倉庫や店舗で毎日発生する入庫と出庫は、在庫管理の土台となる作業です。
しかし、紙の帳簿やエクセルで記録していると、書き漏れや転記ミスが積み重なり、実際の在庫と記録がずれてしまうことがあります。
こうした課題の解消に役立つのが「入出庫管理システム」です。
入出庫管理システムの基本から、入出庫管理システムの主な機能、入出庫管理システムが必要な現場、入出庫管理システムの導入のメリット、失敗しない入出庫管理システムの選び方を解説します。
入出庫管理システムとは
入出庫管理システムとは、モノが倉庫や店舗に入ってくる「入庫」と、出ていく「出庫」を記録し、その都度、在庫数を自動で更新できる仕組みのことです。
倉庫や店舗でモノが動くたびに、その数量をシステム上に登録していきます。
紙の受払簿やエクセルでも入出庫の記録はできますが、手作業では転記の抜けや計算ミスが起きやすく、記録した時点と実際の在庫がずれてしまいがちです。
入出庫管理システムを使うと、バーコードの読み取りなどで登録した内容が、その場で在庫数に反映されます。
入庫・出庫・在庫数が1つのデータでつながるため、いま何がいくつあるのかを、担当者以外もすぐに確認できるようになります。
入出庫管理システムと在庫管理システムの違い
入出庫管理システムと在庫管理システムは混同されることがありますが、役割には違いがあります。
入出庫管理システムは、商品の入庫・出庫という日々の物流業務を正確に記録することを主な目的としたシステムです。
いつ、どの商品が、どこへ入庫・出庫されたのかを管理し、その結果である在庫数を更新します。
一方、在庫管理システムは、現在の在庫数や保管場所、在庫評価、発注点など、在庫全体を管理するためのシステムです。
つまり、入出庫管理は在庫管理を支える重要な機能の1つといえます。
入出庫管理機能を備えた在庫管理システムも多く提供されており、1つのシステムで在庫管理まで一元化できる製品も増えています。
自社が求める管理範囲を整理したうえで、必要な機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。
入出庫管理システムの主な機能
入出庫管理システムには、入庫と出庫を正確に記録し、在庫数へ反映するための機能がそろっています。
入出庫管理システムの主な機能を紹介します。
バーコード・QRコードによる入出庫登録
多くの入出庫管理システムでは、商品や棚に付いたバーコード・QRコードを読み取って入庫・出庫を登録できます。
スマートフォンやハンディ端末でコードをスキャンし、数量を入力すれば登録は完了です。
これにより、手入力に比べて、品番の打ち間違いや記入漏れが起きにくくなります。
入出庫履歴の記録と照会
入出庫管理システムは、いつ・誰が・何を・いくつ動かしたかを、1件ずつ履歴として残します。
履歴があると、在庫数が合わないときに、どの入出庫でずれが生じたのかをさかのぼって確認することが可能です。
担当者の記憶に頼らず、客観的な記録を追えるのも、入出庫管理システムの強みです。
リアルタイムの在庫数更新
入庫や出庫を登録すると、その場で在庫数が更新されます。
記録と在庫数が常に連動するため、理論在庫（システム上の数）と実在庫（実際の数）のずれを抑えやすくなります。
また、クラウド型であれば、複数の担当者や拠点が離れていても、同じ在庫数をリアルタイムで確認することが可能です。
ロット・シリアルを指定した入出庫と先入先出
食品や医薬品などでは、入荷したロット番号やシリアル番号を紐づけて入庫を記録できる機能が役立ちます。
出庫のときは、先に入庫したものから順に出す先入先出（FIFO）に沿った払い出しが可能です。
賞味期限や消費期限のある商材では、古いものから出すことで期限切れの在庫を抑えやすくなります。
必要な管理の細かさは業種によって異なるため、ロット管理まで求めるかどうかは、自社が扱う商品に合わせて判断するとよいでしょう。
入出庫管理システムの導入が必要な現場の特徴
入出庫管理システムは、モノを扱う事業者であれば業種を問わず使えます。
そのなかでも効果が大きい、入出庫管理システムが必要な現場の特徴を見ていきましょう。
入出庫の頻度が高い
毎日の入荷や出荷が多い現場では、紙やエクセルによる管理では記録漏れや入力ミスが発生しやすくなります。
特に繁忙期には、作業スピードを優先するあまり、入出庫情報の登録が後回しになることも少なくありません。
その結果、帳簿上の在庫と実在庫が一致せず、誤出荷や欠品が発生する原因になります。
入出庫管理システムを導入すれば、商品の移動と同時にデータを登録できるため、作業の流れを止めることなく正確な在庫管理を実現できるでしょう。
取り扱う品目数が多い
扱う商品や部品の種類が多いほど、人の記憶や目視だけで在庫を管理するのは難しくなります。
似た品目を取り違えたり、どの棚に何があるのかがわからなくなったりすると、ミスを招く温床です。
入出庫管理システムなら、コードで一つひとつの品目を正確に識別できるため、種類が多くても取り違えを防げます。
品目ごとの在庫数も自動で算出されるので、多品種を扱う現場ほど恩恵も大きいでしょう。
複数の拠点・店舗で在庫を動かしている
入出庫管理システムは、倉庫や店舗が複数あり、拠点をまたいで在庫を動かす現場も向いています。
