んだ茶屋町在宅診療所。

医療業界ではFAXや紙を使用しての発注なども珍しくありません。

今後同院では、zaicoと医療材料の発注ツールを連携させ発注などのIT化も進めていきたいとのことです。

在庫管理基本情報

  • 会社名:茶屋町在宅診療所
  • 業種:医療
  • 管理している物品:医療資材
  • 管理している品目数:200
  • ZAICO導入前の在庫管理方法:紙での管理
  • 利用開始:2021年3月
  • 利用頻度:毎日
  • QRコード:利用あり