医療用バーコードスキャナーの導入!過剰在庫とコストカットを目指して

 

 

抱えていた課題
・医院側のタイミングでない仕入の発生で新しい歯科材料への切替ができていない
・コスト管理ができていない
 
ZAICO選定理由
・過剰在庫など材料の無駄が無いか確認するため
・コストカットを目指すため
 
導入・活用効果
・製品の切替が進み、コストカットにつながる効果が出てきている
・歯科材料には医療用バーコードが使用されているため、バーコードリーダーによるスキャンを実施

在庫管理基本情報
・会社名:二村医院
・業種:歯科
・管理している物品:歯科材料
・管理している品目数:2,300
・ZAICO導入前の在庫管理方法:在庫管理していない
・利用開始:2020年5月
・利用頻度:毎日
・利用人数:3人
・QRコード:なし
    自社発行のQRコードをZAICOで読み取り
・便利な機能:発注点を管理するバーコードスキャン

昭和9年に愛知県刈谷市で開業した二村医院は、複数の先生が勤務されている日本では珍しい大型の歯科医院です。

ZAICO導入前は、棚卸は医院の事務担当者様が実施していたものの、全スタッフが常に忙しく稼働している状態の為、なかなか日々の在庫管理までリソースを割けない状態だったようです。
在庫管理自体は、取り扱っている歯科材料の各業者の営業担当様に在庫管理を任せていらっしゃいました。
しかしながら、過剰在庫を防ぎ、コストカットを目標に在庫管理の更なる適正化を目指すため、ご検討を経てZAICOの導入に至りました。

今回は、現場でZAICOを実際に使っていらっしゃる歯科衛生士コーディネーターの宮田様とアシスタント主任の杉阪様2名にお話を伺いました。

ZAICOコメント
今回は医療機器、医薬品などに使用されるGS1バーコードの読み取りができるスキャナーを導入しての在庫管理のケースでした。
現時点でのZAICOのサービスの改善点も含め、貴重なご意見を頂けたインタビューとなりました。

大型歯科医院ならではの独自の在庫管理方法から脱却を図りたい!

ZAICO導入前の大きな課題は大きく2つでした。

課題①:医院側のタイミングでない仕入の発生で新しい歯科材料への切替ができていない
課題②:コスト管理ができていない

課題①:医院側のタイミングでない仕入の発生で新しい歯科材料への切替ができていない
新しい歯科材料の導入切替を医院側が検討している場合でも、在庫管理を各業者の営業担当に任せていたため、自動補充のような運用となっていまいました。毎日医院に来社される営業担当もいたので、欠品するということはほぼありませんでした。

一方で次から次へと納品されてしまうので、医院側が希望する新しい歯科材料への切替タイミングよりも遅い使用スタートとなってしまうタイムラグが発生し、更新が滞ることも度々ありました。

課題②:コスト管理ができていない

全国でも珍しい大型の歯科医院の為、歯科材料の種類は平均的でも取扱い量は多く、
エクセルなどを使用しての管理よりシステムを導入したほうがコスト管理に結び付く運用ができると判断しました。

そこで、医療コンサルタントのアドバイスにより複数の在庫管理システムサービスと比較し、
安価で導入しやすく使い勝手がシンプルなZAICOを見つけ、いざ運用へと踏み切りました。

 

在庫管理は現場での運用ルール浸透がカギ

ZAICOを導入し、運用上2つの側面がより明確になりました:

  • ZAICO導入の活用効果
  • 運用ルールの浸透が在庫管理のカギ

●ZAICO導入の活用効果
これまで各業者の営業担当者任せにしていた在庫管理ですが、スタッフ自身が実施することで、業務の中で在庫に注目する意識が高まっていきました。       

また、歯科材料の発注タイミングも自分たちでコントロールできるようになったので、
コストパフォーマンスのより良い製品への切替が少しずつ進んでおり、経営目線でコストカットにつながる効果が出てきています。

今後は在庫に関するデータが蓄積されていくので、各歯科材料などの年間消費量などを元に、
より業者との商談などの条件出しの物差しとして活用していけそうです。

●運用ルールの浸透が在庫管理のカギ
スタッフが在庫管理を担当することで、在庫に対する意識が高まった反面、業務の工数が増えたのも事実です。
各業者の営業担当が大体お昼に来るようにスケジューリングされており、午前中の診療中に在庫管理スタッフ3が発注数を確定させなければなりません。

