毎月の棚卸しの手間を無くすことに成功!今までの運用方法を活かしながら、さらに高度な管理方法の確立

会社名

かもしま歯科

業種

医療・ヘルスケア

従業員数

50名未満

課題

棚卸を効率化したい

活用機能

QRコードのラベル印刷 / QRコード/バーコードスキャン / 棚卸の記録

管理物品

製品/商品 / 薬剤

2024/4/11

抱えていた課題

  • 紙タグによる発注管理を行っているが、リアルタイムの在庫数の管理まではできていない
  • 毎月の棚卸業務が大変(税理士の報告が必要)

zaico選定理由

  • ソフトの使い方が簡単なので、スタッフ全員が使えたため
  • 手軽にQRコードによる在庫管理ができるため。既存の紙タグにQRコードをして加えれば、今の運用方法を変えずに運用ができる

導入・活用効果

  • リアルタイムの在庫数の把握が可能になり、毎月の棚卸業務を無くすことに成功

島根県益田市のかもしま歯科様(以下、かもしま歯科)は、歯科、口腔領域の医療を提供している歯科医院です。一人一人にあった診療計画を一緒に考え、歯を一本でも多く残す歯科保存治療を想いを持って進めていらっしゃします。

また、世界最高水準の滅菌システムを備え、第二種歯科感染管理施設適合施設として高いレベルで医院を運営しています。そのため、診療で扱う物品の管理も、物品1つ1つに紙タグを付けて使って厳密に管理されていらっしゃいました。

 

物品管理のレベルをさらに引き上げるために、zaicoを導入して在庫状況の即時把握、また紙タグの廃止を実現すべく、zaicoの導入を進めています。

今回は、現場でzaicoを利用されている齋川様と院内の発注業務を担当されている水落様にお話をお伺いしました。

今までの管理方法

かもしま歯科での物品管理の方法は、昔ながらの手書きノートによる記録から、より進化した形へと変わってきました。物品名が記載された紙にラミネート加工を施し、それを物品に取り付けて管理する方法です。具体的な管理の流れは以下のようにシンプルです。

 

  1. 物品を使用した場合は、その物品に取り付けられていた紙タグを外します。
  2. その紙タグを「発注するもの」瓶に入れます。これにより、発注が必要な物品を簡単に識別し、再発注をスムーズに進めることができます。
  3. 発注の段階では「発注するもの」瓶に入った紙タグを取り出し、これをもとに普段からお付き合いのあるディーラーのウェブサイトを通じて物品を発注します。
  4. 発注した物品が納品された場合は「発注したもの」瓶から紙タグを取り出し、納品された物品に再び取り付けます。
  5. 紙タグが付けられた物品を院内の適切な場所に配置します。

以前利用していた紙タグ

「発注するもの」瓶の紙タグを入れて発注物を管理

 

上記の運用方法では、忙しい現場でも、誰でも簡単に行うことができます。またその結果、発注ミスのリスクを減らすことができました。一方で、物品の在庫数の把握を正確に行うためには毎月の棚卸しをする必要がありました。そこでzaicoを導入することで、この運用方法をさらにアップデートしようと試みました。

操作が簡単で、全員が使えることが重要

紙タグはアナログな方法ですが、誰でも簡単に行うことができるというメリットがあります。そのため、デジタル化に当たっても、誰でも簡単に扱えるかつ、忙しい現場であっても、即座に操作できる操作性の高さが求められました。

そこで、発見したのがzaicoでした。画面の作りも見やすく、操作が簡単なところが試験導入の決め手でした。特に「かざしてzaico」は、スマートフォンに物品をかざすだけで使用登録(出庫登録)できるという簡単さと高い操作性が魅力でした。

既存の運用方法の良さを残しつつ、デジタル化を実現

いきなり今までの運用方法を変えるのではなく、今までも使っていた紙タグにQRコードを追加するところから始めました。このQRコードはzaicoに登録してある物品データと関連付けられています。

診療現場で物品を利用したら、このQRコードを「かざしてzaico」アプリに読み込ませ、使用したことを記録します。そうするとzaicoに登録されている物品の数量が減っていきます。

 

各物品には「発注点」が設定されており、この数量を下回るとzaicoで発注点を下回ってる旨のアラートが表示されます。発注点を下回ったものをzaicoのWebアプリ(パソコン版)で確認し、その情報をもとに発注業務を行います。

 

発注が終わったら、zaicoで入庫予定データを作成し、ステータス「発注済み」として記録しています。最後に発注したものが納品されたら入庫予定データのステータスを「入庫済み」に変えてzaico上の数量を増やします。

このようにして使用の記録と、発注業務を回しています。

QRコード付き紙タグを物品に留めて管理

発注すべき物品(発注点の数量を下回った物品)が赤色で一覧に把握できる

毎月の棚卸業務が必要なくなる

使用や納品のたびにリアルタイムの数量がzaicoに反映されるため、毎月時間を取って棚卸しをしなくてもかなり正確な在庫数を把握することができるようになりました。そのため毎月税理士さんに報告する在庫棚卸高の計算はzaicoの在庫一覧からCSVファイルをダウンロードし、それを税理士さんに渡すだけで終わるようになりました。

このように日々の管理を正確に行うことで、正確な在庫数が把握できるだけでなく、棚卸業務そのものをなくすことができ、また税理士さんへの報告のための準備も必要最低限になりました。

管理場所にQRコードを備え付け、整理整頓かつデジタル管理によって毎月の棚卸自体が不要に

既存のアナログな管理方法から段階的にデジタルに移行していく

「発注するもの」瓶にタグを紙タグを入れる運用も引き続き行っています。これは万が一操作ミスや誰かがQRコードスキャンを忘れた場合などのトラブルによって正確な発注状況が把握できなくなった時にzaicoと紙タグの両方を確認することで正確な状況を把握するための二重チェックのために行っています。

 

また、「かざしてzaico」は画像認識をして物品を登録また使用したことを記録(出庫登録)を行うことができますが、かざし方にコツがあったり、読み取り速度の点でQRコードが早かったりという課題もあるため、QRコードは紙タグ付きは使い続けていきます。また、最終的にこの紙タグもなくしていきたいと思っていますので、zaicoの今後の製品の進化に期待します。

 

まとめ

元々の管理方法を活かしながら、紙タグをQRコード付きのものにアップデートし、zaicoを導入したかもしま歯科様はリアルタイムの在庫状況の把握と棚卸業務や税理士への報告準備業務をなくすことに成功しています。紙タグを使わずとも忙しい診療の現場で誰でも簡単に、そして自然に在庫管理ができる製品作りをZAICOは今後も進めていきます。

 

在庫管理基本情報
・会社名:かもしま歯科
・業種:医療
・管理している物品:薬剤、資材
・管理している品目数:458
・ZAICO導入前の在庫管理方法:紙・エクセルでの管理
・利用開始:2024年
・利用頻度:毎日
・QRコード:利用あり