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皆さんの会社には、仕事をする上で必要なたくさんの備品があると思います。
しかし、一言で備品と言っても、ペンやファイルなどの文房具から、椅子や机、パソコンのように少し大きいものなど色々とありますよね。
そんな様々な備品を管理することは、会社にとって非常に重要なことです。
そこで今回は、「そもそも、社内備品管理とは何か？」ということから、社内備品管理のメリットや管理を始めるための手順について説明していきたいと思います。
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目次
そもそも備品管理とは？
備品管理とは、“社内で使用する備品の保管場所や個数、使用状況などを把握するために管理すること”です。
この備品管理を行う上では、社内でのルール作成や運用、データベースなどの利用などが重要になります。
社内の備品管理をする5つのメリット
社内の備品管理を進めると様々なメリットがあります。
具体的なメリットには以下の5つがあります。
- コスト最適化
- セキュリティ対策
- 業務効率化・生産性向上
- オフィス環境の向上
- 従業員満足度の向上
以下、それぞれ詳しく説明していきます。
コスト最適化
備品の管理が行き届いておらず、在庫数も把握できていないと、あまり使用しない備品を発注してしまう可能性もあります。
そうすると、不要な備品を在庫することになってしまいます。
備品管理をすれば、このような無駄な発注をなくし、コストを最適化することができます。
セキュリティ対策
会社の備品を管理することはセキュリティ対策にもつながります。
例えば、重要な書類が保管してある倉庫の鍵や共有パソコンなど、簡単に持ち出せてしまうと、機密情報の流出につながってしまいます。
その結果、パスワードなどの情報が漏れてしまえば、ウイルス攻撃の被害に遭うかもしれません。
また、あってはならないことですが、社内の機密情報を競合他社へ売られてしまう可能性もあります。
備品管理をしっかり行うことは、このような問題を事前に防ぎ、セキュリティ上のリスクを下げることにもなるのです。
業務効率化・生産性向上
備品管理が適切に行われ、備品の保管場所や保管数量がすぐに分かれば、業務効率化・生産性向上が見込めます。
もしも、保管場所が分からなければ、目的の備品を探すのに時間を要してしまい、業務効率も下がります。
また、保管数量が把握できていなければ、在庫切れしていることに気づかずに備品を探す羽目になるかもしれません。
このように、備品管理を行うことで無駄な時間をなくせます。
オフィス環境の向上
照明が薄暗かったり、書類が煩雑に置かれているような、オフィス環境の悪い職場では、働く人のモチベーションも中々上がりません。
しかし、備品がしっかりと管理されていて、暗い照明はすぐに交換できたり、保管用ラックなどを利用できたらどうでしょうか?
そうすれば、職場を常に明るく保ち、さらに整理整頓することができるはずです。
このように、備品を管理することは、オフィス環境の向上にもつながるのです。
従業員満足度の向上
先に述べたように、備品管理をすることは、セキュリティ対策やオフィス環境の向上にもつながります。
逆にもしも、備品管理ができていないと、セキュリティ対策は不十分になり、オフィス環境も悪くなってしまいます。
こうなってしまうと、従業員は「会社のために努力して働こう」という気持ちももてなくなり、仕事に対するモチベーションは下がってしまいます。
つまり、備品管理をすることは、会社の魅力や健全性を保ち、従業員の満足度を向上させることにつながるのです。
社内の備品管理を始めるタイミング
皆さんの中には、これから備品管理に取り組もうと考えている方もいると思います。
では、そのような場合、いつ備品管理への取り組みを始めればよいのでしょうか？
その答えは、ズバリ「今すぐ」です。
なぜかというと、備品管理に取り組むのが遅くなればなるほど、管理体制を構築する際の負担が大きくなるからです。
基本的には、企業は日々成長し、部門や従業員の数は増加していき、それに伴い備品の数も増えていくものです。保管場所も増えていくでしょう。
つまり、先延ばしにすればするほど、管理体制構築時に把握すべきことが増えていってしまうのです。
そのため、管理すべき備品や保管場所が少ないうちに管理体制を構築する方が効率が良いというわけです。
以下、詳しく備品管理を進める手順について説明していきますので、参考にしながら始めてみてください。
社内の備品管理を行う7つの手順
では、次に具体的に備品管理を進める手順を紹介します。
手順の流れとしては、下記になります。
- 備品管理の範囲を決める
- カテゴリを分類する
- 備品管理のフローを作成する
- 備品管理台帳を作成する
- ラベリング・整理整頓する
- 備品使用ルールを作り、社内周知する
- 定期的に棚卸をする
以下、具体的にそれぞれ説明していきます。
1.備品管理の対象範囲を決める
まずは備品管理の対象範囲を決めます。
備品管理とはいえ、一つの部署が全ての備品を管理する必要があるとは限りません。
例えば、総務部が製造部の使用するマーカーペンの管理まですると非効率な場合があります。
現場で使用するものは、現場が管理する方がわかりやすいケースもあるのです。
このように「誰が（どの部署が）」、「何を」管理するのかを定めることが重要です。
また、備品管理の対象となる基準も明確に定めておきましょう。
そうすることで、備品管理に関係する社員の認識も統一することができます。
例えば、
- 取得価格が5万円以上
