会社の備品を整理整頓する方法とは？整理整頓状態を保つコツも紹介！

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オフィスを見渡してみるとさまざまな備品に取り囲まれていることがわかります。

近辺には机、椅子、パソコンなどがあり、ちょっと視野を広げてみれば、コピー機、収納棚、エアコンなどが目に入ります。

備品は職場のみんなが使うので、スタッフが多くなればなるほどその数量が膨大になり、数量が増えれば管理も大変になります。通行の邪魔になるものや不要なものも出てくれば業務効率が落ちたり、職場のスタッフに余計なストレスも与えてしまったりするため、備品の整理整頓は欠かせません。

今回は会社の備品をきちんと整理整頓し、その状態をしっかり保つ方法について見ていきたいと思います。

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会社の備品とは？

「備品」という言葉の意味について辞書を引いて調べてみると、「備えつけのもの（小学館・新選国語辞典）」とか、「備えつけてある物品。特に、事務上の仕事など、ある物事を行なうために、その場所に備えつけておく品物（精選版 日本国語大辞典）」などと出てきます。

ちなみに会計処理で使われる勘定科目では、「工具器具備品」という科目があり、耐用年数が1年以上または1個もしくは1組の取得価額が10万円以上の品物がこれに相当します。

こうしたことから「会社の備品」をより厳密に言おうとすれば、「耐用年数が1年以上あり10万円以上するパソコン、椅子、コピー機、エアコン、応接セット、キャビネットなどのオフィス用品」となります。

しかし、よくよく考えてみると「備品」という言葉は実際には広い意味で使われています。

封筒、ボールペン、ふせん、セロテープ、クリップ、コピー用紙、ホチキスの芯、輪ゴムなども「備品」という言葉で一括りにして言うことがあります。

これらのものはたいてい10万円以下であり、勘定科目では「消耗品」に該当しますが、本記事ではこれらについても「会社の備品」とします。

備品管理については、以下の記事も参考にしてください。

会社の備品を整理整頓しないとどうなる？

会社の備品管理は総務担当者の大切な仕事の一つです。

備品の種類や数が多くなればなるほど管理は大変になります。このとき管理担当者が備品の整理整頓を怠ってしまうと職場環境の悪化につながりかねません。

ここで備品の整理整頓を怠ることで生じるリスクについて簡単に見ていきましょう。

コストがかさむ

備品管理担当者が「どの備品がどこにあるか」ということをきちんと把握しておかないと、「ちゃんとあるのに同じものをまた買ってしまった」という残念な事態がたびたび出てきてしまいます。これは完全に経費の無駄遣いとなります。非常にわかりやすいミスなので繰り返せば備品管理担当者自身の評価を下げる要因にもなってしまいます。

また、備品管理者が備品の数量をしっかり把握していないと、備品の無駄遣いや持ち出しリスクが高くなります。これによって当然経費はかさんでしまいます。

業務効率が落ちる

備品類が整理整頓されることなく、無秩序に置かれていると、備品の所在に対して「あれはだいたいあそこらへんにあるはず」という推測ができません。推測ができなければその備品がいざ必要になったとき、探して見つけるまでの時間が余計にかかります。

備品管理担当者が備品を探している間、備品を使って仕事を進めたいスタッフの手も止めてしまうことになり、この時間のロスは備品に関係する人の分だけ増えていくことになります。備品管理担当者はその備品を求めるスタッフの時間も預かっているという意識を忘れないようにしましょう。

オフィス環境が悪くなる

備品類が整理整頓されることなく、乱雑な状態で置かれていると収納スペースにも無駄が出てきます。

デッドスペースが出てきたり、通行が遮られたりすると、職場内を行き来するスタッフに対してのストレスや作業効率低下を誘発することになります。

また、備品は会社の大切な資産だということも忘れてはなりません。

備品に対して適切な管理がなされず、勝手に持ち出せるような環境であれば、顧客情報や高価なアプリケーションなどがスタッフの自宅などで私的に使われるリスクが高まります。備品管理担当者は管理を怠れば会社としての健全性が損なわれるおそれがあるということもしっかり認識しておく必要があります。

