オフィスの備品管理はアプリで可能!最適なアプリの選び方まで紹介

「オフィスの備品管理がうまくできていない」
「もっと効率よく備品管理を行いたい」と感じていませんか。

オフィスの備品といってもパソコンなどの電子機器から、机や椅子などの大きいものなど、多岐にわたります。 オフィス備品をあいまいなまま管理していると、意外にも無駄なコストがかかっていることに気がつきません。
オフィスの備品管理はコスト削減に直結する部分が多いのでしっかり行いましょう。
単調な作業も多く、数も多いため、管理が雑になってしまうことが多い備品管理ですが 、備品管理アプリ(在庫管理アプリ)を利用することで煩わしい作業から開放され、簡単に実現することができます。
この記事では備品管理が必要な理由と、備品管理アプリを紹介、またアプリの選び方を詳しく紹介していきます。

オフィスの備品管理を徹底すべき理由

備品管理を実施するべき2つの理由

  1. 無駄を把握できる
  2. 業務の効率化ができる

そもそもなぜオフィスの備品を管理する必要があるのでしょうか?
なんとなく管理していたほうが良いと思う人や、よく分からずに悩んでいる人も多いでしょう。
備品管理をする前に目的を明確にしましょう!

無駄を把握できる

備品管理があいまいなままだと、備品がどこで使用されているのか分からず、よく使われる備品なのかも把握できません。
利用頻度の少ない備品を多く補充してしまうと、保管スペースを圧迫する原因になります。 また高額な備品などは必要以上に補充してしますと無駄なコストに繋がります。
さらに、在庫があると思っていたらすでになくなっていたりすることも。

しっかりと備品管理ができていると備品の見える化ができ、このような無駄が分かるようになります。
見える化ができると、例えば、フロアで不足しているコピー用紙が、別のフロアでは実は大量に余っていたといった在庫過多に気づけたり、在庫数が少なくなった消耗品に早く気づけます。また保管していたはずの場所にない備品も発見するなど、備品の紛失にも気がつくことできます。

業務効率化につながる

オフィスの備品は従業員が共同で使ったり、使い回したりするものも多いです。そのため備品の所在が分からなくなることも多いです。
備品管理がちゃんとできていると、備品の使用している場所や残数を把握できるので、総務の担当者が無駄に走り回り探す手間を減らすことができます。また備品の残数が少なくなった時は、いち早く発注できるようになるので、発注業務の時間を減らすことができます。
借りる従業員としても、必要な時にすぐ備品を借りることができ、業務が停滞するのを防ぐことができます。

 

オフィスの備品管理はアプリでできる

ではどのようにして備品を管理するのでしょうか。備品管理の一般的な方法に台帳管理があります。
備品や物品を管理する台帳を作成すれば、オフィス備品を一元管理することができます。大腸には、誰がどの備品をいつ借りたのかを記録します。 大腸には紙媒体やエクセル(Excel)を利用することも多いですが、アプリを利用することで簡単にオフィスの備品管理ができます。

備品管理アプリのメリット

備品管理アプリには次の3つのメリットがあります。

  • 総務担当の負担が減る
  • 棚卸が楽になる
  • 簡単に共有できる

総務担当の負担が減る

アプリで備品管理をすると、 オフィス備品をデータとして効率的に管理できるようになります。 さらに位置情報や使用状況、利用者を一括で把握することができます。

備品の数量が減ってきた際に、自動でアラート機能やメールで教えてくれる発注点管理や、リース商材の返却期限お教えてくれる機能もあります。これにより廃棄計画やリースのスケジュールも計画しやすくなります。

また、管理する項目も自動入力することもできるので、担当者ごとの入力ミスや属人化を防ぐことにも繋がります。

棚卸が楽になる

スマートフォンなどのモバイル端末でも利用することができるため、実際に備品の数を数える棚卸では、棚卸現場で結果をすぐに入力することができるので、リアルタイムで正確な在庫状況を把握することができます。
エクセルや紙を使った棚卸では、 棚卸現場で数を数えた後で、自席で結果を入力することもあるため、数を間違って入力したり、時間もかかってしまいます。

簡単に共有できる

データで管理するため、他の従業員とも簡単に情報共有できます。 管理する人も利用する人もリアルタイムで正確な在庫状況を見ることができるので、 時間の短縮につながります。

備品管理アプリのデメリット

備品管理アプリには2つのデメリットがあります。

  • 使い方は簡単だが周知が必要
  • パソコンやスマートフォンなどアプリを使える環境が必要

使い方は簡単だが周知が必要

アプリ自体の操作に慣れる必要があり、従業員にもマニュアルなどで周知する必要があります。せっかくデータで管理できるようになったとしても、使い方が作業担当者ごとに違っていると、 正しく備品管理ができなくなり思わぬミスに繋がります。
入力方法などもルールで統一されていないと、属人化を防ぐことができなくなります。

パソコンやスマートフォンなどアプリを使える環境が必要

アプリで備品管理する場合、どうしてもアプリを実行するパソコンやスマートフォンなどのデバイスが必要になります。そのため、初期投資が必要な場合もありますが、従業員が既に使用しているパソコンや社用携帯がある場合、 それらを利用することで費用削減ができます。

 

オフィスの備品管理アプリの選び方

備品管理アプリといっても様々なアプリがあります。
料金が無料で使えるアプリから、月々の利用料金が発生するアプリなどあります。
機能でも、単純な備品管理だけでなく、別システムと連携できるものや、棚卸機能がついているものなど様々です。
ここでは実際に備品管理アプリの導入検討する上で、アプリを選ぶポイントについて解説していきます。

ラベル管理は必要か

備品をカテゴリーや使用頻度、保管場所によって分類すると管理がしやすくなります。備品を分類したら、それぞれの物品にラベリングをしましょう。 管理ラベルをそれぞれの物品に貼り付ければ、 さらに見える化しやすくなります。
管理ラベルとは、 ICタグや、 QRコード、バーコード(JANコード)といったラベルで、
備品情報を紐付けることができます。紐付けることで、ラベルを読み込むだけで取得日や保管場所などの情報をすばやく把握できます。
アプリによっては、このラベルを自動で発行してくれる機能もあります。

保管場所は複数あるか

備品の保管する場所が複数ある場合、アプリも複数の保管場所、複数拠点に対応している必要があります。
例えば、複数のフロアで同じ商品を管理する場合や、東京と福岡などの拠点・支店がある場合などです。
異なる保管場所同士で備品を移動する場合も考えられるため、複数の保管場所での管理が対応してるアプリだとそういった移動作業もスムーズになります。

棚卸機能の有無

備品の修理・メンテナンス、適正な在庫数の維持、紛失や私物化の防止のためには、定期的な棚卸が必要です。
棚卸を実施することで、備品管理台帳に記載している備品の情報と、実際の現場で使用されている備品や保管場所の備品に差異がないかを確認できます。
アプリに棚卸機能があると、現場で直接棚卸しの結果を比較できるので、棚卸業務の効率化につながります。

ランニングコストはどのくらいか

オフィスの備品をしっかりと管理することで、業務の効率化や無駄なコストを削減することができますが、管理するアプリのランニングコストについても考えなければなりません。
備品管理は企業の主要業務ではないため、なかなか大きなコストをかけてまで管理はできない企業が多いです。
アプリは無料で利用できるものから、定額サービス(サブスクリプション)として利用できるものなどあります。上記のような機能があっても、1ヶ月あたり500円程度で利用できるアプリも。

 

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料金も1月1000円程度と 導入しやすい金額となっております。

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