モノを探すのに10分→zaico導入で10秒に!介護施設で出庫ミスが激減、FAX発注もワンクリックで効率大幅アップ

会社名

社会福祉法人長寿会 なでしこ苑

業種

医療・ヘルスケア

従業員数

101〜1000名

課題

棚卸を効率化したい / 過剰在庫・欠品をなくしたい / 管理の属人化をなくしたい / どこに何があるか把握したい

活用機能

QRコードのラベル印刷 / QRコード/バーコードスキャン / 画像登録 / 入庫/出庫(予定)データ登録

管理物品

備品 / 食品

2024/5/17

社会福祉法人長寿会 なでしこ苑様:在庫管理基本情報

  • 管理している物品:備品・消耗品
  • 管理している品目数:約200品目
  • zaico導入前の在庫管理方法:他社システム
  • 利用開始:2024年
  • 利用頻度:週4回程度
  • 利用人数:10名
  • バーコード・QRコード利用:あり

デイサービス、ショートステイ、訪問介護、認知症対応型共同生活介護(グループホーム)、特別養護老人ホームなど多様な介護サービスを提供している社会福祉法人長寿会なでしこ苑様。今回は、建屋が違う複数の事業所を抱える「なでしこ苑」様でzaicoを導入くださった事例をご紹介します。

これまでは備品の整理整頓ができておらず、管理も属人化していたそう。棚卸では「理論在庫と実在庫が合わない」問題がたびたび発生していました。これらの課題を解決すべく、zaicoの導入を決めてくださったご担当の大川様にお話を伺ってきました!

zaico導入前に抱えていた在庫管理の課題

  • 保管庫の整理整頓ができていない
  • 棚卸で実在庫と理論在庫が合わない
  • 1~2人で在庫管理しており、モノを探すのに時間と手間がかかる

zaico導入によって課題はどう解消された?

  • 保管庫の整理整頓ができていない→QRコードを生成・印刷して貼り付け、備品の整理整頓ができた
  • 棚卸で実在庫と理論在庫が合わない→zaicoに写真が登録できるのでミスなく出庫や発注ができ、棚卸差異がほぼゼロになった
  • 1~2人で在庫管理しており、モノを探すのに時間と手間がかかる→いつ誰が見ても在庫数や保管場所を把握でき、管理の属人化が解消された

なでしこ苑様にzaico導入から利用までを聞いてみました!

なでしこ苑様にzaico導入から利用までを詳しく伺いました。同じ業種や似たような在庫管理への課題をお持ちの方はぜひ参考にしてみてください!

10社を比較してzaicoに決めた理由は「機能がちょうどいい」

なでしこ苑では、施設で使う消耗品や備品を約200種ほど管理しています。そんな中で、管理の属人化や棚卸差異などの課題も明確化していました。この課題を解消すべく10社ほどの在庫管理システムを検討し、予算や機能面を比較した結果、入出庫登録FAX発注などなでしこ苑で必要な機能がちょうど揃っているという理由でzaicoの導入を決めました。

新しいシステムを取り入れることに対して、最初は職員たちにも戸惑いがありました。けれど20代の若い職員が中心となって運用をスタートし、他の職員にレクチャーするという流れでスムーズな導入が実現しました。

写真&QRコードで在庫を整理整頓、モノを探す時間が10分→10秒に短縮された

zaicoには写真登録機能があり、在庫情報を紐づけることができるため、出庫時の余計な手間やミスが発生しなくなりました。

たとえば保管庫からモノを持ち出したいとき、今まではどこに何があるか全職員が把握しておらず、誰かに聞いたり、探し回ったりすることで余計な時間がかかっていました。責任者(大川様)が不在のときは他の職員がモノを持ち出せない、といったことも発生していました。
zaicoで管理するようになってからは、QRコードを印刷して貼り付けて「紙類はここ」「飲料はこっち」というふうに、在庫を分類して整理整頓することができました。

さらに、zaicoに登録された写真を見てモノを探し出せるようになったので、これまで見つけるのに最大10分ほどかかっていたのが10秒ほどに大幅短縮されました!

在庫一覧画面

zaicoを導入する前は、備品を「誰がいつ持ち出してもいいよ~」という状態でしたが、zaico導入後は「部署ごとに必要なものを、まとめて定期的に持ち出す」という運用ルールも作られ、“オペレーションの整理整頓”も叶いました。

ワンクリックでFAX発注、2時間の作業が一瞬で終わるようになった

なでしこ苑で特に重宝しているのがFAX発注機能です。入庫データからワンクリックで発注書を作成し、そのままFAX送信することができるので、発注作業がとても楽になりました!

なでしこ苑様 モバイル版入庫データ画面(FAX発注機能はWEB版のみとなります)

なでしこ苑では10社ほどの取引先のうち6~7社が電話かFAXでの発注でしたが、zaico導入後はすべてFAX発注に統一しています。FAXなら確実に記録が残るし、発注作業も一瞬で終わるので大変便利です。
これまでは発注作業に2時間ほどかかっていたのですが、zaicoを使うようになってからは、インターネット注文も含めすべての発注作業が1時間以内に終わるようになりました。

まとめ:介護施設や福祉サービスの在庫管理にzaico

なでしこ苑様は、zaicoの写真登録機能やQRコード機能を活用し、備品の整理整頓や発注作業の効率化を実現されました。出庫ミスがなくなったことで、棚卸での理論在庫と実在庫の差もほぼ0(ゼロ)になったとご報告いただき、zaicoチームとしても嬉しい限りです!

簡単な操作でできる入庫・出庫登録や、なでしこ苑様でもご好評いただいているFAX発注機能など、zaicoの機能が在庫管理の課題解決に役立てられそう!と思われた方はぜひ無料体験をお試しください。