商品を受注しても、出荷するための在庫を適切に確保できていなければ、欠品や出荷遅延が発生する可能性があります。
特に複数の注文を同時に処理する企業では、同じ在庫を複数の受注に割り当ててしまわないための管理が重要です。
受注後に必要な在庫を確保する処理が受注引当です。
受注引当を正確に行うことで、出荷できる在庫を把握しやすくなり、受注から出荷までの業務も円滑に進められます。
受注引当の意味や目的、受注引当の基本的な流れ、起こりやすい受注引当の課題、受注引当を効率化するポイントを解説します。
受注引当とは
受注引当とは、顧客から受けた注文に対して、出荷に必要な商品在庫を確保する処理です。
たとえば在庫が10個ある商品に対して5個の注文を受けた場合、5個を注文分として確保し、残り5個を新たな注文に利用できる在庫として管理します。
受注引当は在庫引当の一種です。
在庫引当は、受注や生産など将来使用する予定の在庫をあらかじめ確保し、他の用途に使用されないようにする考え方を指します。
重要なのは、実際に倉庫に存在している実在庫と、新しい注文に利用できる在庫は必ずしも同じではない点です。
すでに受注へ引き当てられている商品は倉庫内に存在していても、新しい注文には利用できません。
受注量が増えるほど、実在庫だけではなく引当済みの数量まで把握する必要があります。
正確な受注引当は、欠品や二重販売を防ぎ、安定した出荷業務を行うために重要です。
受注引当とは：受注引当を行う目的
在庫の確保状況を明確にすることで、二重販売の防止や出荷可能数の把握、出荷業務の効率化につながります。
受注引当を行う目的を解説します。
在庫の二重販売を防ぐ
受注引当を行わず実在庫だけを確認して注文を受けると、すでに別の顧客向けに販売が決まっている商品を再び販売してしまう可能性があります。
特に複数の担当者や販売チャネルから注文を受けている場合は注意が必要です。
二重販売が発生すると、一方の顧客へ商品を出荷できなくなり、納期変更や注文キャンセルなどの対応が必要になります。
顧客満足度の低下や追加対応による業務負担につながるため、受注時点で在庫を確保することが重要です。
出荷可能な在庫数を把握する
実際に倉庫にある在庫数だけでは、新しい注文を何個受けられるか判断できない場合があります。
すでに受注へ引き当てられている在庫を除き、新たに利用できる在庫数を把握する必要があります。
引当済みの数量と利用可能な数量を分けて管理できれば、営業担当者や受注担当者も注文を受けられる数量を判断しやすくなります。
在庫確認にかかる時間を減らし、顧客への回答も迅速に行いやすくなります。
受注から出荷までを円滑にする
受注時点で在庫を確保しておけば、出荷担当者は注文内容に基づいて対象商品を準備しやすくなります。
出荷直前になって在庫不足が判明し、商品を探したり代替品を確認したりする作業も防ぎやすくなります。
受注と在庫の情報が適切につながっていれば、受注確認からピッキング、出荷までの業務を進めやすくなります。
出荷遅延を防ぎ、予定した納期に商品を届けるためにも受注引当は重要です。
受注引当とは：受注引当の基本的な流れ
受注引当では、企業によって細かな業務フローは異なりますが、基本的な流れを理解して管理方法を統一することが重要です。
受注引当の基本的な流れを解説します。
注文内容を確認する
最初に顧客から受けた注文内容を確認します。
商品名や商品コード、数量、納期、配送先などを確認し、どの商品を何個確保する必要があるかを明確にします。
似た商品や型番違いの商品を取り扱っている場合は、商品コードなどを利用して正確に識別することが重要です。
注文内容を誤って確認すると、別の商品を引き当てて誤出荷につながる可能性があります。
在庫数を確認する
注文内容を確認したら、対象商品の在庫数を確認します。
単純な実在庫だけではなく、すでに別の注文へ引き当てられている数量を確認し、新しい注文へ割り当てられる数量が十分にあるか判断します。
複数の倉庫や店舗で在庫を保有している場合は、どの拠点から出荷するかも確認する必要があります。
在庫が分散している場合は、保管場所ごとの数量を正確に把握することが重要です。
必要な数量を受注に引き当てる
必要な在庫が確保できることを確認したら、注文数量を受注へ引き当てます。
引き当てた在庫は、他の注文で利用しないように管理します。
複数の受注を同時に処理する場合は、先に受けた注文から引き当てるなど、社内で優先順位を決めておくことも重要です。
担当者ごとに判断基準が異なると、同じ在庫を重複して確保する原因になります。
出荷後に在庫数を更新する
商品を出荷したら、出庫した数量を在庫情報へ反映します。
受注引当の情報だけが残っていたり、出荷後も在庫数が更新されていなかったりすると、実在庫と管理上の在庫に差異が発生します。
出荷処理と在庫数の更新を一連の業務として行うことが重要です。
在庫情報を速やかに更新することで、次に受ける注文に対しても正確な在庫数を確認できます。
受注引当とは：受注引当で起こりやすい課題
受注引当では、基礎となる在庫情報が正確でなければ適切な数量を確保できません。
受注引当で起こりやすい課題を解説します。
