システムには在庫ありって出てるのに在庫が内藤経験がある方も少なくないかもしれません。
在庫管理の世界では、こうした実際に存在する「実在庫」と、帳簿やシステム上の「理論在庫」の差異がたびたび問題になります。
実在庫の正確な把握には、適切な在庫管理が欠かせません。
実在庫とは何かから、実在庫と理論在庫の違い、差異が生じる理由や管理のポイントを確認していきましょう。
実在庫とは
実在庫とは、物理的に倉庫や店舗に実際に存在する在庫のことを指します。
つまり、目で見て手で触れることができる、現実に保管されている商品や原材料そのものです。
実在庫は、「現物」として存在するため、実際に数えることで正確な数量を把握できます。
例えば、帳簿上で100個と記録されていても、実際に現場にあるのが95個であれば、実在庫は95個です。
実在庫の適切な管理は、販売機会の損失や過剰在庫を防ぐために非常に重要です。
実在庫と理論在庫の違い
実在庫と対をなす概念として「理論在庫」があります。
理論在庫とは「帳簿上やシステム上の在庫数量」のことです。
理論在庫は、入出庫記録や販売履歴に基づいて計算された在庫数で、実際に現場にあるかどうかを確認しているわけではありません。
在庫が正しく管理されていれば、実在庫と理論在庫は一致しているはずです。
しかし、現実の在庫管理においては、さまざまな原因によってこの二つの間に差異が生じることが少なくありません。
実在庫と理論在庫の差異を最小限に抑えることが、在庫管理の重要な目標のひとつとなります。
実在庫と理論在庫に差異が発生する理由
実在庫と理論在庫は本来一致すべきものですが、実務ではさまざまな理由で差異が生じます。
実在庫と理論在庫に差異が発生する主な理由を確認していきましょう。
入力ミス・計上漏れ
実在庫と理論在庫の差異が生じる一般的な原因のひとつが、データ入力時のミスや計上漏れです。
例えば、9個の商品を入荷したのに10個と記録してしまったり、出荷した商品の記録を忘れてしまったりするケースがあります。
特に手作業で在庫管理を行っている場合、こうしたヒューマンエラーが発生する確率は高くなります。
棚卸の不備
定期的に実施される棚卸（実地棚卸）の際の、数え間違いや見落としも、実在庫と理論在庫の差異の原因です。
棚卸時に一部の商品を見落としたり、複数回カウントしたりすると、正確な実在庫が把握できず差異が生じます。
実在庫と理論在庫の数量を合わせるための棚卸で解消されなかった場合、その後の差異が広がる原因にもなります。
入出庫記録の遅延
商品の入庫や出庫が行われたにもかかわらず、その記録がタイムリーに帳簿やシステムに反映されないことも、実在庫と理論在庫の差異の原因です。
例えば、朝に出荷した商品の記録を夕方までシステムに入力しなかった場合、その間は実在庫と理論在庫に差異が生じることになります。
特に繁忙期や人手不足の環境では、こうした記録の遅延が発生しやすくなります。
紛失・盗難
物理的に商品そのものが失われてしまうことも、実在庫と理論在庫の差異の原因です。
例えば、作業場所から一時的に持ち出された後、元の場所に戻されずに行方不明になってしまう「紛失」や、悪意を持って持ち出される「盗難」などのケースがあります。
紛失や盗難は、特に管理が行き届いていない現場や、セキュリティが不十分な環境で発生しやすい問題です。
実在庫と理論在庫の差異によって生じる問題
実在庫と理論在庫に差異が生じている状態は、単に数字が合わないという問題にとどまらず、ビジネスのさまざまな側面に悪影響を及ぼします。
実在庫と理論在庫の差異によって生じる問題を確認していきましょう。
現場の業務の混乱
実在庫と理論在庫の差異は、現場の業務に混乱をもたらします。
例えば、システム上では「ある」はずの商品が見つからない場合、現場では本来の業務に加えて在庫の再確認や上司への報告、急な対応策の検討などに追われることになるでしょう。
