オフィスには多くの備品があります。
ペンや封筒のような細々とした消耗品やコピー機やパソコンといった機械類など、種類が多く管理の仕方も様々です。
オフィスの備品管理を任されているけれど、もっと効率よく簡単に管理できないだろうかと考えている方もおられるのではないでしょうか。
もし50人ほどの規模のオフィスなら、備品などのモノ管理にはアプリを使うと簡単で手軽に行うことができます。
この記事では、オフィスのモノ管理のコツとおすすめのアプリについてご紹介していきます。
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目次
オフィスのモノ管理6つのコツ
種類が多く、なかなか管理していくのが難しいオフィスのモノ管理。
難しいとはいえ、管理が甘くなってしまうと備品の私物化や紛失が増えて会社の損失につながってしまうばかりでなく、オフィスが雑然としてしまい業務にも支障をきたしてしまいます。
ここでは、すぐに役立つオフィスのモノ管理のコツ６つを紹介します。
保管場所を決める
オフィスのモノ管理にまず必要なことは、その備品の保管場所を決めるということです。
それぞれのモノの「指定席」があれば、取り出したり片付けたりすることが容易になります。
あらかじめ備品の保管場所を決めておくことで在庫確認も楽になりますし、備品のありかをいちいち探さなくてもよいので作業効率アップにもつながります。また、備品の私物化を防ぐという効果もあります。
使用したらすぐ保管場所に戻すということを習慣付けておけば、オフィス内の美化にもつながり顧客からの信用度も上がることでしょう。
ラベルを付ける
備品の保管場所を決めたら、その場所に誰が見てもわかりやすくラベリングすることが大切です。
備品を保管している箱の表面や棚のわかりやすいところに、テプラなどで備品名をラベリングしていきます。
備品ごとに数字を割り振るのもよいですし、シンプルに備品名を記入するのでもよいでしょう。コツは誰もが見てわかるように記入することと、極力「その他」を作らないことです。
見てすぐにわからなければラベリングの効果はありませんし、「その他」を設けてしまうとわかりにくいものは全て「その他」に集められて雑多になってしまうからです。
保管場所をはっきりと視覚化することで、備品管理担当者だけでなく社員全員がすぐ取り出せるようになり、業務の時間短縮を図ることができます。
ルールを作成
備品管理のルールを作成しておくのも重要なことです。
備品を使用する際は必ず管理台帳に記入する、使用したらすぐ元の場所に返却するなどのルールを作り、それが社内で遵守されれば、管理担当者の負担を大きく減らすことができます。
ただし、ルールはあまり複雑化しないように気をつけなければなりません。
複雑なルールでは、初めのうちはよくても慣れてくるとだんだんと面倒になり、守られにくくなってしまいます。
長期的に運用していくためにも、シンプルで覚えやすいルール作成を心がけましょう。
周知する
保管場所を決め、管理ルールを設定したら必ず社内に周知しましょう。それらが社員全員に周知されていなければ、効果が激減してしまいます。
ツールで見える化する
ツールとは、Excelやスプレッドシート、アプリなどを指します。
備品管理台帳をExcelやスプレッドシートで作成する方法や、備品管理に特化したアプリを利用して効果的に「見える化」するという手もあります。
手書きで備品管理台帳を記入していくよりも、Excelやスプレッドシートで作成する方が効率的に管理していくことができ、データのバックアップを取るのも簡単です。
また、備品管理のアプリを使えば備品の数や位置を正確に把握したり、備品の使用頻度を調べて発注の計画を立てたりすることが手軽にできるようになります。
棚卸をする
半年、または1年に1度など定期的に備品の棚卸を行いましょう。
きちんと管理を行っていると思っていても、実際に棚卸をしてみると在庫と台帳に記載されている数が違うということがよくあります。
棚卸には時間も人員も多く必要になりますが、管理台帳と実際の誤差を減らし損失を抑えるのには棚卸は不可欠です。
モノ管理はアプリがおすすめ
50人程度のオフィスにあるモノ管理を行うには、アプリを使用するのをおすすめします。
そのメリットは、次の４つです。