実在庫と在庫データに差異がある
在庫管理表では10個あるにもかかわらず、実際の倉庫には8個しかない状態では、10個を受注へ引き当てることはできません。
在庫データを信頼して受注すると、出荷時に不足が判明する可能性があります。
在庫差異が原因で商品を確保できなければ、出荷遅延や注文キャンセルにつながります。
定期的な棚卸や入出庫記録の徹底によって、在庫情報の正確性を維持することが必要です。
複数の注文で在庫が重複して引き当てられる
複数の担当者がExcelや紙を見ながら受注を処理していると、同じ在庫を別々の注文へ引き当ててしまう場合があります。
特に受注情報と在庫情報の更新に時間差があると、重複した引当が発生しやすくなります。
重複引当が発生すれば、いずれかの注文で商品を用意できません。
注文が集中する企業では、引当済みの数量を関係者が速やかに確認できる仕組みが重要です。
欠品時の対応が複雑になる
受注数量に対して在庫が不足している場合は、入荷を待つのか、一部の商品だけ先に出荷するのか、別拠点から在庫を移動するのかを判断する必要があります。
欠品時の対応ルールが決まっていなければ、担当者によって対応が異なる可能性があります。
対応判断が遅れるほど顧客への連絡や出荷も遅くなります。
在庫不足が発生した際の優先順位や処理方法を事前に決めておくことが重要です。
手作業では処理に時間がかかる
受注件数が少ない場合は、Excelなどを使って受注と在庫を確認する方法でも対応できます。
しかし、注文数や商品数が増えると、注文を受けるたびに在庫数を調べ、引当数量を記録する作業に時間がかかります。
手作業が増えるほど入力漏れや更新ミスも発生しやすくなります。
受注件数が増えている場合は、在庫情報と連動して引当を管理できる仕組みを検討する必要があります。
受注引当とは：受注引当を効率化するポイント
受注引当を効率化するためには、在庫数だけではなく、引当済み数量や受注情報を正確に管理する必要があります。
受注引当を効率化するポイントを解説します。
在庫情報をリアルタイムで更新する
受注引当では、引当を行う時点の在庫状況を正確に確認する必要があります。
入荷や出荷の情報が在庫データへ反映されるまでに時間がかかると、古い在庫数を基準に引当を行う可能性があります。
注文や入荷、出荷などによって在庫状況が変化した際は、速やかに情報を更新することが重要です。
引当在庫を正確に把握するためにも、日常的な在庫情報の精度を維持する必要があります。
引当可能在庫を正確に把握する
倉庫に存在する在庫のすべてを新しい注文に利用できるとは限りません。
すでに受注へ引き当てられている在庫を考慮し、実際に新しい注文へ利用できる数量を把握することが重要です。
引当可能な数量を明確にすることで、受注担当者は注文を受けられるか迅速に判断できます。
過剰な受注による欠品や納期遅延を防ぐためにも、実在庫と引当済み在庫を区別して確認する必要があります。
受注と在庫の情報を一元管理する
受注情報を受注管理システム、在庫情報をExcelなど別々に管理していると、情報を確認するたびに複数のデータを照合する必要があります。
転記作業が発生すれば、入力ミスや更新漏れも起こりやすくなります。
受注と在庫の情報を連携できる環境を整えることで、受注内容に応じた在庫確認や引当を行いやすくなります。
注文数が多い企業ほど、システム間のデータ連携も検討することが重要です。
在庫管理システムを活用する
受注引当を正確に行うためには、基礎となる在庫情報を正しく管理する必要があります。
在庫管理システムを活用すれば、入庫や出庫による在庫変動を記録し、最新の在庫状況を関係者で共有しやすくなります。
受注管理システムやEC一元管理システムなどと連携できる在庫管理システムであれば、受注情報と在庫情報を組み合わせた管理を行いやすくなります。
手作業による確認や転記を減らすことで、受注引当の負担やミスの削減につながります。
受注引当を含む在庫管理の効率化にzaico
受注引当を正確に行うためには、現在の在庫数だけではなく、どの商品がどの受注に必要なのかを把握できる管理体制が重要です。
紙やExcelを中心とした管理では、注文数が増えるほど在庫確認や情報更新に時間がかかり、二重引当や欠品が発生する可能性があります。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入し、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
さらに、zaicoはネクストエンジンとの連携に対応しています。
ネクストエンジンから販売データである受注伝票を取り込み、設定したルールに基づいて出庫データへ自動引当を行う機能があります。
ECなどで多数の注文を処理している場合、受注情報を確認して対象商品を手作業で選択する工程を減らせるため、受注から出荷に向けた在庫処理を効率化できます。
受注引当を含む在庫管理の効率化のために在庫管理システムをお探しの方は、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