備品管理については以下の記事も参考にしてください。

そもそも整理整頓の意味は？

「整理」と「整頓」、ペアで使われることも多い言葉ですが、意味にどんな違いがあるのでしょうか？

辞書（新選国語辞典・小学館）を引いてみると、「整理」は「①乱れているものを秩序だてて整えること、②むだなものを取り除いてすっきりした体制をつくること」とあります。一方で「整頓」は「乱れているものをきちんとかたづけること」とあります。

また、製造業・サービス業などの職場環境の維持改善のために掲げられたスローガンとして「5S」というものがあり、多くの職場で導入されています。

この5つのSはそれぞれ、「整理」、「整頓」、「清掃」、「清潔」、「躾」を示しています。

5Sにおいて「整理」は「必要なものと不要なものに区別して、不要なものを処分すること」を意味し、「整頓」は「決められた物を決められた場所に置き、いつでも取り出せる状態にしておくこと」を意味します。

会社の備品を整理整頓する方法＜４つのステップ＞

整理は「捨てること」や「減らすこと」に直結する行為であり、整頓は「配置すること」に直結する行為です。整理整頓は、整理→整頓という手順で行うことでより効率的に進められます。

以下に会社の備品をより効率的に整理整頓する手順についてみてみましょう。

1.会社の備品を把握する

整理整頓においてまず行うべきなのが「全体把握」です。

今、どんなものがどのくらいそこにあるのかを正確に認識するのです。

たとえばデスクの引き出しの中を整理整頓する場合は、引き出しの中のものを全部出してしまいます。これによって引き出しに収納されているものの全体量や種類を理解することができ、分類する作業を進めやすくなります。

しかし、倉庫やオフィスなど広いスペースにある備品を整理整頓する場合、備品を全部他のスペースに移動するといった作業は困難です。デスクの引き出しのようにはいきません。

このような場合には備品管理台帳を作り、台帳に種類や数量を記帳するなどして備品全体の把握を進めることをお勧めします。

2.要るもの・要らないものを分類する

備品には、今使っているものもあれば、これから使う予定のものもあるでしょうし、使う機会がほとんどないもの、今後使う見込みがないものもあるでしょう。

大きな分別の基準は、「要る」か「要らない」か、です。

必要があるからこそ仕入れたものに対して、「要る」と判断するのは簡単にできますが、「要らない」と判断するのは意外に難しいことです。それでも整理整頓では要らないものをしっかり選び出し、それを処分することが重要な作業となります。それによってスペースが生まれ、新しい備品が置けたり、動線がスムーズになったりするのです。

3.不要なものは断捨離する

目の前のものに対して「これは要らない」と判断するのは実は難しいことです。

「自分が判断してよいものか」、「あとでやっぱり捨てなければよかったと後悔しないか」といった迷いも出てきます。しかし、その判断をしなければ事態が前進しない場合、備品管理担当者が勇気ある決断をしなければならないケースも出てきます。

廃棄処分は基本的に経営層や関連部署の了承を得てから行う必要がありますが、賞味期限を大幅に超過した備蓄品、置きっぱなしで使い手のない旧式のパソコン、糊づけ部が劣化して貼れなくなった封筒、記入日が平成になっている古い帳票類など、処分する根拠が明確に示せるものに対しては進んで断捨離するようにしましょう。

4.場所を決めて配置する

スーパー、書店、百円ショップなどでジャンル分けが明確にされているお店では、比較的容易に目当ての商品を見つけ出すことができます。オフィスや倉庫も同じです。品物の位置が大まかにジャンル分けされていれば、探して見つけ出すまでの時間もより短くなります。

