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什器管理には悩みがつきものです。
什器によって管理の仕方が違う、細かい物品の出し入れが把握しきれない、棚卸にコストがかかる…。
今の什器管理の方法を改善して、もっと簡単かつ効率的に行う方法を知りたいという人も多いのではないでしょうか。
この記事では、什器管理によくある悩みとその解決方法、おすすめの管理システムをご紹介します。
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目次
什器管理のよくある5つの悩み
オフィスや現場問わず、業務には欠かせない什器。椅子や机など大きい家具からパソコンやスマホなどの端末まで、種類が豊富な什器管理に悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
什器管理によくある悩みは、次の5つです。
・取得形態がさまざまで管理方法が異なる
・減価償却方法が異なる
・設置・保管場所が点在し把握しきれない
・パソコンやスマホなど端末を管理しきれない
・棚卸に時間がかかる
次から、詳しく説明していきます。
取得形態がさまざまで管理方法が異なる
什器は、購入して所持している物品だけではありません。
消耗時に買い換える手間がないなどの利便性から、レンタルやリース、サブスクリプションの契約をしている物品もあるでしょう。
このように取得形態が異なる場合、管理する目的や内容も異なります。
例えば購入した什器の場合は、購入日と購入金額を管理する必要があります。一方レンタルやリース契約をしている什器の場合は、契約内容と契約締結日、契約更新日などを管理しなければなりません。
取得形態ごとに管理項目が異なれば別々の台帳を作成する必要があるので、管理が大変になります。
減価償却方法が異なる
什器は使用年数や取得価額によって、固定資産か消耗品かに仕分けします。
固定資産にあたる什器のうち、さらに機械や車両など経年劣化によって価値が下がっていくものは、毎年の会計処理において減価償却が必要になります。
その什器によって減価償却の方法はそれぞれ異なるので、什器管理台帳とは別に固定資産台帳を作成しなければなりません。そのため、両方の台帳で情報が異なるなどのミスが生じやすい、同じ内容を複数の台帳に記入する手間がかかるなどの問題が生まれます。
設置・保管場所が点在し把握しきれない
什器は一か所にまとめて設置・保管しているとは限りません。
机や椅子など、オフィスと現場のそれぞれで保管している什器もあるでしょう。また、全国に営業所や支店があるなど複数の拠点をもつ会社の場合にも、それぞれで設置・保管しているので全体を統括して把握することは難しくなります。
パソコンやスマホなど端末を管理しきれない
パソコンやスマホなどの端末は社外に持ち出して使用するため、管理が困難となります。
管理台帳を作成し、端末を持ち出した担当者や時間などを記録するようにルールを設けても、項目が多く記録に時間がかかりすぎると、簡略化されてしまうなど曖昧になりがちです。
返却したつもりだったが紛失して見当たらない、いつの間にか私物化してしまうなど管理の目がなかなか行き届かない悩みがあります。
棚卸に時間がかかる
棚卸には、時間と人手が相当かかります。
さらに、棚卸の間は普段の業務の手を一旦止めざるを得ません。
所持している什器の数や使用期限などを確認するために、定期的な棚卸は必要不可欠ですが、什器の数が多ければ多いほど棚卸には時間がかかってしまいます。
什器管理を改善するには？
什器管理と一口に言っても、取得形態によって管理の仕方は異なります。什器が設置されている場所によって、オフィスや現場など管理する部門が異なることもあります。
このように、什器によって管理項目が増えて複雑になることから、Excelで全て管理するのは限界でしょう。管理データは、まとめて一元管理していくことが重要になります。一元管理には社内に管理専用のシステムを導入することが有効です。
とはいえ、有効な機能が多く大きなシステムの導入は、その分コストがかかります。システムを選ぶポイントとして、自社にとって必要な機能があるシステムに絞ることをおすすめします。
