「在庫が足りなくて急いで追加発注した」「発注しすぎて倉庫が溢れてしまった」こうした発注精度の問題に悩まされている場合もあるかもしれません。
発注精度が低いままでは、欠品による機会損失や過剰在庫によるコスト増大が繰り返されます。
発注精度を上げることの重要性と難しい原因から、発注精度を上げる方法と現場で実践しやすいポイント、発注精度を上げるのに役立つツールを解説します。
発注精度を上げることの重要性
発注精度とは、必要な商品を必要な数量だけ、適切なタイミングで発注できる正確さのことです。
発注精度を上げることができれば、欠品を防ぎながら過剰在庫も抑えられ、キャッシュフローの改善につながります。
反対に、発注精度が低い状態が続くと、販売機会の損失や廃棄ロスが発生し、利益を圧迫しかねません。
急な追加発注や在庫の入れ替え作業が頻発すると、現場の負担が増大し、本来注力すべき業務に手が回らなくなります。
また、仕入先への発注量が安定しないと信頼関係にも影響を及ぼすことになるでしょう。
発注精度を上げることは、こうした事態を未然に防ぎ、コスト削減・業務効率化・仕入先との関係維持など、経営全体にプラスの効果をもたらす重要な取り組みです。
発注精度を上げるのが難しい理由
発注精度がなかなか上がらない現場には、多くの場合、共通した問題があります。
発注精度を上げるのが難しい理由を解説します。
勘と経験だけで発注しているから
発注精度が上がらない主な理由は、発注量を担当者の勘と経験だけで決めていることです。
判断の基準が個人の感覚にあると、同じ商品でも担当者や日によって発注量がぶれてしまいます。
例えば、慎重な担当者は多めに発注し、楽観的な担当者は少なめに発注する、といった差が生まれるでしょう。
また、判断の根拠が共有されていないため、担当者が交代したときに同じ精度を保つのが難しくなります。
リードタイムを正確に把握できていないから
リードタイムとは、発注してから商品が手元に届くまでにかかる時間のことです。
このリードタイムを正確に把握できていないと、必要なタイミングに商品が届かず欠品が発生したり、逆に早く届きすぎて保管コストが増えたりします。
リードタイムは仕入先や商品によって異なるだけでなく、季節や物流状況によっても変動するものです。
一度把握したリードタイムをそのまま使い続けていると、実態とのズレが大きくなり、発注精度の低下につながります。
需要の変動を発注に反映できていないから
商品の需要は一定ではなく、季節・イベント・市場トレンドなどさまざまな要因で変動します。
こうした需要の変動を発注に反映できていないと、売れ筋の商品が欠品したり、動きの鈍い商品を余分に抱えたりする事態を招きかねません。
需要変動の反映には過去の販売・出荷データの分析が不可欠ですが、データの収集や分析が仕組み化されていないと、変動への対応が後手に回ってしまいます。
結果として発注量のブレが常態化し、在庫のバランスを保つことが難しくなるでしょう。
発注精度を上げる主な方法
発注精度を上げるには、勘に頼った判断を、数値にもとづくルールへ置き換えていくことが大切です。
発注精度を上げる主な方法を紹介します。
発注点と安全在庫を適切に設定する
発注のタイミングと量を勘で決めないために、発注点と安全在庫を設定することが有効です。
発注点とは、在庫がこの数量まで減ったら発注する、という基準のことです。
安全在庫は、需要の変動やリードタイムのばらつきに備えて確保しておく最低限の在庫量を指します。
発注点は「1日あたりの平均出荷量 × リードタイム + 安全在庫」で算出するのが一般的です。
こうしたルールがあれば、担当者の判断によらず同じタイミング・同じ量で発注でき、担当者による発注量のばらつきを抑えられるでしょう。
リードタイムを正確に把握して発注に反映する
発注精度を上げるためには、仕入先ごと・商品ごとのリードタイムを正確に把握し、発注計画に組み込む必要があります。
まずは過去の発注データから、実際にかかったリードタイムの平均値と最大値を算出しましょう。
平均値だけでなく最大値も把握しておくことで、遅延リスクに備えた余裕のある発注が可能になります。
リードタイムが安定しない仕入先は、バッファを多めにとるか、代替の仕入先を確保しておくなどの対策も有効です。
過去の販売・出荷データから需要を予測する
需要の変動に対応するには、過去の販売・出荷データをもとに今後の需要を予測することが効果的です。
まずは月単位・週単位での出荷推移を確認し、季節ごとの傾向や周期的なパターンをつかみましょう。
