紙やエクセルの台帳で備品を管理している企業では、更新が追いつかず、記録と実態がずれてしまうことが珍しくありません。
その結果、備品を探す時間が増えたり、すでに社内にあるものを重複して購入してしまったりといった無駄が生まれます。
こうした課題を解決する手段として利用が広がっているのが備品管理アプリです。
備品管理アプリの主な機能から、備品管理アプリのメリット・デメリット、備品管理アプリの選び方をわかりやすく解説します。
備品管理アプリとは
備品管理アプリとは、社内で使うパソコンや工具、事務機器などの備品の所在や数量、貸出状況をスマートフォンやタブレットから記録・確認できるシステムのことです。
従来の備品管理は、紙の管理台帳に手書きしたり、担当者がエクセルの一覧表を更新したりする方法が中心でした。
備品管理アプリを使えば、データはクラウド上に保存され、備品の目の前でその場で登録や確認ができるようになります。
また、備品ごとにQRコードやバーコードのラベルを貼っておき、必要なときにカメラで読み取るだけで、その備品の詳細や貸出状況を確認することも可能です。
備品管理アプリには、モバイルアプリ専用で提供されるタイプと、PC向けシステムのモバイルクライアントとして提供されるタイプがあります。
自社のニーズに合わせて選ぶと良いでしょう。
備品管理アプリの主な機能
備品管理アプリには、日々の業務を効率化するためのさまざまな機能が備わっています。
備品管理アプリに搭載されている代表的な機能を紹介します。
備品台帳の一元管理と所在の可視化
備品管理アプリのベースとなるのが、備品名や管理番号、購入日、保管場所などの情報をクラウド上のデータベースにまとめて管理する機能です。
情報を一元管理することで、複数のファイルや紙の台帳を確認する必要がなくなり、必要な備品情報を探しやすくなります。
さらに、備品がどこに保管されているのか、誰が使用しているのかなどを記録でき、所在の確認も容易です。
QRコード・バーコードによる備品識別
QRコードやバーコードを利用した備品の識別も、備品管理アプリの代表的な機能です。
備品ごとにラベルを貼り付けておけば、スマートフォンのカメラでコードを読み取るだけで対象の備品を確認できます。
備品名や管理番号などを毎回手入力する必要がなくなるため、入力作業の負担軽減やミスの削減が可能です。
貸出・返却の記録とアラート通知
社内のパソコンやプロジェクター、工具など、社員間で共有する備品は、貸出・返却の管理が重要です。
多くの備品管理アプリでは、誰がどの備品を借りているのか、いつ貸し出したのかなどを記録できます。
返却予定日を設定しておくと、期限が近づいた際に通知が届くサービスもあり、返却漏れを防ぐことが可能です。
スマートフォンでの棚卸
備品管理では、登録されている情報と実際の保有状況が一致しているかを定期的に確認する棚卸も必要です。
紙のリストを持って1つずつ確認する方法では、備品の数が多いほど時間と労力がかかります。
備品管理アプリなら、スマートフォンでQRコードやバーコードを読み取りながら、現物を確認でき、棚卸の負担を抑えることが可能です。
備品管理アプリを導入するメリット
備品管理アプリを導入すると、日々の業務やコスト面にどのような変化があるのでしょうか。
備品管理アプリの導入によって得られるメリットを解説します。
備品の紛失や所在不明を防げる
備品管理アプリを導入するメリットの1つは、備品の紛失や所在不明を防げることです。
気づいたらなくなっていたという状況の多くは、持ち出しの記録が残っていないことに原因があります。
誰が使用中かが可視化されていれば、社員一人ひとりの管理意識も自然に高まるでしょう。
万一見当たらない場合でも、履歴から直近の利用者をたどれるため、早期の発見につながります。
重複購入による無駄な出費を抑えられる
社内にある備品を把握できていないと、在庫があるにもかかわらず新たに購入してしまうことがあります。
備品管理アプリで保有数と所在を確認できるようにしておけば、購入前に社内で調達できるかどうかを判断可能です。
使われないまま眠っている遊休備品を見つけ出し、部署間で融通することもできます。
購入履歴や金額を蓄積しておけば、次年度の予算計画を立てる際の根拠としても活用できるでしょう。
備品を探す時間がなくなり業務がスムーズになる
備品を探す時間は、1件あたりは短くても、積み重なれば大きな無駄です。
日々の小さな確認作業が増えれば、担当者や利用者の負担も大きくなります。
備品管理アプリで所在や利用者を確認できれば、必要な備品を探すための時間の短縮が可能です。
社員が本来の業務に集中しやすくなるため、社内全体の業務効率化にもつながります。
管理業務の属人化を解消できる