また、システムは誰でも簡単に使えることも大切です。使い方が難しく大変になれば、だんだん使用しづらくなっていき、定着していかないからです。
什器管理に「zaico」がおすすめな7つの理由
什器管理システム導入には、「zaico」がおすすめです。
その理由として、次の7つが挙げられます。
・スマホがあればできる
・スキャン・手入力で簡単入力
・什器以外の社内備品もまとめて管理
・いつでもどこでも確認可能
・棚卸がラクラク
・会計ソフトFreeeとの連携が可能
・月額費用がリーズナブル
次から、それぞれ詳しく解説していきます。
スマホがあればできる
zaicoは、高額なバーコードリーダーなどを新たに導入しなくても、手持ちのスマホやタブレットで使用できます。また、取得データはインターネット経由でクラウドに自動保存するので複数人・同時使用も可能です。
パソコンからも使用できるため、会計ソフトとデータ連携したり資料作成にも便利です。
また、手持ちのバーコードリーダーと連携して使用することも可能です。
スキャン・手入力で簡単入力
物品の入力には、スマートフォンのカメラからバーコード・QRコードをスキャンして簡単に行えます。また、物品に割り当てるQRコードもzaicoから簡単に作成できます。なお、バーコード・QRコードを使用せず、手入力でも簡単に入力できます。
管理に必要なデータ項目を自由に追加できるので、什器の一元管理はおまかせです。
什器以外の社内備品もまとめて管理
オフィスや現場など複数にわたる拠点別に、備品のデータをグループ分けできるので什器以外の社内備品もまとめて管理できます。
社内の全ての物品を一元管理できるので、記入漏れや重複など複数の台帳があることによるミスをなくすことができます。
いつでもどこでも確認可能
登録した情報はインターネット上のクラウドで管理するので、インターネット環境があればいつでもどこでもデータの確認が可能になります。
また複数人での同時閲覧もできるので、最新の管理データを見ながら会議もできます。
棚卸がラクラク
zaicoには棚卸機能が備わっているので、棚卸した記録をスマホから簡単に登録・反映させることができます。
棚卸の結果を台帳に転記したり改めて入力する手間が省けるため、大幅な作業コストのカットや記載漏れ・誤りなどのミスを防げます。
会計ソフトfreeeとの連携が可能
zaicoに入力した物品の仕入データ、納品データそれぞれを仕入れ高（買掛金）、納品データとしてfreeeに反映させることができます。
最初に簡単な初期設定を行うだけで、反映時に難しい手順は必要ありません。データ入力後に「選択した仕入データ（納品データ）を会計ソフトに連携する」の項目をクリックするだけで、freeeで取引が作成されます。
また、zaicoのアカウントを複数持っていても、全て一つのfreeeアカウントで連携できます。例えば、会社の拠点ごとでzaicoのアカウントを分けている場合でも、freeeで決算をまとめられるのです。
月額費用がリーズナブル
zaicoは最初の31日間は無料、月額1,078円（税込）から利用することができます。初期費用や新たに導入する端末は必要ありません。
プランには、次の3種類があります。
機能が多い管理システムを導入するのは、費用が高額になる上、実際に使わない機能も出てきます。zaicoでは、自社に必要な機能に応じてプランを選べてリーズナブルに使用できます。
什器管理を楽にするなら「クラウド在庫管理ソフトzaico
什器管理は会社の資産に関わるので、決しておろそかにはできません。しかし什器の種類や管理項目が複数にわたるので、管理にまつわる悩みはつきません。
少しでも什器管理を楽にしたいと思われる方には、zaicoをおすすめします。
スマホやタブレットから備品のバーコード/QRコードをスキャンして簡単にデータ登録が可能。データはインターネット経由でクラウド保存するのでいつでもどこでも閲覧できます。
さらに、初期費用は0円。月々の利用金額もリーズナブルです。
もっと詳しく知りたいという方は、ぜひこちらのホームページを御覧ください。
