在庫管理時間95%削減!棚卸頻度70%削減!
在庫管理の課題を一気に解決したZAICO

抱えていた課題
在庫数の減らし忘れ、入庫忘れが多発。
日々の在庫管理も棚卸もとにかく手間と時間がかかり精神的にも負荷に。
 
ZAICO選定理由
・簡単に操作できるため。
・出先でスマホから在庫管理できるため。
・複数人で使えて、安価、履歴も確認できるため。
 
導入・活用効果
在庫数量のズレがなくなり、日々の在庫管理時間と棚卸頻度を圧倒的に削減。

在庫管理基本情報
・業種:メンテナンス業
・管理している物品:マシンのメンテナンス部品
・管理している品目数:440品目
・ZAICO導入前の在庫管理方法:Excel
・利用開始:2019年11月
・利用頻度:毎日
・利用人数:5名
・バーコード・QRコード利用:なし
・便利な機能:スマホ利用、クラウド複数人利用履歴詳細検索


株式会社シンワサービス代表 日紫喜(ひしき)様とメンバー

コンビニやファミレスのコーヒーマシンのメンテナンス業を営む株式会社シンワサービス様。
そのメンテナンス部品の管理にZAICOを導入してくださいました。
ZAICO導入前は日々の在庫の減らし忘れ、集計の手間、実地棚卸の膨大なコスト…どれをとっても在庫管理は憂鬱な作業だったよう。
導入後は、日々の在庫管理が徹底され、憂鬱な在庫管理から解放された、と喜んでくださる代表の日紫喜(ひしき)様にその激変ぶりをお話いただきました。

 

メンバー全員出先で作業。それぞれが使った部品をどうやって在庫管理するか!?
95%の作業時間短縮を実現した方法とは…

メンバー全員がそれぞれ、常にメンテナンス部品を車に積んで、
別々のメンテナンス先に向かうのが弊社のスタイルです。

ですので、各自それぞれが所持する部品と、使った部品の在庫管理をする必要があります。

ZAICO導入前はこんな工程で在庫情報を管理していました。
①紙伝票にそれぞれ使った部品を都度記載しておいてもらう
②毎日終業時にメンバー全員分の伝票を集めて確認し、在庫情報を集計
③集計した情報をExcelに転記

簡単ではあるのですが、毎日のことですし、
10分程度は作業にかかるので、正直めちゃくちゃしんどかったです。

ZAICOを導入してからは、メンバー1人ずつZAICOの追加アカウントを作り、
それぞれが出先から部品を使う度にスマホで在庫数量を減らしていく運用に変えました。

ZAICOで一元管理する会社全体の在庫データに対して、
遠隔からメンバーそれぞれが在庫数を更新
してくれるので、
私が夜な夜な集計してExcelに入力する、という地味な作業は一切なくなりました。

毎日10分かけて集計・転記していた作業が、
今では月に一度10分の確認作業で終わるようになったのです。

換算すると95%作業時間が短縮できてますね!もうこんなに楽なことはありません。

かつて使っていた紙の伝票の束
今ではスマホだけで在庫管理は完結

数が全然合わない実地棚卸…
半年に一度の棚卸作業はただただ憂鬱な時間

取り扱うメンテナンス部品はメーカーからの委託品です。
半年に一度、メーカーに部品の棚卸数量を報告するのですが、
これが憂鬱で憂鬱でたまりませんでした。
実際の部品の数とExcelの数が全然合っていないのです。

ZAICO導入前は、紙伝票で在庫管理を行っていたこともあり、
日々の業務の中で、在庫数を減らし忘れたり、
増やし忘れたりがよく起こっていたんです。

なので、管理しているExcelも参考にできず、
半年に一回行う実地棚卸は、400品目以上ある部品の全ての数を
メンバー全員が各自、自分で数えなければならなかったのです。

自分の所持する在庫部品の数を全て手で数え、
紙で出力した部品一覧に数を記入し、
最後は私が全員分の一覧を集計して報告書に転記していました。
トータルすると丸2日は優にかかっていましたね。
メンバー全員とにかく憂鬱で苦しい作業でした。

でもZAICO導入後は、部品を使ったすぐその場で、
スマホから簡単に在庫数を減らすことができるので、
減らし忘れがなくなり、すぐに徹底された在庫管理ができるようになりました。
今では、ほぼ実際の在庫部品の数量とZAICO上の数量がズレることはありません。

ですので、以前は半年に一度の棚卸報告に向けて、
自社内で毎月棚卸をしていたのですが、
今では3ヶ月に1回、1時間もあれば終わるほど効率化されました。

在庫数量の入力が簡単だと、数量がズレることもなくなり、
棚卸頻度も減らせ
、憂鬱な気分からも解放される、と良いことしかありません。

今後は自社内の3ヶ月に1回の棚卸もやめようと思っています。
ZAICO上の数字が、実際の在庫数量とズレないことが分かったので、
メーカー報告用の棚卸の際も全てイチから数える必要もないと思ってます。

部品番号をZAICOに登録すれば間違えない

 

スタンダードプランへの移行の決め手は履歴。
複数人で使っても、いつ誰がどんな更新をしたか確認できて安心。

最初は無料プランを使っていました。
その後、品目数が無料プランの上限を超えたので、エントリープランに移行しました。

ただ、エントリープランは履歴が見れないので、
誰がいつどんな更新をしたかわからないんですよね。
そこで履歴機能の付いているスタンダードプランに移行しました。

履歴には更新したユーザー名が記載されるので、
何か変な更新があった時、履歴を確認すれば、すぐに原因究明できて安心です。

履歴が残るので安心(写真は一部加工しています。)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

時間のかかる日々の在庫管理からも、
憂鬱な月1回の棚卸からも解放されて、本当に気持ちが楽になりました。
もうZAICOは手放せないです。

今回取材させていただいたユーザー様
会社名 :株式会社シンワサービス
事業内容:メンテナンス業