フードバンクの在庫を賞味期限ごとに管理!zaico導入でいつでも誰でも状況を把握できるように

会社名

社会福祉法人日高市社会福祉協議会

業種

医療・福祉

従業員数

~50名

課題

紙やexcelでの管理をなくしたい / 管理の属人化をなくしたい / 使用期限・賞味期限を管理したい

活用機能

QRコード/バーコードスキャン / 入庫/出庫(予定)データ登録 / 期限管理

管理物品

備品 / 製品/商品 / 食品

2024/6/24

社会福祉法人日高市社会福祉協議会様:在庫管理基本情報

  • 管理している物品:食品、備品、日用品(消耗品)、事務用品
  • 管理している品目数:約6,400品目
  • zaico導入前の在庫管理方法:紙、Excel
  • 利用開始:2023年
  • 利用頻度:毎日
  • 利用人数:5名
  • バーコード・QRコード利用:あり

zaico導入前に抱えていた在庫管理の課題

  • Excelで複数人で在庫管理をしているとミスが発生する
  • ミスを防ごうとすると業務が属人化する
  • 属人化のせいで、知りたい在庫情報がすぐに得られない

zaico導入によって課題はどう解消された?

  • 管理業務の属人化が解消された!
  • 誰でも見たいときに在庫情報を見られるようになった!
  • ミスや在庫紛失が起きても履歴で追えるようになった!

社会福祉法人日高市社会福祉協議会様にzaico導入から利用までを聞いてみました!

日高市社会福祉協議会様では、地域住民や市内企業などから寄付された食料品や日用品を、必要な人へと届けるフードバンクやフードパントリーを運営されています。物品数が少ないうちはExcelで管理できていましたが、徐々に品数が増えるにつれて管理が煩雑に。結果、管理業務が属人化してしまい、知りたい情報をすぐに得られない状況となっていました。

フードバンクやフードパントリーを運営する日高市社会福祉協議会様

今回は、在庫管理の煩雑化や属人化を解消すべく、zaicoを見つけて導入まで担当してくださった橋口様と、同じ部署で在庫管理をされている髙柳様のお二方にお話を伺いました。

Excelのミスを防ぎたい…ゆえに管理が属人化

社会福祉協議会とは、各自治体などに設置され、地域福祉推進を中核的に担っている団体です。その中でも私(橋口様)たちは、市から委託を受けて生活にお困りの方へ支援を行う部署におります。zaicoは、支援の一つとして運営しているフードバンクの在庫管理に利用しています。

管理している物品は、主に地域住民の方や市内の企業様からご寄付いただいた食料品が8割ですが、中には生活雑貨や消耗品、おむつ、生理用品といったものも含まれます。

食品を扱う関係から、どこから入って、どこに出したかと言う記録が必要となるため、もともとはExcelで在庫管理をしていました。入庫したときはシートに列や行などを挿入して入力し、出庫したときは該当の数字を減らしたり、列や行などを削除する、という運用をしていたのですが、使用するうちに計算式がずれてしまうこともあり、物品数が増えていく中でどんどん管理が煩雑になっていきました。

計算式のずれやミスを防ごうとなるべく少人数で管理するようにしたところ、今度は業務が属人化してしまい、一人の負担が大きくなったり、その人しか在庫状況を把握できないといった不都合が出てきました。
この状況を打破しようと、在庫管理システムの導入を検討し始めました。

zaicoを選んだ理由は「安さ」と「期限管理」

いくつかの在庫管理システムを比較検討しましたが、中でもzaicoを選んだ理由は、無料でお試しができたこと、機能面での使い勝手の良さ予算的負担が小さいことでした。

zaicoは賞味期限の管理ができることや、在庫一覧の並べ替えができること、カテゴリなどの追加項目を作ってカスタマイズできることが魅力でした。zaicoの無料お試しが使いやすかったことが決め手となって、最終的な導入に至りました。

日高市社会福祉協議会様の在庫一覧画面(Web)※一部の項目は非表示となっています

zaicoを導入してよかったことは、誰もがパソコン画面を見ればリアルタイムの状況を把握できるようになったことです。特に賞味期限を管理できることですごく助かっています。賞味期限管理がなかったらzaicoを選んでいなかったかもしれません(笑)。そのくらい、期限管理機能が最優先でした。

具体的な運用フローは?

