受注処理では、顧客から注文を受けるだけではなく、注文内容の確認や在庫確認、在庫の引当、出荷指示など複数の作業が発生します。
受注件数が増えるほど入力や確認にかかる時間が増え、手作業が多い環境では入力ミスや出荷ミスも発生しやすくなります。
受注処理を効率化するためには、単純に作業時間を短縮するだけではなく、受注情報と在庫情報を正確につなげることが重要です。
受注処理の効率化でよくある課題、受注処理を効率化するメリット、具体的な受注処理の効率化の方法や取り組む際のポイントを解説します。
受注処理の効率化とは
受注処理の効率化とは、注文を受けてから出荷へ進めるまでに発生する入力や確認、情報共有などの作業を見直し、少ない手間で正確に処理できる状態を作ることです。
一般的な受注処理では、注文内容の確認、顧客情報の登録、在庫確認、受注データの入力、在庫の引当、出荷指示などの業務が発生します。
FAXやメール、ECサイトなど複数の方法で注文を受けている企業では、注文情報を別のシステムやExcelへ転記する作業が発生する場合もあります。
受注処理を効率化するためには、業務フローを整理したうえで、自動化できる作業やシステム間で連携できる情報を増やしていくことが重要です。
受注処理の効率化でよくある課題
受注処理には複数の工程があり、特定の作業だけを改善しても全体の効率化につながらない場合があります。
受注処理の効率化でよくある課題を解説します。
手作業による入力に時間がかかる
FAXやメールなどで受け取った注文内容をExcelや受注管理システムへ手入力している場合、受注件数が増えるほど入力作業に時間がかかります。
同じ情報を複数のシステムへ入力している場合は、さらに担当者の負担が増えます。
入力作業に時間を取られると、出荷手配や顧客対応など他の業務が遅れる可能性があります。
受注情報を自動で取り込める仕組みやシステム間のデータ連携を活用し、転記する工程を減らすことが重要です。
入力ミスや確認漏れが発生する
受注内容を手入力すると、商品コードや数量、配送先などを間違える可能性があります。
確認作業を人だけに頼っている場合は、入力ミスを見逃したまま出荷処理へ進んでしまうこともあります。
入力ミスによって誤った商品を出荷すると、返品や再発送など追加の対応が必要になります。
送料や作業時間が増えるだけではなく、顧客からの信頼低下につながる可能性もあるため、入力や確認作業の正確性を高めることが必要です。
在庫状況の確認に時間がかかる
注文を受けた後は、必要な商品を出荷できるだけの在庫があるか確認する必要があります。
在庫情報をExcelや紙で管理している場合、担当者が倉庫へ確認したり複数のファイルを調べたりする必要があり、回答までに時間がかかります。
在庫確認が遅れると、受注確定や出荷手配も遅くなります。
複数の倉庫や店舗に商品が分散している場合は、どの場所から出荷できるかを確認する作業も必要になるため、在庫情報を確認しやすい環境を整えることが重要です。
受注情報が複数の場所に分散している
ECサイトや電話、メールなど複数の販売チャネルから注文を受けていると、受注情報がさまざまな場所に分散する場合があります。
注文情報を担当者ごとに異なる方法で管理している場合は、全体の受注状況を把握することも難しくなります。
受注情報が分散していると、確認漏れや二重処理が発生する可能性があります。
複数の販売チャネルを利用している場合は、受注情報を集約し、必要な情報を一元的に確認できる仕組みが必要です。
受注処理を効率化するメリット
受注処理の効率化は、担当者の作業時間を減らすだけではありません。
受注処理を効率化するメリットを解説します。
受注処理にかかる時間を削減できる
注文情報の入力や転記、在庫確認などを効率化すれば、1件あたりの受注処理にかかる時間を短縮できます。
受注件数が多い企業ほど、繰り返し行っている作業を削減する効果は大きくなります。
少ない人数でも多くの注文を処理できる体制づくりにもつながります。
入力ミスや出荷ミスを防ぎやすくなる
注文情報をシステム間で連携できれば、同じデータを何度も入力する必要がなくなります。
手入力する工程を減らすことで、商品コードや数量の入力間違いなどを防ぎやすくなります。
誤出荷を減らすことで返品や再発送などの追加作業を防ぎ、物流コストや顧客対応の負担削減にもつながります。
在庫状況を正確に把握できる
受注処理と在庫管理を連携すると、注文に応じた在庫の引当や出庫を管理しやすくなります。
受注担当者が最新の在庫情報を確認できれば、商品を出荷できるか迅速に判断できます。
在庫状況を正確に把握できない場合、実際には在庫がない商品を販売してしまう可能性があります。
受注と在庫を連携して管理することで、欠品による出荷遅延やキャンセルを防ぎやすくなります。
顧客対応を迅速化できる
在庫確認や受注処理に時間がかかると、顧客から納期や在庫について問い合わせを受けてもすぐに回答できない場合があります。
担当者が必要な情報をすぐに確認できれば、回答までの時間を短縮できます。
注文から出荷までの処理速度が向上すれば、商品を顧客へ届けるまでの時間短縮にもつながります。
迅速かつ正確な受注処理は、顧客満足度を維持するうえでも重要です。
受注処理を効率化する方法
受注処理を効率化するためには、現在行っている作業を整理し、不要な工程や重複している入力を減らすことが重要です。
