必要なときに必要な分だけを確保するのが在庫管理の理想ですが、現実はなかなか思いどおりにはいきません。
「欠品を恐れて多めに発注した結果、余分な在庫を抱えてしまった」という過剰発注の悩みに直面したことがある方は多いのではないでしょうか。
過剰発注によって生じる問題から、過剰発注の原因、過剰発注が起きやすい企業、効果的な過剰発注対策についてわかりやすく解説します。
過剰発注とは
過剰発注とは、文字どおり「必要以上の量を発注してしまうこと」を指しますが、単に量が多いことだけが問題ではありません。
現在の需要や倉庫の保管能力、販売計画に対して、バランスを欠いた仕入れを行っている状態を意味します。
企業の在庫管理において、ある程度の在庫を持つことは、急な注文増に対応するために必要なことです。
しかし、それが適正な範囲を超え、長期間動かない「滞留在庫」となってしまうと、それはリスクへと変わります。
過剰発注の常態化は、単なる「買いすぎ」という現場レベルの問題にとどまらず、経営にも影響する問題として捉える必要があります。
過剰発注によって生じる問題
過剰発注は、一見すると「在庫が豊富にある安心感」をもたらすように思えるかもしれません。
しかし、実際には現場業務や企業経営にさまざまな問題を引き起こします。
過剰発注によって生じる代表的な問題を解説します。
現場オペレーションの混乱
過剰発注により必要以上の在庫が積み上がると、まず直面するのが補完スペース不足です。
本来置くべき場所に商品が入らず荷物が溢れ出すことで、商品を探すのに時間がかかったり、荷物を移動させながら作業したりしなければならず、作業効率が低下します。
また、整理整頓が行き届かなくなることで、誤出荷や紛失を誘発する原因にもなり、現場のモチベーション低下にもつながりかねません。
在庫保管コストの増加
在庫を保管するためには、物理的なスペースだけでなくさまざまなコストがかかります。
倉庫の賃料や光熱費などの固定費はもちろん、在庫が増えれば追加の保管スペースを借りる必要もでてくるでしょう。
在庫が多いほど棚卸作業に時間がかかり、在庫の整理や管理にも多くの労力（人件費）を要します。
こうした保管コストは、商品が売れるまで継続的に発生するため、利益を圧迫する要因です。
在庫劣化・廃棄ロスの発生
商品によっては、時間の経過とともに品質が劣化したり、陳腐化したりして価値が低下します。
価値の低下は、食品や化粧品、アパレルなどでは特に顕著です。
過剰発注によって長期間在庫として眠った商品は、最終的に廃棄せざるを得ない場合もあります。
廃棄ロスは、売上につながらないばかりか、廃棄コストという追加負担も生み出します。
キャッシュフローの悪化
過剰発注は企業の資金繰りにも影響を与えます。
在庫として眠っている商品は、まだ現金化されていない資産です。
過剰発注によって手元の現金が在庫に固定化されてしまうと、運転資金が不足し、他の重要な投資や支払いに支障をきたすことにもなりかねません。
特に資金力に限りがある中小企業では、キャッシュフローの悪化が経営を圧迫する要因となります。
過剰発注が起きる原因
過剰発注は偶然起きるものではなく、その多くは、在庫管理の仕組みや運用の問題が原因です。
過剰発注が起きる代表的な原因を解説します。
需要予測の精度が低いため
発注量を決める際の根拠となるのが「これくらい売れるだろう」という需要予測です。
この予測の精度が低いと、実際の需要との乖離が生じ、過剰在庫となります。
市場のトレンドが下降気味であるにもかかわらず、過去の成功体験に引きずられて強気な予測を立ててしまうことは、過剰発注の典型的なパターンです。
担当者の経験や勘に頼って発注判断しているため
発注業務を担当者の経験や勘に頼っている状態も危険です。
ベテランの勘が当たることもありますが、属人的な判断には個人のバイアスや思い込みが入り込みやすく、客観性に欠けます。
経験や勘による判断は再現性がなく、なぜその量を発注したのか説明が難しいため、過剰発注に陥っても原因の特定や改善が困難です。
欠品を恐れるあまり安全在庫を持ちすぎるため
欠品による販売機会の損失は、営業担当者や発注担当者が最も避けたい事態です。
そのため、不測の事態に備えて保有しておく「安全在庫」を、必要以上に手厚く設定してしまうことは少なくありません。
本来、安全在庫は計算に基づいて算出されるべきものですが、基準があいまいなまま「とりあえず多めに」という心理が働くと、過剰発注の可能性が高まります。