ジャンルごとに棚を分ける場合、ガムテープ、郵便物はかり、工具類など日常的に利用する備品類が集まる棚、カメラ、レコーダーなどの貸し出し利用する備品が集まる棚といった感じで分けるとよいでしょう。

また切手、電池、ノートなどは勝手に持ち出せないように鍵付きのキャビネットなどに保管しておくのも一手です。

使用頻度も定位置を決める際の基準の一つになります。備品類から「ほぼ毎日使うもの」、「1週間に1回程度使うもの」、「1カ月に1回程度使うもの」、「半年もしくは1年に1回程度使うもの」をそれぞれ選び、定位置を決めておくと、探す際の重要な手がかりとなります。

なお、備品利用に際しては「使ったら戻す」が基本なのは言うまでもありません。

会社の備品が整理整頓された状態を保つコツ

会社の備品が整理整頓された職場を見ると、スタッフも「自分たちの職場はきちんとしているな。自分もしっかりしなくちゃ」と気持ちが引き締まります。しかしこうした秩序は気のゆるみで乱れがち。会社の備品が整理整頓された状態をしっかりキープしていくにはどうしたらよいのでしょう。

ルールを決めて周知する

いわゆる「ルーズな人」、「だらしない人」がいると整理整頓のルールは乱れがちです。

また、そういう人が多ければ多いほど乱れは進行していきます。整理整頓が行き届いた秩序のある空間を守る最低限のルールは「会社の備品を使ったら元の場所に戻すこと」です。

備品管理担当者は、心を鬼にしてでもこの周知徹底を促していく必要があります。

ラベリングで見える化する

そこに置いておくべき備品類を列挙し、それらの名前を表示しておくことで、スタッフ間の情報共有を推し進めることができます。ラベリングを行うことで誰かが「あれ？○○がないぞ」と気づきやすくなるとともに、「○○を使った人は戻しておいて」という声がけもしやすくなります。加えてスタッフ間で「○○を使ったらあそこに戻しておかないと」という意識もより強くなります。

美化責任者を決める

会社の備品を整理整頓するのは、備品管理担当者の大切な役割です。

たいていの会社は総務の部署職員がこれにあたります。

一方で専任者を置かず、月や週ごとの美化責任者を決めて、スタッフが持ち回りで会社の備品整理をするのもよいかもしれません。というのも会社の備品が整理整頓された環境は、スタッフ各自の社内秩序に対する意識が高ければ高いほど保持しやすくなるからです。　

片付けタイムを導入する

片付けの習慣化は社内美化の徹底を図るための最適な方法となります。

1週間に1度、10分程度でも社内で片付けをするための時間をスタッフ間で共有することで、社内において整理整頓された状態が保持されやすくなります。定期的な片づけ習慣の励行によって、会社の備品がストックされている場所だけでなく、各スタッフ周辺の美化も進んでいきます。

会社の備品管理には「クラウド在庫管理ソフトzaico」がおすすめ

会社の備品を整理整頓することで、備品が使いたいときにすぐに使え、スタッフの業務効率が向上し、重複注文による無駄なコストを抑えられます。スタッフには「うちの会社はしっかりしている」という矜持も生まれてきます。

会社の備品管理をより効率的に進めるためのアプリケーションとして便利なのが「クラウド在庫管理ソフトzaico」です。

zaicoではバーコード、QRコードなどの情報をハンドスキャナーで取り込むことで備品類の登録を行います。そしてこの登録情報をもとに備品の管理・追跡を進めます。登録情報はQRコードやスマホで追跡することが可能です。これらのデータはクラウド型なので複数人で、同時閲覧が可能です。そのため、スタッフ各自が所有するパソコン、スマホ、タブレットなどで情報の管理と共有が行えます。

zaicoは無料、もしくは月額一人あたり約1,300円から始めることができます。また有料プランの31日間無料トライアルもありますので是非お試しください。