現場のフローとしては、大型医院の為スタッフの人数も大変多く、全員がスキャナーを使用し、持ち出した分の出庫処理をするとなると現場が混乱してしまいます。

そこで、各物品ごとにバーコードの札を準備し、持ち出した分の札を所定の発注箱に入れてもらい、在庫管理担当スタッフがその読み込みをまとめてスキャナーで実施します。

しかしながら、フローの途中にどうしても「バーコード札を発注箱に入れる」というような人的作業が入るため、ミスも起こりがちになります。

例えば物品を持ち出した人が札を取り忘れたり、また、うがい用の紙コップに代表されるようにバーコードをひとつひとつに準備することができない物品もあります。
その場合、持ち出し数のメモへの記載を忘れてしまったりなど、在庫とシステム内の数量に差異が出てしまうケースが発生してしまいました。

持ち出す在庫のバーコードをスキャンする様子

在庫管理スタッフはそれらのミスが発生していないかチェックしながら
入出庫作業をするという二度手間が発生してしまっている状況です。

人的ミスを防ぐためには、在庫担当スタッフだけでなく、
現場のスタッフ全員の運用ルールの理解・浸透がカギとなりますが、現在その方法をまだまだ模索している最中です。

 

 

ZAICOコメント
在庫管理システムを使うことで、自社の在庫情報がデータとして社内に蓄積されていきます。それらデータをうまく活用することで、
資材の年間計画を立てやすく、また、まとめ買いのタイミングなどをより積極的に利用することができるようになり、結果、コストカットにつながるなど、経営に直接影響を与えるツールのひとつとなっています。
ZAICOの変更履歴機能は、在庫データを変更した際に、「誰が」「いつ」「どのぐらい」在庫データを変更したかが自動的に変更履歴として記録されるため、各物品のより確実な管理が可能となります。有料会員のみなさま、ぜひ在庫データの分析のためにご活用ください。

機能改善リクエスト
複数名で管理する多忙な現場だからこその視点

ZAICOのサービスは、入出庫だけでなく、仕入れ管理により注力して使用しています。
その中でも特に発注点管理の機能を活用しています。

改善リクエスト①
在庫の数が一定の数量以下となると、その物品が赤色のアラートで示されるのは分かりやすいのですが、
現在WEB版とiOS版のみ対応しているので、Andoroid版でも対応してもらいたいです。

歯科医院の現場はとにかく忙しく、在庫確認の10分~15分の時間の捻出でさえ難しいので、
PCの前に座るよりはスマホやタブレットで確認し、作業を済ませることが多いです。
Andoroidでもアラートの確認ができるようになると、WEB版での確認の二度手間が省けるので、より効率よく在庫管理ができるようになります。

 

改善リクエスト②
発注点管理で赤色のアラートが発動した特定の物品に気づき発注した場合、
在庫は十分に補充される予定になるので、その特定在庫のアラートをオフにし、行を薄黄色に変える機能はあります。

しかしながら、現状そのアラートをオフにする機能はひとつひとつ特定の在庫毎に実施しなければならず、発注したからといって自動的にオフ(薄黄色)にはなりません。
忙しい現場では、アラート発注済み仕入済みなどが赤、黄色、青など自動的に色分けされ、タブレット上で一目で分かる状態だと、在庫の状況をより把握しやすくなると思います。
また、3名で在庫管理をしているので、発注したのかどうかが即座に分かると確認の手間が省けますね!

 

 

ZAICOコメント
ZAICOのサービスは、WEB版とアプリ版の両方で機能を実装できていない場合がございます。サービスのアップデートを実施した際には、ZAICOのホームページ上の「お知らせ」にUPしております。また、お問合せメールでも機能のリクエストなどを受け付けております。よりサービスの充実を図るため日々ZAICOスタッフ一同一層の努力を重ねて参ります!

医療機器・医薬品の世界共通のバーコード「GS1(ジーエスワン)」の可能性

医院で扱う歯科材料には、医療機器・医薬品のバーコードとして世界基準となっている「GS1(ジーエスワン)」という種類のものが使用されています。
このバーコードの中には、有効期限やロット番号などの情報も含まれていますが、現状スマホなどで読み込むことができず、GS1を読み込むことができる外付けのスキャナーを使用して作業をしています。

私たちは歯科材料を使う量も多いため、使用期限内に使い切ってしまうことが多く、さほど期限の管理を心配する必要は今はありませんが、小さな規模の歯科医院や、他の医療機関などでは使用期限を管理できるニーズが高めと思うので、将来的に外付けスキャナーなどを使用せずとも、ZAICOアプリで簡単にGS1をスマホから読み込むことができれば、より用途の幅が広がると期待しています。

 

ZAICOコメント
対応している外付けのバーコードリーダーは、Bluetooth対応で、HIDという方式でAndroid端末に接続可能な市販されているものであれば利用可能です。現在GS1に関しては、ご利用できるバーコードリーダーをお取り扱いの代理店をご紹介することができます。ご利用を希望される場合は、お問合せよりお気軽にご連絡ください。