備品整理がされておらず、オフィスや倉庫にある備品がどこにあるかわからなかったり、探すだけで時間が過ぎてしまった経験はないでしょうか。
また、適切に備品が整理されていないと、必要なものが見つからない、同じものを重複購入してしまうなどの問題は、業務効率の低下やコスト増加につながります。
備品整理のメリットから手順、備品整理の注意点、備品整理を効果的に進めるコツをわかりやすく解説します。
備品整理とは
備品整理とは、オフィスや工場などで使用する備品を適切に分類し、保管場所を定め、管理しやすい状態に整えることです。
ここでいう備品とは、パソコンやプリンター、デスク、オフィスチェアなどの什器備品から、ホワイトボード、工具類、測定器具まで、繰り返し使用する固定資産や物品を指します。
備品は消耗品のように使い切って終わるものではないため、長期間にわたって適切に保管したり、定期的なメンテナンスを行い、その所在を常に把握しておかなければなりません。
備品整理は次に使う人のための準備であり、企業のコスト管理にもつながる重要な取り組みです。
備品を整理するメリット
乱雑に置かれた備品を整理することは、単に職場の見た目をきれいにするだけにとどまりません。
備品整理によって得られる主なメリットを見ていきましょう。
備品を探す時間と手間の削減
備品整理の一番のメリットは、探し物に費やす時間と手間の削減です。
例えば、プロジェクターが見つからず複数の部屋を探し回ったり、目当ての工具を見つけるために倉庫中を探したりする経験は多くの方が持っているでしょう。
こうした探し物の時間に生産性はなく、1回あたりは数分でも、積み重なると膨大な時間のロスになります。
備品整理によって保管場所が明確になれば、すぐに必要な備品を見つけられるようになり、本来の業務に時間を費やすことが可能です。
無駄な購入や重複発注の防止
備品の所在や数が把握できていないと、まだ使える備品があるにもかかわらず、新たに購入してしまうケースがあります。
特に高価な電子機器や専門的な工具の重複購入は、企業の利益を圧迫することになりかねません。
備品を整理し、所在や数を正確に把握できていれば、こうした無駄な出費を未然に防ぐことが可能です。
また、使われていない遊休資産を他部署で活用するような資産の有効利用にもつながります。
オフィススペースの有効活用
使わなくなったPCモニターや、壊れたまま放置された椅子などが、オフィスや倉庫のスペースを占拠しているケースは少なくありません。
不要な備品は保管しているだけで、賃料というコストを発生させています。
備品整理によって不要なものを処分できれば、空いた場所を他の用途に有効活用可能です。
物理的な空間のゆとりは、従業員の働きやすさやモチベーション向上にもつながるでしょう。
備品整理の手順
備品整理を思いつきで始めてしまうと、途中で収拾がつかなくなり、かえって散らかってしまうことがあります。
効率よく、リバウンドしないためには計画的に進めることが重要です。
効果的な備品整理の手順をステップに分けて解説します。
現状把握
備品整理の第一歩は、現状を正確に把握することです。
まず、オフィスや倉庫内にどのような備品がどこにどれだけあるのかを調査し、品目名や数量、保管場所、状態などを記録したリストを作成します。
可能であれば写真も撮影しておくと、後で整理計画を立てる際に役立つでしょう。
現状把握は時間がかかりますが、丁寧に行うことが成功の鍵となります。
不要な備品の選別と処分
現状が把握できたら、次は必要なものと不要なものを分ける選別作業です。
壊れて使えなくなったもの、古くて機能が劣っているもの、今後使う予定がないものなどを洗い出します。
選別基準としては、過去1年間使用していない備品は処分候補とするなど、明確なルールを設けると判断がしやすくなるでしょう。
ここで量を減らすことが、備品管理を楽にするポイントです。
保管場所の決定とラベリング
必要な備品だけが残ったら、それぞれの定位置（アドレス）を決めます。
使用頻度が高いものは取り出しやすい棚へ、頻度が低いものは倉庫の奥へというように、動線を考慮して配置しましょう。
場所が決まったら、棚や収納ボックス、備品本体に品目や管理番号などを記載したラベルを貼り付けます。
「使ったら必ずここに戻す」ということが誰の目にも明らかな状態にすることが重要です。
整理後の状態を維持するためのルールづくり
整理された状態を一時的なもので終わらせないためには、運用ルールの策定が不可欠です。
「備品を持ち出す際は管理台帳に記入する」「使用後は必ず元の場所に戻す」「半年に一度は棚卸を行う」などのルールを明文化し、社内で共有します。