  • 入庫

市内の企業からご寄付いただいたときは、JANコードなどを含めた一覧データをExcel在庫データ取り込みくんでzaicoに登録しておき、実物が届いたときに検品して内容に間違いがないかを確認し、入庫登録をします。
個人の方からご寄付いただいたときは、一品ずつzaicoに入庫登録をしています。

  • 出庫

個人に数日分の食料を提供する場合などは、個別に出庫登録をします。まず、各提供先の状況に合わせて選んだ食料品のバーコードを読み込んで「仮出庫」登録をします。後日、実際に提供された在庫データをパソコン上で「仮出庫」から「出庫済み」にステータス変更しています。一度「仮出庫」にしているのは、人によっては食べられないものがあったり、もっと必要なものがあったりと、実際の提供時に一部変更の可能性があるためです。

また、私たちはフードバンクの他にフードパントリーというものを運営しており、生活が大変な世帯向けに年に8回、市やボランティア協力のもと、食料品の提供会を行っています。フードパントリーの際は約150セットの食料を出庫しているのですが、まずzaicoで期限の短いものから順に並べ替えをし、選択した物品のチェックボックスにチェックを入れて一括で「仮出庫」登録をします。フードパントリー終了後、戻りがあったものの在庫数を修正し、改めて「出庫済み」に変更するというフローで運用しています。

セット品の管理について

zaicoには、いくつかの物品を組み合わせて管理できる「セット品管理機能」があります。セット単位での出荷操作ができるため、複数品をまとめて出庫する場合などに便利な機能ですが、日高市社会福祉協議会様ではセット内容がすべて少しずつ違うためセット品管理機能は使用せず、それぞれ個別で管理・出庫登録されています。

フードパントリーのようす

zaicoは賞味期限で並び替えができるのと、カテゴリごとにソートできるのでとても助かっています。在庫に紐づける追加項目も登録できるので、「性別」や「サイズ」といった項目も作って必要に応じて活用しています。

手間だった出庫作業が早く、楽になった!

個別支援の際は、スマホ端末でバーコードを読み込んで出庫登録をしています。おかげさまで出庫作業が断然早くなりました!

バーコードをスマホでスキャンして出庫登録

以前は一つひとつ紙に物品名や提供先などを手書きして、これをさらにExcelの表に転記して…と非常に手間がかかっていたんです。例えば2週間分の食料を提供するとなると数も多いし、物品の種類も多岐にわたるので手作業が本当に大変でした。
zaicoを使うようになってからは、出庫作業が一瞬で終わるようになったので本当に楽になりました。それも、誰か一人ではなく全メンバーが在庫管理や出庫作業をできるようになったんです。

万一ミスが起きても究明できるようになった

zaicoを使って棚卸も不定期で行っています。
zaicoを使うようになってからも、登録忘れなどでどうしても在庫数が合わないことが時に発生するのですが、棚卸を実施した記録が残っていたり、過去の変更履歴をさかのぼったりすることで原因を究明して、在庫の所在を確認することができています。

社会福祉法人・社会福祉協議会の在庫管理にもzaico!

今回は、地域住民や企業と協力してフードバンク・フードパントリーを運営する、社会福祉法人日高市社会福祉協議会様の導入事例をご紹介しました。食品などの賞味期限をしっかり管理されたい方、管理業務の属人化や情報共有の難しさにお困りの方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

今回お話を聞かせてくださった橋口様と髙柳様より、「zaicoは徐々に機能が更新されて使いやすくなっている」との嬉しいお言葉をいただきました!今後もより便利にお使いいただけるよう、随時アップデートしていく予定ですのでぜひご期待ください!