2024/3/21

抱えていた課題

• エクセルで発注管理をしていたが、マスタが無秩序となり各院の在庫状況が把握できず廃棄が多発していた
• 経験の浅いスタッフでは、写真がないために名称がわからない場合があった
• バーコード管理もしていたが、リーダーが読み込まなかったり、商品バーコードも度々変わるので管理しきれていなかった

zaico選定理由

• 人手不足が深刻なので、なるべくスタッフに負担をかけない簡単な運用にしたかったため
• 複数院の在庫を一元管理し、まとめて発注できるため
• 初期導入サポートで物品登録や運用方法のアドバイスをもらえたため

導入・活用効果

• どのスタッフでもスマホで簡単に在庫数のチェックや管理ができるようになった
• マスタ管理がきちんとできるようになり、各院の在庫状況を正確に把握できるようになった
• 正確な在庫量を把握し発注できるようになったため、無駄な廃棄が減った

zaicoをはじめる

医療法人社団大伸会様は首都圏近郊で1都3県にわたりクリニックを開設・展開している歯科医院グループです。
｢いつでも、どこでも、誰でもが最善の医療を受けられる社会を目指して｣を基本理念とし創業より20年、患者様に寄り添った医療を提供されています。
今回は常務理事であり、松葉歯科医院院長および日本デンタルコンシェルジュ協会で会長を務める高尾先生にお話を伺いました。

使っていたシステム、エクセルでの運用が限界に！

これまでには紙のノートにスタッフが記入して在庫状況を把握するという、「超」アナログな在庫管理を行っていました。また一時期はバーコード管理システムを試してみたこともあったのですが通信が不安定で、繋がらないと発注できないという問題が起きていました。またリーダーがうまくコードを読み込めなかったり、パッケージが変わるたびにバーコードも変わるという問題もあり、うまく安定運用にのせることができませんでした。

さらに当グループでは15のクリニックの発注を事務局でエクセルにまとめて行っているのですが、使っているうちにマスタがぐちゃぐちゃになってしまい、棚卸しがしたくてもできない状況になっており限界を感じていました。

人手不足のため、とにかくスタッフに負担をかけない運用を作りたい

今の時代、どのクリニックでも慢性的な人手不足となっているかと思います。当院も例外ではないので、新しいシステムを導入する上ではなるべくスタッフに負担をかけない運用を作りたいと考えていました。
多くの歯科医院では材料担当者が各院に１名いるかと思うのですが、往々にして属人的となってしまい、そのスタッフが不在だったり、はたまた辞めてしまうと大変困ります。今後は誰でも簡単にできる新しい運用を作り、経験の浅いスタッフでもきちんと管理できるようにしたい、という思いもありました。
実際にそれまで採用していた運用方法ではノートやシステム上に写真がなかったため、各クリニックの経験が浅いスタッフや、発注する担当者も名称がわからない場合があり困った経験が何度もありました。

診察室内の様子。スタッフがスマホでリアルタイムの在庫を確認できます

導入検討時は他の在庫管理システムも比較検討したのですが、初期費用や維持費用が高かったり、仕様が複雑だったりしたため、初期費用がかからず操作方法がシンプルなzaicoに決めました。

また導入決定後はオンラインでマンツーマンのサポートを受けられたこともうまく安定運用にのせることができた要因の一つでした。最初の物品登録作業に加えて、zaicoを使った在庫管理・入出庫フロー・発注業務など関連する業務全体の運用方法をどう設計したら良いかについて相談やアドバイスを得られたため、とても助かりました。

保管棚には写真・物品名・QRコードが表示されたリストを設置し、誰でも間違えることなく正しい物品を入出庫できるよう工夫されています

簡単な管理に切り替えることでより医療に集中できる環境を作り出すことができるように

zaicoを導入したことで、現場の運用が非常にスムーズになり患者さんに使える時間が増えました。まだ使って数ヶ月ではありますが、無駄な廃棄は確実に減らすことができているように感じます。

実際の運用フロー。初期導入サポートではこのように運用の全体像を一緒に考え、それに沿った運用方法をサポートします

当院では実際に患者様の治療に使うたびにスキャンするのではなく、倉庫から診察室の保管棚に出す際にまとめてスキャンを実施する運用をとっているため、手間が大幅に増えたという感覚もありません。

また最近リリースされた新機能の「かざしてzaico」ではスマホに触れることすらなく、物品をスマホのカメラにかざすだけで入庫や出庫が記録できるようになり、さらに運用が簡単になったと感じます。実は私はzaicoの初期導入時に物品登録作業でとても時間がかかってしまったのですが、この機能を使えば物品の写真を撮るだけで文字情報を自動で読み込み登録ができてしまうので非常に楽です。導入当時にこの機能があれば、登録がさらに楽だったなと思います。今後新商品などの登録が必要になった際はぜひ試してみようと思います。

在庫管理システムというとどうしても「コストがかかる」というイメージを持ちますが、zaicoを導入したことで低価格で運用を効率化でき、専任の在庫管理担当者を雇わずにみんなで管理ができるようになったのが大きな効果だと感じています。

在庫管理基本情報
・会社名：医療法人社団大伸会
・業種：医療
・管理している物品：医療資材、販売商品、院内備品
・管理している品目数：3200
・ZAICO導入前の在庫管理方法：エクセルでの管理
・利用開始：2023年
・利用頻度：毎日
・QRコード：利用あり

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