拠点間の移動は、送り出す側の出庫と受け取る側の入庫がセットになり、記録が二重になりやすいためです。
例えば、多店舗の小売業や、複数の倉庫を持つ企業では、どの拠点に在庫があるのか把握しづらくなります。
全拠点の入出庫を1つのシステムに集約すれば、最新の在庫を離れた場所からでも確認できます。
入出庫管理システムを導入するメリット
入出庫管理システムを導入すると、日々の現場業務にどのようなプラスの変化があるのでしょうか。
入出庫管理システムを導入する主なメリットを解説します。
在庫のずれや誤出荷を防げる
入出庫管理システムのメリットの1つは、入出庫時のミスを防げることです。
出庫のたびにバーコードやQRコードを読み取って登録すれば、誤った商品を出そうとしたときや数量が合わないときに、その場で気づけます。
入庫のときも同じように、届いた品目と数量をコードで照合しながら登録すれば、一つひとつの出入りが正確に記録され、帳簿上の在庫と現物のずれが生まれにくくなります。
誤出荷は出荷し直しの手間だけでなくクレームや信頼低下にもつながるため、出入りの登録時点でミスを止められるのは大きなメリットといえるでしょう。
棚卸の手間を減らせる
日々の入出庫が正確に記録されていれば、帳簿上の在庫と実際の在庫のずれが小さくなります。
その結果、棚卸で数を数え直す作業や、差異の原因を調べる作業の負担も軽くなるでしょう。
バーコードを読み取って棚卸ができる機能を備えたシステムなら、数える作業そのものも効率化できます。
これまで在庫の確認に多くの時間を割いていた現場ほど、棚卸にかかる手間を大きく削減できます。
入出庫作業の属人化を解消できる
紙やエクセルでの管理は、担当者ごとにやり方が異なり、特定の人しか正しく処理できないという属人化を招きがちです。
入出庫管理システムを導入すれば、登録の手順が統一され、コードを読み取って数量を入れるシンプルな操作になります。
それにより、誰が担当しても同じ品質で作業できるようになり、新人への引き継ぎや教育もスムーズになるでしょう。
特定の人に依存しない体制をつくれることは、事業を安定して続けるうえでも重要です。
入出庫管理システムの選び方
入出庫管理システムには多くの製品があり、機能や使い勝手はさまざまです。
自社に合わないものを選んでしまうと、現場に定着せず、かえって手間が増えることもあります。
入出庫管理システムを選ぶ際に確認しておきたいポイントを解説します。
自社の入出庫の流れに合うか
まず確認したいのは、自社の入出庫の流れに合うかどうかです。
入荷から棚入れ、ピッキング、出荷までの工程を、無理なく再現できるかを見ておきましょう。
例えば、ケース単位とバラ単位の両方で出庫する現場なら、その両方に対応できるかが判断材料になります。
現場の実際の動きと合わないシステムは、運用が続かない原因になりかねません。
現場が無理なく使えるか
どれほど高機能でも、現場の担当者が使いこなせなければ意味がありません。
画面がわかりやすく、操作が直感的かどうかは、定着を左右する重要な要素です。
ITツールに不慣れなスタッフでも迷わず操作できるか、日々の作業に自然に組み込めるかを確認しましょう。
多くのシステムは無料プランやお試し期間を用意しているため、導入前に現場で実際に触ってみることをおすすめします。
現場の声を聞きながら選ぶことで、導入後のミスマッチを防げるでしょう。
ロットや期限など必要な管理項目に対応しているか
扱う商品によっては、ロット番号や有効期限、シリアル番号などの管理項目が必要です。
食品や医薬品、精密部品などを扱う場合は、これらの項目に対応しているかを必ず確認しましょう。
必要な管理項目に対応していないシステムを選ぶと、結局は別の方法で補わざるを得ず、二度手間になってしまいます。
自社が管理すべき項目を事前に洗い出し、それらをカバーできる製品を選ぶことが大切です。
既存の販売・会計システムと連携できるか
すでに使っている販売管理や会計のシステムと連携できるかも、見ておきたいポイントです。
受注データと入出庫を連動させたり、在庫の動きを会計処理に反映させたりできれば、二重入力の手間が省け、部門をまたいだ業務がスムーズになります。
CSVでのデータ取り込みやエクスポートに対応しているか、APIによる連携が可能かなど、連携の仕組みを確認しておきましょう。
将来の業務拡大も見据えて、拡張性のある製品を選ぶと安心です。
入出庫管理システムとしてもzaico
入出庫の記録は、在庫管理の土台です。
入庫や出庫だけを切り離して管理するより、在庫の数量や履歴とつなげて一元管理したほうが、在庫のずれは防ぎやすくなります。
入出庫から在庫までまとめて管理したいなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoはスマートフォンでバーコードやQRコードを読み取るだけで入庫・出庫を登録でき、その内容はリアルタイムで在庫数に反映されます。
複数のスタッフや拠点での在庫共有、スマートフォンでの棚卸、CSVでのデータ入出力に対応し、納品書などをAIが読み取る「おまかせAI入庫登録」も提供しています。
入出庫管理をシステム化したい方は、まずはお気軽にzaicoまでご相談ください。