- 総務部と人事部の管理する備品を対象
- 自社管理の物件や車両の鍵
等のように明確に判断できる基準を設けてください。
これで、管理が必要な備品が明確になり、備品管理の範囲が分かります。
2.カテゴリを分類する
次に備品をカテゴリごとに分類していきます。
一言に備品と言っても、例えば、
- 日常的に使用するファイルやボールペンなどの文房具
- 貸し出して共有で使用するPCやデジタルカメラ、ビデオなどの機器
上記のものはそれぞれ管理方法が違います。
これらをしっかりカテゴリ分けすることで、より効率よく備品管理ができます。
また、カテゴリ分けした結果、カテゴリが多い場合には、管理担当者も複数人で分担すると良いでしょう。
そうすれば、管理も複雑になりません。
3.備品管理のフローを作成する
備品の中でも文房具のように単価が安くて、日常的によく使用されるものならば、稟議なども不要ですぐに購入できるでしょう。
一方、パソコンやソフトウェアなど高額なものになれば、見積りをとったり、上司に承認をもらったり、稟議作成なども必要になります。
このように備品によって、作業のフローが異なるので、それぞれのカテゴリごとに管理フローを作成しておくことが重要です。
備品管理のフローを明確にしておくことで、そのあとの管理も効率よく行えます。
4.備品管理台帳を作成する
備品管理を行うために必須となるのが「備品管理台帳」です。
備品管理台帳を作成し、全ての備品を一括管理しておけば、使用状況や保管状況などをすぐに把握することができます。
備品管理台帳の決まったフォーマットなどはありませんが、下記のような項目を記載すると良いでしょう。
- 管理番号
- 物品名
- カテゴリ
- 状態
- シリアル番号・型式・製造番号など
- 作成日・更新日など
備品台帳のより詳しい作成方法については、こちらの記事を参考にしてください。
上手な備品管理！台帳の作り方と運用のコツを紹介
5.ラベリング、整理整頓する
備品は多くの人たちが利用するため、「何がどこにあるのか」分かりやすくする必要があります。
そのためには、カテゴリ別に色分けしたラベルを備品に貼り付けて管理するとよいでしょう。
そして、色分けしたラベルごとに保管場所を決めて保管しておきましょう。
こうすることで、何がどこにあるのかが、誰でもすぐに分かります。
また、備品を置くときにも、使用頻度が高いものは手前の取り出しやすい位置に置き、逆に使用頻度が低いものは奥に置けば、より効率的です。
他にも長いものなどは後ろに置き、短いものは前に置いておけば、視認性が高くなります。
このように、効率や視認性も考慮しながら整理整頓しておくことが大切です。
さらに、効率化を進めたい場合は、ICタグやバーコード付きのラベルを利用し、システムと連携できるようにすることがおすすめです。
6.備品使用ルールを作り、社内に周知する
ここまで、備品のラベリングをしたり、置き場所を決めたり、台帳を作成したりと備品管理の準備をしてきました。
次に台帳の使い方や置き場所の決まりをルール化し、社員全員に周知しましょう。
こうすることで、今まで決めたことを社員全員が認識し、備品管理を適切に行うことができます。
逆に、社員全員が理解し実行できないと、置き場所を間違えたり、備品管理台帳が更新されなかったりと不備が出てきてしまいます。
そのため、ルールを作り、そのルールを理解してもらうため、しっかりと社内に周知することが重要です。
7.定期的に棚卸をする
ルールを周知したらそれで終わりではなく、定期的に棚卸を実施し、備品の状態を確認しましょう。
そうすることで、備品管理台帳の記載漏れや記載ミスなどを発見することができます。
また、あまり使われていない備品があれば、発注数量を見直したり、廃棄・売却を検討することもできますよね。
このように定期的に棚卸を実施することで、ミスを早期発見して是正したり、不必要な備品を発見することができます。
社内備品はシステムで管理するのがおすすめ
先に少し触れましたが、社内備品は物品システムで管理するのがおすすめです。
ICタグやバーコードを使い、システムで読み取れるようにしておけば、スキャンするだけで備品の数量や購入日、持ち出し日などをインプットすることができます。
これならば、手入力の手間が省けるだけでなく、インプットミスなどを減らせます。
特に、備品点数が増えれば増える程、手入力の手間やインプットミスも増え、棚卸にも多くの工数が必要となります。
そのため、備品管理にシステムを利用することは非常に有効です。
中でも社内備品管理におすすめできるソフトが「クラウド在庫管理ソフトzaico」です。
zaicoは、在庫管理に特化しており、シンプルで分かりやすいツールです。読み取り端末にはスマホを利用するため専用端末は不要で、導入コストが低く抑えられます。
棚卸もスマホを使って誰でも簡単に実施することができ、作業工数の大幅な削減が見込めます。
実際にzaicoを導入し、備品管理を効率化した事例もありますので、下記を参照してみてください。
「Excel管理からの脱却、大量の備品をかんたんに棚卸できるように」
社内備品管理には「クラウド在庫管理ソフトzaico」
以上、備品管理の意味や備品管理を行うことのメリットや実施手順について説明してきました。
備品管理はコストの最適化やセキュリティ対策、従業員満足度の向上など様々なメリットがあります。
そして、備品管理を効率的に行うには、システムの導入が有効です。
これから、備品管理方法を検討したい方や、システム導入を検討している方は、シンプルで使いやすいzaicoの利用を検討してみてはいかがでしょうか？
興味のある方は、下記より詳細をご確認ください。