- 時短になる
- 手軽である
- 画像を付けられるものもある
- 共有がしやすい
アプリでは、管理する項目の自動入力や、棚卸のときに数を確認した後すぐその場で入力ができるため時短になります。
またスマートフォンやタブレットで管理ができるため、重い手書きの管理台帳を持ち運ぶ、棚卸のとき個数を記入していく表をわざわざ作成するといった手間がなく手軽に行うことができます。
アプリの中にはデータに画像を付けられるものもあるので、備品番号と備品の画像を登録しておく、または備品の場所の画像を登録しておくなどの使い方ができます。
番号と備品が一致しない、備品の場所がわからなくなったということがなくなります。
社員が持っているスマートフォンやタブレットに同じアプリをインストールすれば、データの共有も簡単です。
オフィスの備品管理をアプリで行うことについては、こちらの記事も参考にしてください。
オフィスの備品管理はアプリで可能！最適なアプリの選び方まで紹介｜zaicoブログ
モノ管理におすすめの無料アプリ
モノ管理はアプリでするのがおすすめ、ということは前章で述べたとおりですが、ここではモノ管理に無料で使えるおすすめのアプリを3つ紹介します。
monoca
引用元 : monoca https://kanri.sola-air.com/monoca/
備品が多く、細かいカテゴリー分けが必要になる場合はこちらのアプリ「monoca」が便利です。
カテゴリー・サブカテゴリーの設定までできるのでかなり詳細に備品の分類が可能です。
保証期間などをアラーム設定することもできるので、気がついたら交換時期を過ぎてしまっていた、ということも避けられます。
無料版では登録できるのが30件までですが、有償版（980円）ならば登録件数の制限はありません。その他、カメラで文字の自動取り込みをして入力できる機能もあります。
メリット
- 細かい分類ができる
- 保証期間、消費期限などをアラーム設定することが可能
- 備品の画像を登録できる
MONOLOG
引用元 : Appliv https://app-liv.jp/3757160/
MONOLOGは保管場所ごとに置いている備品の画像を表示できるので、ぱっと見てどこに何の備品があるかわかりやすいことが特徴です。登録情報から一括検索も可能です。
あらかじめ登録できる項目（製品名、購入金額、購入時期など）が決まっているので、それに沿って入力していけばよいというところが手軽。それ以外にも登録しておきたい情報は「メモ」に登録すればOKです。
メリット
- 保管場所ごとに備品の画像が表示されるのでわかりやすい
- 保証期間や消費期限なども登録できる
- 入力する項目があらかじめ決まっている
デジタルタグ
引用元 : Appliv https://app-liv.jp/1145108/
備品が入っている収納ボックスや棚にタグ番号を割り振り、中身を写真にとって登録しておけばタグ番号を入力するだけで何が入っているかを開けずにすぐ確認できます。
デジタルタグはまさに備品の「見える化」ができるアプリです。
入力できる項目が少ないのでアプリ上で細かく分類することには向いていませんが、手軽に利用することができるでしょう。
メリット
- 備品がどの場所にあるか探しやすい
- 登録する項目が少ない
- 収納されている場所にタグ番号を割り振って中身の画像を登録しておけば、開けずに内容の把握ができる
在庫管理・棚卸をカンタンに！「クラウド在庫管理ソフトzaico」
備品が多く管理が大変になりがちなオフィスのモノ管理。
備品の保管場所を決めてラベリングし定期的に棚卸を行うこと、そしてシンプルな管理ルールを作って社内に周知徹底していくのがモノ管理のコツです。
これらをより手軽かつ簡単に行っていくにはアプリを使用するのがおすすめです。
今回は無料で使えるモノ管理のアプリを３つ紹介しましたが、モノ管理には「クラウド在庫管理ソフトzaico」をおすすめします。
クラウド在庫管理ソフトzaicoなら、備品名や保管場所などの管理登録情報を簡単にバーコード/QRコード化できるので、棚卸はスキャンするだけ。アプリなのでスマートフォンやタブレットから情報共有も簡単です。
モノ管理を手軽に簡単に行いたいとお考えの方は、ぜひ下記から内容をご確認ください。