このような状況は、日々の入出庫作業や棚卸作業の非効率を招くだけでなく、従業員のストレスを高め、業務への信頼感を低下させる原因ともなります。
在庫切れによる機会損失と顧客満足度低下
実際には在庫がないのに、システム上では在庫があると表示されてしまうと、注文を受けたにもかかわらず納品できない事態が発生します。
これにより、注文をキャンセルせざるを得なくなると、売上機会の損失だけでなく、顧客の信頼も失うことになりかねません。
特に競争の激しい市場では、顧客は簡単に他社へ流れていくため、一度信頼を失うと、その回復には長い時間と多大な努力が必要です。
過剰在庫による保管コストの増加
逆に理論在庫よりも実在庫が多い場合、過剰在庫の状態となり、無駄な保管コストが発生します。
過剰在庫は、単に保管スペースを占有するだけでなく、商品の劣化リスクや、資金の滞留によるキャッシュフローの悪化を引き起こす原因です。
特に季節性の高い商品や、技術進化の速い製品では、過剰在庫によるリスクはさらに高まります。
経営判断の誤りにつながるリスク
不正確な在庫情報は、誤った経営判断を招く恐れがあります。
例えば、実際よりも在庫が多いと誤認していた場合、不要な生産抑制や発注停止を行ってしまい、結果として在庫切れを引き起こす原因です。
このような誤った経営判断が続くと、企業の信頼低下や資金繰りの圧迫を招くことにつながります。
実在庫を適切に管理するためのポイント
実在庫と理論在庫の差異を最小限に抑えるためには、日々の在庫管理体制を整えることが欠かせません。
実在庫を適切に管理するためのポイントを確認していきましょう。
定期的な棚卸の実施
実在庫を正確に把握するためのもっとも基本的で重要な作業が「棚卸」です。
棚卸を定期的に実施することで、帳簿上の理論在庫と実際の実在庫との差異を確認・是正できます。
1年や半年ごとの一斉棚卸だけでなく、月次などで一部の商品を順次棚卸する循環棚卸の実施も有効です。
入力ミス・計上漏れを防ぐ仕組みの整備
入出庫時の帳簿やシステムへの入力ミス・計上漏れは、実在庫と理論在庫の差異を招く原因です。
ミスや漏れを防ぐために、入力フォームの工夫やダブルチェック体制などの仕組みの整備によって発生頻度を減らせます。
また、ミスが発生した場合の報告・共有体制を整え、再発防止策を検討することも忘れてはなりません。
在庫管理システムの活用
取扱商品数が多い場合や、入出庫頻度が高い場合は手作業での在庫管理には限界があるため、在庫管理システムの導入が有効です。
システムの活用により、入力ミスの減少やリアルタイムでの在庫状況の把握など、実在庫の適切な管理のための多くのメリットが得られます。
近年はクラウド型のサービスが増えており、コストを抑えて手軽に導入できるシステムも増えています。
バーコードやRFIDなどの自動認識技術の活用
入出庫や棚卸作業の正確性向上には、バーコードやRFID（電子タグ）などの自動認識技術の活用が効果的です。
これらの技術を使用することで、スキャンするだけで正確な在庫を登録でき、実在庫とシステム上の理論在庫との差異の発生を防げます。
特に取扱商品数が多い企業や、高い精度が求められる業種で有効です。
実在庫の正確な管理にzaico
実在庫とは、倉庫や店舗などに実際に存在する商品の数量のことを指し、理論在庫（システムや帳簿上の在庫）と常に一致していることが理想です。
しかし、現実の業務ではさまざまな理由により、実在庫と理論在庫にズレが生じることがあります。
実在庫を適切に管理するためには、定期的な棚卸や入力ミス・計上漏れを防ぐ仕組みの整備、在庫管理システムの活用などが有効です。
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