理論在庫とは?実在庫との違いや差異を最小化するポイントを解説!

在庫管理や棚卸の際に、「理論在庫と実在庫が合わない」という言葉をよく耳にしますが、理論在庫や実在庫とは一体何なのでしょうか?
「理論在庫」および「実在庫」、これらの用語は在庫管理や棚卸に深く関わる総務・経理担当者ならばきちんと理解しておくべきキーワードです。
今回は、理論在庫と実在庫、時間が経てば経つほど発生しがちな理論在庫と実在庫との間における数量の差異、およびこの差異を解消するためのポイント等について考えていきたいと思います。

理論在庫とは

始めに注文した数からどれだけ出荷あるいは返品があったかの履歴を追跡していくと、「今、在庫はこれだけあるはず」という数量が算出されます。
それが「理論在庫」です。つまり「理論在庫」とは、「注文した品物が現在、在庫としてあるはずの数」です。「帳簿在庫」や「伝票在庫」などという言い方もされます。

実在庫との違い

一方、「実在庫」とは読んで字のごとく実際にある在庫です。つまり「実在庫」とは、発注書や納品書などによる文書上の履歴はさておき、今、現実にそこにある在庫の数量を示します。
適切に在庫管理が行われていれば、「理論在庫」と「実在庫」の数量は同じになります。同じにならなければ、なぜ双方の数量に差異が生じたか、その原因を調査・究明する必要が出てきます。

理論在庫と実在庫の差異とは

理論在庫と実在庫の差異は、「棚卸差異」と呼ばれます。
棚卸差異が生じることで、経営面でもデメリットが出やすくなります。
理論在庫より実在庫が少なくなれば、顧客からの受注時に必要数を期日までに納品できないといった遅延トラブルが起こり得ます。
一方、理論在庫より実在庫が多くなれば、不良在庫を抱えるリスクが増大します。そしてもし不良在庫化すれば、決算期に処分・廃棄に要する手間と費用がかかってしまうことになります。

ちなみに、財務会計用語で、理論在庫より実在庫が少ないことを「棚卸差損」、逆に理論在庫より実在庫が多いことを「棚卸差益」と言います。経営上、こうした棚卸差異を出さないことが望ましいことは言うまでもありません。

理論在庫と実在庫に差異が生まれる原因

気を付けていても発生しやすいのが理論在庫と実在庫との間の棚卸差異です。ではどうしてそうなってしまうのでしょうか? 以下に棚卸差異に結びつきやすい5つの理由を紹介していきます。

人為的な作業ミス

倉庫の製品管理関係者が、入出庫時の受け渡しの際に数え間違いをしたり、伝票の数字を端末に誤入力したりすれば、その結果、棚卸差異が発生してしまいます。
また製品管理担当者が品物の保管場所を間違え、かつ長期間放置してしまった場合も棚卸差異が生じやすくなります。
日々、多くの品物が行き来する倉庫では、こうした人為による作業ミスは不可避と言ってよいかもしれません。

ルールが不徹底

在庫管理のルールがあいまい、あるいは煩雑すぎると、入出庫に関する管理状況がデータに正確に反映されにくくなってしまいます。そしてこれによって理論在庫と実在庫の差異、すなわち棚卸差異率が高くなってしまいがちです。

適切かつ健全な在庫管理を継続するには、品物の受け渡しを行う現場の関係者全員が在庫管理のルールを理解・把握した上でその遵守に努めていく必要があります。また経営サイドは在庫管理のルールや指導体制を絶えず検証し、ブラッシュアップさせていく必要があります。

紛失・盗難

倉庫を出入りする関係者が、「ちょっと拝借。あとで返します」といった軽い気持ちで在庫品を持っていき、紛失したり、私物化したりしてしまう可能性は否定できません。
また、在庫品が高額な品物である場合は、転売するために盗難しようとする者がいるかもしれません。
内部の人間に対してこのような性悪説的な見方をするのは心苦しいかもしれませんが、在庫品の紛失・盗難リスクは常に念頭に置いておく必要があります。そして、その上で、対策を講じる必要があります。

タイムラグ

在庫商品の数量を確認する会計期の棚卸業務では、商品の動いた時と棚卸のタイミングで数量の誤差が生じてしまい、それが棚卸差異として計上されてしまうことがあります。
棚卸資産を確定させるこの時期は、在庫管理者と総務・経理担当者との間で、タイムラグ時の管理状況や製品動向に関する情報交換をより綿密・慎重に行い、数量の整合性を高めていくことが求められます。

棚卸当日のミス

品物の在庫管理をバーコードで行っている場合、バーコードリーダーのスキャンもれや二重カウントなどによって、実際に出入庫のあった数と違う個数で処理・手続きを進めてしまうおそれがあります。
こうした棚卸業務での計上ミスを防ぐためには2人1組でのチェック体制などで対応するようにしましょう。この作業は品物の数と種類が多いほど有効になります。