受注処理を効率化する方法を解説します。
受注業務の流れを整理する
最初に、注文を受けてから出荷するまでにどのような作業が発生しているか整理します。
注文受付、入力、在庫確認、引当、出荷指示などの工程と、それぞれの担当者や使用するシステムを明確にします。
受注処理の効率化では、問題となっている工程を把握してから改善方法を検討することが重要です。
入力や転記作業を自動化する
受注処理で同じ内容を複数回入力している場合は、自動化やデータ連携を検討します。
注文データをCSVなどで取り込んだり、システム同士を連携したりすれば、手入力する工程を削減できます。
転記作業を減らすことで作業時間を短縮できるだけではなく、入力ミスの削減にもつながります。
特に受注件数が多い企業では、定型的な作業を自動化する効果が大きくなります。
受注情報と在庫情報を連携する
受注処理では、注文を受けるたびに在庫状況を確認する必要があります。
受注管理と在庫管理が別々になっていると、受注担当者が在庫管理表を確認したり倉庫へ問い合わせたりする作業が発生します。
受注情報と在庫情報を連携できれば、注文内容に応じて在庫を確認し、引当や出庫へつなげやすくなります。
複数の注文が同時に入る環境では、最新の在庫情報を利用することが二重販売の防止にも重要です。
業務ルールを統一する
担当者ごとに注文情報の登録方法や在庫確認の方法が異なると、受注処理の品質にばらつきが発生します。
受注を登録するタイミングや入力項目、在庫不足時の対応などを明確にする必要があります。
業務手順を標準化すれば、新しい担当者でも同じ方法で処理しやすくなります。
特定の担当者しか業務を理解していない状態を防ぎ、受注件数の増加にも対応しやすい体制を作れます。
受注・在庫管理システムを活用する
Excelや紙による管理では対応が難しくなっている場合は、受注管理システムや在庫管理システムの活用を検討します。
受注情報を一元管理できるシステムを利用すれば、注文内容の確認や進捗管理を効率化できます。
在庫管理システムと組み合わせれば、在庫数や入出庫情報を確認しながら受注処理を行いやすくなります。
さらに外部システムと連携できるサービスを選べば、既存のECや販売管理システムを活用しながら受注処理を効率化できます。
受注処理を効率化する際のポイント
受注処理を効率化するためにシステムを導入しても、現場の業務と合っていなければ十分な効果を得られない場合があります。
受注処理を効率化する際のポイントを解説します。
現状の業務で時間がかかる工程を把握する
受注処理全体を見直し、どの作業に時間がかかっているのかを確認します。
注文内容の入力に時間がかかっているのか、在庫確認で待ち時間が発生しているのかによって必要な対策は異なります。
課題が明確でないままシステムを導入すると、不要な機能が増えたり、別の手作業が発生したりする可能性があります。
効率化したい工程を明確にしてから改善方法を選ぶことが重要です。
在庫情報をリアルタイムで更新する
受注処理を効率化しても、確認する在庫情報が古ければ正確な受注判断はできません。
入庫や出庫が発生した際に在庫数を速やかに更新し、受注担当者が最新情報を確認できる状態を作る必要があります。
在庫更新が遅れると、すでに出荷した商品を在庫があると判断して新たな注文へ引き当てる可能性があります。
欠品や二重販売を防ぐためにも、受注処理の効率化と在庫管理の精度向上をあわせて進めることが重要です。
担当者だけに依存しない仕組みを作る
受注処理の進め方が特定の担当者の経験や記憶に依存していると、担当者の不在時に処理が止まる可能性があります。
確認方法や判断基準を共有し、他の担当者でも対応できる状態を作る必要があります。
システム上で受注情報や在庫情報を共有できれば、担当者以外でも状況を確認しやすくなります。
業務の属人化を解消することは、受注量が増えた際の体制強化にもつながります。
自社の業務に合ったシステムを選ぶ
受注管理システムや在庫管理システムにはさまざまな種類があります。
高機能なシステムでも、自社が利用している販売チャネルや既存システムと連携できなければ、新たな転記作業が発生する可能性があります。
必要な機能だけではなく、現在利用しているECや販売管理システムとの連携方法も確認することが重要です。
受注処理の効率化にもzaico
受注処理を効率化するためには、注文を受けた後に必要となる在庫確認や引当、出庫までの流れもあわせて見直すことが重要です。
受注処理だけを効率化しても、在庫確認に時間がかかれば出荷までの業務全体を効率化することはできません。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入し、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
さらに、zaicoはネクストエンジンとの連携に対応しています。
ネクストエンジンから販売データである受注伝票を取り込み、設定したルールに基づいて出庫データへ自動引当を行う機能があります。
ECなどで多数の注文を処理している場合、受注情報を確認して対象商品を手作業で選択する工程を減らせるため、受注から出荷に向けた在庫処理を効率化できます。
受注処理の効率化のために在庫管理システムをお探しの方は、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