また、備品管理の責任者の明確化も大切です。
ルールが曖昧だと、次第に個人の判断で適当な場所に置かれるようになり、元の雑然とした状態に戻ってしまいます。
備品整理の注意点
備品の整理や処分を行う際には、効率だけでなく慎重さも求められます。
トラブルを避け、スムーズに整理を進めるための備品整理の注意点を解説します。
「いつか使うかも」という感情を挟まない処分の基準を作る
備品整理で難しいのが、処分の判断です。
「いつか使うかもしれない」という感情が働き、結局ほとんど処分できないというケースは少なくありません。
処分できないを避けるためには、1年以上使用実績がない、同じ機能の新しい備品があるなどの客観的な処分基準を事前に設定することが重要です。
処分基準を事前に設定することにより、機械的かつスムーズに選別を進められます。
勝手に処分せず関係者の合意を得る
備品整理の過程で不要と判断したものであっても、独断で処分してはいけません。
特に部署をまたいで共有している備品や高額な備品は、必ず関係者に確認を取り、合意を得てから処分しましょう。
自分にとっては不要に見えても、他の誰かが必要としている可能性があります。
処分予定リストを作成し、一定期間掲示して異議がないか確認するという手順を踏むと安全です。
不要な備品の処分は法令を遵守して適切に行う
備品を処分する際には、関連する法令の遵守が必要です。
特に注意が必要なパソコンなどの電子機器は、資源有効利用促進法に基づき、適切なリサイクルが義務付けられています。
自治体のルールや関連法令を確認し、安全かつ適法に処分しましょう。
また、データが保存されている機器については、情報漏えいを防ぐために、処分前に必ずデータの消去が必要です。
備品整理を効果的に進めるコツ
備品整理は時間と労力のかかる作業ですが、ちょっとした工夫を取り入れることで、作業の負担を減らし、より使いやすい環境を作ることができます。
備品整理を効果的に進めるためのコツを紹介します。
エリアや備品種類ごとにスモールステップで取り組む
オフィス全体や倉庫全体を一度に整理しようとすると、作業量が膨大になり、途中で挫折してしまうことがあります。
「今日は第一会議室だけ」「今週はIT機器類だけ」というように、エリアや種類を区切ってスモールステップで進めるのが成功の秘訣です。
まずは、成果が見えやすく、普段よく使う場所から着手すると、周囲からの協力も得やすくなるでしょう。
写真で整理後の状態を見える化する
整理された状態を維持するためには、文字で書かれたルールよりも視覚的な情報が効果的です。
整理整頓が完了した直後の棚や収納スペースの写真を撮り、その場所に貼り出しておきましょう。
「この写真のとおりに戻してください」というメッセージがあれば、誰でも直感的に正しい置き場所や並べ方を理解できます。
透明ケースや仕切り板などの整理グッズを使う
備品整理の効率を高めるには、適切な整理グッズの活用が有効です。
透明な収納ケースを使えば、開けなくても中身が確認できるため、探す時間を大幅に短縮できます。
また、引き出しの中に仕切り板を設置すれば、小さな備品が混ざることなく、それぞれの定位置を保つことが可能です。
百円ショップなどで手軽に入手できるものも多いので、予算を抑えながら効果的な整理環境を作ることができます。
在庫管理システムを活用して台帳をスマートにする
従来の備品管理では、紙の台帳やエクセルで記録を管理することが一般的でした。
しかし、アナログな方法では記入漏れや入力ミスなどが起きやすく、管理が形骸化しやすいというデメリットがあります。
そこで、バーコードやQRコードを活用した在庫管理システムの導入が有効です。
備品にコードを貼り、スマートフォンでスキャンするだけで登録できれば、管理の手間が大幅に削減されます。
台帳管理をデジタル化し、スマートに運用することが、備品整理を効率化する鍵となります。
備品整理の効率化にzaico
備品整理は一度行えば終わりではなく、整理された状態を継続的に維持していくことが重要です。
そのためには、日頃の備品管理をいかに効率的に行えるようにできるかが重要です。
日々の備品管理を効率化して、備品整理の負荷を抑えたいなら、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoは、備品に貼り付けたQRコードをスマホのカメラでスキャンするだけで、備品の入出庫や貸出・返却を登録できます。
保管場所を登録しておけば、備品を探して社内を探し回る必要もありません。
在庫管理システムを利用した備品整理をお考えであれば、まずはzaicoまでお気軽にご相談ください。