理論在庫と実在庫の差異を小さくするポイント

税務会計上、理論在庫と実在庫の差異は少ないに越したことはありません。ではどうしたら理論在庫と実在庫の差異を少なくすることができるのでしょうか? 今から対処方法のポイントを5つ解説していきます。

在庫管理システムを使う

在庫管理を的確・迅速に行うためには在庫管理システムを使うと効率的です。
在庫管理システムはバーコードやスマホ、タブレットで品物を管理する仕組みになっています。
機能性の高い在庫管理システムではハンドリーダーでコードを読み取るだけでシステム内に品名、画像、QRコードなどの情報が在庫データとして取り込まれます。
リーダーが読み取ったデータは基幹システムで一元管理され、出入庫の時期を特定したり、それに伴う伝票処理の作成を自動で行ってくれたりします。
端末への入力作業、帳簿への記入作業などが省略化されることで現場担当者の作業が減るとともに、誤入力・誤記入によるトラブルも減ることになります。

ルールの徹底

スタッフが長期固定すると、在庫管理の手順や方法が各自で違ったものになりがちです。あるいはスタッフの定着率が悪ければ、指導も行き届きにくくなります。
したがって在庫管理ルールの共有化、標準化を図るためには、

  • スタッフ間での話し合いのもと、ルールにあいまいな場合があれば明確にすること
  • 在庫管理責任者を決め、トラブル発生時の指示系統を明確にすること
  • マニュアルを作るなどして、ルールの見える化、簡素化を行い、かつルールを作業者に熟知・浸透させること
  • 新人には現場で作業する前に丁寧に研修を行うこと

などの取り組みを進めていく必要があります。

日次棚卸の実施

「日次棚卸」とは、その日に動いた入出庫の数量状況をその日に確認することを示します。
半期に1度、四半期に1度程度のペースで行うような大掛かりな棚卸業務とは異なり、日次棚卸はその日に動いた品物の推移を確認する作業なので、1日の終わりに行うルーティンレベルで済ますことができます。
日次棚卸によって1日の品物の流動状況が確実に把握できるので、継続することにより、棚卸差異が起こりにくくなる効果は十分に期待できます。
毎日と言わずともできるかぎりこまめな在庫チェックを随時行うことで伝票の記入ミス、品物の登録モレなど棚卸差異を起こす原因がより発生に近い時点で発見しやすくなります。それによって迅速に対策を講じることができ、結果的に棚卸差異を減らすことにつながります。

セキュリティ強化

在庫品の紛失・盗難を防ぐ対策として最適なのは倉庫内のセキュリティ強化です。具体的には、

  • 入退室管理を徹底すること
  • カメラなどを配置し監視体制を強化すること

といった対策が挙げられます。
そしてもう一つ重要なのが、現場関係者の意識改革を図ることです。
注意を十分に喚起しなければ「ちょっとだけ拝借」、「このくらいならいいでしょ」という軽い気持ちで在庫品を持ち帰る人がいるかもしれません。
たとえ小さく安価なものでも、それがたとえ1個だけでも「在庫品を持ち帰ることは盗難行為」であり、「場合によっては懲戒免職すら有りうるものだ」ということを現場関係者に意識づけることが重要となります。

棚卸手法の再検討

どうしても「理論在庫と実在庫に大きな差異が出てしまう」という会社は棚卸方法自体を見直す必要があるかもしれません(棚卸差異率が±10%以上ある企業は経営に問題があると言われています)。
有効かつ具体的な在庫管理の方法として、棚卸作業を行うスパンを短期化する方法が挙げられます。
年に1回、あるいは半年に1回程度行っている棚卸作業――倉庫内にある実在庫を実際に計上・点検して理論在庫との差異を確認する作業――を行う間隔を四半期に1回、あるいは1~2ヶ月に1回と短くしていくのです。
この棚卸作業で大切なこととして、

  • 全体の管理者を配置すること
  • チェックモレや不正防止のため最低でも2人1組で行うこと
  • 事前に行う目的や手順を共有しておくこと

などが挙げられます。
なお、この棚卸作業は、「実地棚卸」と呼ばれています。実地棚卸は決算前に行う棚卸作業のように会社を挙げて行うものである必要はありません。棚卸を行う範囲と担当者を決めて、気になる商品から始めるなどのように部分的な確認作業として位置づけてもよいでしょう。

▼実地棚卸の手順については当サイトで詳しく解説しているので見てみてください。
https://www.zaico.co.jp/zaico_blog/actual-inventory-count-method/

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在庫管理に伴う棚卸業務の簡便化・効率化を図るべく開発されたのが、「クラウド在庫管理ソフトZAICO」です。
ZAICOは写真やバーコードで品物の登録が可能となっており、これにより棚卸作業における帳簿への手書きミスやPCへの入力業務などの手間を省くことができます。
また、登録した品物の履歴はQRコードやスマホで追跡することが可能となっており、これらのデータはクラウド型なので複数人で、同時に閲覧することができます。そのため、スタッフ各自が所有するパソコン、スマホ、タブレットなどで在庫情報の管理と共有が行えることからリモートワークにも応用できます。
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