備品管理が特定の担当者に依存していると、その担当者が不在のときに業務が止まりかねません。
また、情報が担当者の記憶や個人管理のファイルにしかないと、管理方法を引き継ぐ際にも負担が生じます。
備品情報をアプリ上で共有しておけば、決められた権限の範囲で必要な情報を確認できるようになります。
業務の属人化を防ぐことで、担当者が変わっても継続しやすい管理体制を構築することが可能です。
備品管理アプリのデメリット
備品管理アプリには多くのメリットがある一方で、導入前に理解しておきたい注意点もあります。
備品管理アプリのデメリットを見ていきましょう。
導入・運用にコストがかかる
備品管理アプリの多くはクラウドサービスとして提供されており、月額または年額の利用料が発生します。
複数の料金プランが用意されており、利用人数や登録できる備品数、使える機能の範囲によって利用料が変わるのが一般的です。
まずは無料プランや無料トライアルで機能や操作感を確かめましょう。
投資に見合う効果が得られるかどうかを、本格導入前に試算しておくことが重要です。
初期登録とラベル貼付に手間がかかる
導入時には、既存の備品を洗い出してデータを登録し、1点ずつバーコードやQRコードの付いたラベルを作成して貼る作業が必要です。
備品の数が多い企業ほど、この初期作業の負担は大きくなります。
既存のエクセル台帳をCSVで取り込めるサービスであれば、登録作業を大幅に短縮できるでしょう。
すべての備品を一度に登録しようとせず、金額の大きい備品や持ち出しの多い備品から段階的に着手する方法も有効です。
運用ルールの整備と社員への周知が必要
備品管理アプリを導入しても、社員が正しく利用しなければ、備品管理の状況は改善しません。
貸出時に必ずラベルを読み取る、返却したらその場で記録するなどの運用ルールを定める必要があります。
ルールが浸透しないまま運用を始めると、台帳の数字と実物がずれ、期待した効果が得られなくなります。
導入時には、マニュアルの配布や説明会などを通じて、使い方とルールを全社に周知しておきましょう。
備品管理アプリを選ぶときのポイント
備品管理アプリは数多くの種類が提供されており、機能や操作性はサービスによって異なります。
自社に合った備品管理アプリを選ぶためのポイントを解説します。
自社の備品管理のフローに合っているか
まず確認したいのは、アプリの機能が自社の備品管理のフローに合っているかどうかです。
備品の登録から貸出、返却、移動、棚卸まで、自社でどのような管理が必要なのかを整理してからサービスを比較しましょう。
多機能であるほど良いとは限らず、使わない機能が多いと無駄なコストを払い続けることになります。
自社の業務フローを整理したうえで、必要な機能を備えているアプリを選ぶことが大切です。
現場の社員が直感的に使える操作性か
備品管理アプリは、管理者だけでなく、実際に備品を使う社員が日常的に操作するものです。
そのため、管理者にとって便利なだけでなく、現場の社員が迷わず操作できるかどうかも重要なポイントです。
画面が分かりにくかったり、読み取りから登録までの手順が多かったりすると、次第に使われなくなってしまいます。
無料プランや無料トライアルを活用し、ITツールに不慣れな社員でも迷わず操作できるかを事前に確かめておくと安心です。
導入時や運用後のサポート体制が整っているか
初めて備品管理アプリを導入する場合、初期設定やデータ登録、社内への展開などで疑問が生じることがあります。
そのため、導入時にどのようなサポートを受けられるのかを確認しておくと安心です。
また、運用開始後に操作方法が分からなくなった場合や、管理方法を変更したい場合に相談できるかどうかも確認しておきましょう。
料金や機能だけでなく、導入前後のサポートまで含めた比較により、自社に合ったサービスを選びやすくなります。
備品管理アプリとしても使えるzaico
備品管理アプリは、備品の台帳を一元化し、貸出・返却や棚卸をスマートフォンやタブレットで記録できるシステムです。
自社に合った備品管理アプリを導入し活用することで、備品の行方不明や重複購入などの課題の解決が図れます。
備品管理をアプリで効率化したいとお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoは在庫管理を得意とするシステムですが、備品管理にも活用が可能です。
備品に貼ったバーコードやQRコードをスマートフォンで読み取るだけで、登録や貸出・返却の記録が完了します。
ロケーション管理機能を使えば、どの拠点のどの棚に何があるかまで登録でき、備品の所在を全社で可視化することが可能です。
備品管理アプリによる管理の効率化をお考えの方は、zaicoまでお気軽にご相談ください。