在庫データが実在庫とズレているため
発注判断の元となる在庫データが実際の在庫数とズレていることも、過剰発注の原因の1つです。
入出荷の入力漏れや伝票の処理ミスなどにより、実際よりも少なく記録されていると、担当者は「在庫が足りない」と誤認して追加の発注をかけてしまいます。
在庫の差異を放置していると、発注のたびに余計な仕入れが発生し、過剰在庫につながります。
過剰発注が起きやすい企業の特徴
過剰発注が常態化している企業は、組織体制や管理手法に問題があることが少なくありません。
過剰発注が起きやすい企業に共通する特徴を見ていきましょう。
自社の状況に当てはまるものがないか、確認してみてください。
発注ルールや基準があいまい
発注のルールや基準が明文化されておらず、担当者の裁量に任されている現場は要注意です。
例えば、「在庫が少なくなったら発注する」という曖昧な基準では、担当者ごとに判断のばらつきが生じます。
明確な発注ルールがないことは、過剰発注を許容していることと同じです。
在庫管理を紙やエクセルなどアナログな手法に頼っている
紙の台帳やエクセルで在庫管理を行っている企業では、リアルタイムでの在庫把握が困難です。
また、手作業での記録は入力ミスや記録漏れが発生しやすく、データの正確性が保証されません。
リアルタイムで正確な在庫状況が把握できないと、結果として「念のため多めに発注する」という過剰発注を助長します。
定期的な在庫分析や棚卸しを実施していない
日々の業務に追われ、入出庫処理だけで手一杯になってしまい、在庫の分析や正確な棚卸しがおろそかになっている企業も危険です。
在庫分析を行わないと、どの商品がどれくらいのペースで売れているのかという情報が得られません。
また、棚卸しを怠ると、データと実在庫のズレが拡大し、適正な発注判断ができなくなります。
現状把握が正しく行われず、無駄な発注を生む悪循環につながります。
過剰発注を起こさないための対策
過剰発注の問題は、精神論や注意喚起だけでは解決しません。
客観的なデータを活用し、業務プロセスを仕組み化する組織的な取り組みが必要です。
過剰発注を起こさないための対策を解説します。
過去データを活用した需要予測の精度向上
過剰発注を防ぐ第一歩は、需要予測の精度を高めることです。
「昨年の同時期にどれくらい売れたか」「直近3ヶ月のトレンドはどうか」といったデータを可視化しましょう。
エクセルのグラフ機能を使うだけでも、ある程度の傾向は見えてきます。
データに基づいた裏付けがあれば、過度な不安による発注も抑えられるはずです。
適正在庫と発注点・発注量の設定
次に、商品ごとに適正在庫数を定め、発注点（いつ発注するか）、発注量（いくつ発注するか）を設定して発注ルールを明確にしましょう。
適正在庫は、需要予測に基づいて、過剰でも不足でもない適切な水準を設定します。
発注点はリードタイムを考慮し、発注量は発注コストと保管コストのバランスを考慮して定めます。
これらを明確に設定することで、感覚に頼らない発注が実現可能です。
在庫管理システムの導入による発注業務の仕組み化
ここまで見てきた原因の解消や、対策の実践をもっとも効果的に行える方法は、在庫管理システムの導入です。
在庫管理システムを活用すれば、リアルタイムで正確な在庫状況を把握できることはもちろん、発注点に達した商品の通知や蓄積されたデータを使った分析なども可能です。
また、日頃の在庫管理でも、バーコードやQRコードを活用した入出庫管理により、手作業に起因するミスを防ぎ、常に正確な在庫データを維持できます。
人による判断や作業を最小限に抑え、システムによる客観的な管理へ移行することが、過剰発注脱却の近道です。
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過剰発注は単に現場の問題にとどまらず、コスト増加やキャッシュフロー悪化のような経営課題にもつながる問題です。
その主な原因は、在庫情報の不正確さや、発注判断の属人化にあります。
問題を解決するには、現場の感覚に頼る管理から、データに基づく客観的な管理へと転換しなければなりません。
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また、あらかじめ設定した発注点を切ると自動で通知が届くため、数値に基づく発注管理が可能です。
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