売上が伸びる時期・落ち込む時期が見えてくれば、それに合わせて発注量を増減させる判断がしやすくなります。
需要予測の精度を高めるためには、できるだけ長期間のデータを蓄積し、外れ値の影響を除いて分析することがポイントです。
効果的に発注精度を上げるポイント
発注点や需要予測の仕組みは、一度つくって終わりではなく、改善を続けるなかで精度が安定していきます。
つくった仕組みを運用し、効果的に発注精度を上げるためのポイントを解説します。
発注ルールを定期的に見直す
設定した発注点や安全在庫は、定期的に見直すことが欠かせません。
需要や仕入先の状況は時間とともに変わるため、設定した当初の数値が実態に合わなくなることもあるからです。
例えば、出荷量が以前より増えた商品の発注点を据え置いたままでは、欠品が起こりやすくなってしまいます。
季節の変わり目など節目のタイミングで、実績と照らし合わせて数値を更新していくとよいでしょう。
担当者に依存しない仕組みにする
特定の担当者だけが発注の判断基準を把握している状態では、その人が不在になった途端に精度が下がります。
発注ルールや判断基準を文書化し、誰が担当しても同じ基準で発注できる仕組みを整えましょう。
例えば、発注点を下回ったらアラートが出る仕組みを導入すれば、経験の浅い担当者でも適切なタイミングで発注が可能です。
属人化の解消により、組織全体として安定した発注精度を維持できるようになります。
現場が無理なく在庫を記録できるようにする
どれだけ発注ルールを整えても、もとになる在庫データが不正確では精度は上がりません。
発注点にもとづいて発注するには、現在の在庫数が正しく把握できていることが前提になるためです。
そのためには、現場が無理なく在庫を記録できる状態にしておくことが求められます。
入力や記録の手間が大きいと記録そのものが後回しにされやすいため、できるだけ手間を減らし、在庫データを正確に保てる運用を整えましょう。
発注精度を上げるのに役立つツール
ここまでの取り組みを人手やエクセルだけで続けるには、限界があります。
在庫の把握や需要予測を効果的に行い、発注精度を上げるのに役立つツールを紹介します。
在庫管理システム
在庫管理システムは、入出庫の記録や在庫数の管理をデジタル化するツールです。
リアルタイムで在庫状況を把握できるため、発注判断に必要な情報を正確かつ迅速に得られます。
在庫が発注点を下回った際に自動で通知を送る機能を備えた製品も多く、発注の遅れや忘れの防止にも効果的です。
手書きの台帳やエクセル管理から脱却し、発注精度の向上と業務効率化を同時に実現できるのがメリットといえるでしょう。
受発注管理システム
受発注管理システムは、発注書の作成や仕入先とのやり取りを一元化できるツールです。
発注内容を画面上で管理できるため、発注数量の入力ミスや発注の重複といったヒューマンエラーを減らしやすくなります。
過去の発注履歴を残せるので、いつ・どこに・どれだけ発注したかを後から確認しやすい点も利点です。
発注業務そのものの正確さを高めたい場合に向いたツールといえます。
AI需要予測ツール
AI需要予測ツールは、過去の販売・出荷データや外部データをAIが分析し、将来の需要を自動的に予測するツールです。
人手では難しい大量のデータ処理や複雑なパターンの分析をAIが行うため、予測精度の大幅な向上が見込めます。
天候データや市場トレンドなどの外部要因も加味した予測ができるツールもあり、従来の経験則では捉えきれなかった需要の変化にも対応しやすくなるでしょう。
近年ではクラウド型で初期コストを抑えて導入できるサービスも増えており、中小企業でも利用しやすくなっています。
発注精度を上げるならzaico
発注精度は、発注点や安全在庫といった仕組みを整えるだけでなく、それを支える在庫データを正確に保ち続けてはじめて安定します。
実在庫の把握や記録を手作業に頼っていては、入力の手間や属人化がネックとなり、精度の維持・向上は簡単ではありません。
発注精度を上げる仕組みづくりをお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoなら、スマホでバーコードやQRコードをスキャンするだけで入出庫を記録できるので、発注精度の向上に欠かせない正確な在庫データを蓄積できます。
また、在庫が設定した発注点を下回るとアラートで知らせる機能や、発注に特化した機能の提供もしております。
発注精度を上げるためにシステムの利用をご検討であれば、まずはお気軽にzaicoまでご相談ください。
