棚卸しシステムとは、棚卸し作業を効率化し、在庫の正確性を高めるために活用されるデジタルツールです。
従来は紙のリストやエクセルを使って手作業で数えていた棚卸しですが、データ入力や確認作業に時間がかかり、ミスも発生しやすいのが課題でした。
棚卸しシステムを導入すれば、スマホやタブレットでバーコードをスキャンするだけで在庫数を自動記録でき、作業時間と人的ミスを大幅に削減できます。
棚卸しシステムとは何かや基本機能、棚卸しシステムを導入するメリット、棚卸しシステムの種類ごとの特徴、選定時のポイントをわかりやすく紹介します。
棚卸しシステムとは
棚卸しシステムとは、倉庫や店舗にある在庫の数量を確認・記録する棚卸し作業をデジタル化する仕組みです。
従来の紙やエクセルによる手作業では、カウントミスや入力漏れが発生しやすく、在庫差異の原因となっていました。
棚卸しシステムを導入することで、スキャン入力・自動集計・差異分析までを一元管理でき、正確でスピーディーな棚卸しが実現します。
また、近年はクラウド型のシステムが主流となり、複数拠点の棚卸しを同時進行で行ったり、現場と本部がリアルタイムで進捗を共有したりすることも可能です。
人手不足の現場や多拠点経営の企業にとって、棚卸しシステムは欠かせない存在になりつつあります。
棚卸しシステムの主な機能
棚卸しシステムには、棚卸し作業を効率化するためのさまざまな機能が備わっています。
棚卸しシステムの主な機能を紹介します。
在庫データのリアルタイム更新
棚卸し中に入力したデータが即時に反映されるため、最新の在庫数を常に把握できます。
倉庫・店舗・本社が同時に在庫状況を確認でき、作業の重複やズレを防げます。
バーコード・QRコードによるスキャン入力
スマホやハンディ端末で商品バーコードをスキャンするだけで数量を記録できます。
手書きや手入力の手間をなくし、入力ミスを防止できます。
差異の自動検出と調整機能
実在庫と帳簿在庫を自動で照合し、差異がある箇所をすぐに特定できます。
差異データを一覧で表示することで、原因分析や修正作業もスムーズに行えます。
担当者別の作業進捗管理
どの担当者がどの棚を棚卸し済みなのかをシステムで確認できるため、作業漏れを防止できます。
進捗が可視化されることで、チーム全体の作業効率も向上します。
棚卸し履歴の保存とレポート出力
過去の棚卸し結果を履歴として保存し、差異の傾向分析や改善施策に活用できます。
PDFやCSV形式でレポートを自動出力できるため、経理部門や監査対応にも便利です。
棚卸しシステムを導入するメリット
棚卸しシステムを導入することで、現場の作業効率だけでなく、経営判断のスピードや精度も高まります。
棚卸しシステムを導入するメリットを紹介します。
手作業のミスを防ぎ正確な在庫把握が可能
バーコードやQRコードを活用することで、手入力や読み上げによる数え間違いを防げます。
正確な在庫数をリアルタイムで把握できるため、経営判断の基礎データとしても信頼性が高まります。
棚卸し作業の時間を大幅に短縮できる
スキャン入力と自動集計によって、従来の棚卸しに比べて作業時間を半分以下に短縮できます。
複数人で同時に作業できるため、大規模な倉庫でも短期間で棚卸しを完了できます。
リアルタイムで在庫差異を確認できる
クラウド型システムであれば、棚卸し中でも差異情報が即時に反映されます。
問題のある商品をすぐに確認・修正でき、差異の原因を放置しません。
在庫データの分析・改善に活用できる
棚卸し履歴を蓄積することで、どの棚や商品で差異が多いかを分析できます。
在庫ロスや棚管理の改善につなげることで、業務全体の品質を向上させられます。
棚卸しシステムの種類と特徴
棚卸しシステムにはいくつかのタイプがあり、企業の規模や業種によって最適なものが異なります。
棚卸しシステムの種類と特徴を解説します。
エクセル連携型：既存データを活かせる簡易タイプ
エクセル管理を続けながら、一部機能だけシステム化したい場合に適しています。
既存データをそのまま取り込むため、初期導入が容易です。
クラウド型：複数拠点で同時に棚卸し可能
インターネットを介してどこからでもアクセスでき、複数拠点の同時作業が可能です。
データが自動で同期されるため、現場と本社の連携がスムーズに行えます。
ハンディターミナル型：現場作業に強い専用端末型
物流倉庫や製造工場など、電波が届きにくい現場での使用に適しています。
堅牢性が高く、落下や衝撃にも強いため、長期運用に向いています。
スマホ・タブレット対応型：誰でも使いやすい柔軟型
専用機器を用意しなくても、スマートフォンやタブレットで簡単に棚卸しができます。
操作が直感的で、非IT担当者でも扱いやすいのが特徴です。
棚卸しシステムを選ぶときのポイント
導入時には、自社の運用環境や目的に合ったシステムを選定することが重要です。
棚卸しシステムを選ぶときのポイントを解説します。
現場の作業スタイルに合っているか
倉庫の広さや商品数、作業人数に応じて最適なシステムは異なります。
スマホ中心で作業するのか、ハンディ端末を使うのかなど、現場の運用実態を考慮して選びましょう。
リアルタイム同期・クラウド対応かどうか
クラウド対応であれば、在庫データをリアルタイムで共有でき、他拠点との連携も容易です。
特に多店舗展開している企業では、クラウド型が効率的です。
操作性がシンプルで導入教育が不要か
現場スタッフが直感的に操作できるシステムを選ぶことが重要です。
難しい設定や専門知識が不要なものを選べば、導入教育の負担を軽減できます。
在庫管理システムとの連携が可能か
棚卸しシステムと在庫管理システムが連携していれば、棚卸し結果が自動で在庫データに反映されます。
二重入力を防ぎ、より高い在庫精度を維持できます。
棚卸しシステムの機能もあるzaico
棚卸しシステムは、在庫の確認作業を効率化し、正確な在庫把握を実現するための重要なツールです。
手作業中心の棚卸しをシステム化することで、時間・人件費・ミスのすべてを削減できます。
特にクラウド型の棚卸しシステムを導入すれば、スマホでバーコードをスキャンするだけで棚卸しが完了し、データはリアルタイムで反映されます。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入し、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
棚卸しシステムで在庫管理を正確かつ効率的にするために在庫管理システムをお探しの方はお気軽にzaicoにお問い合わせください。
