消防署の在庫管理をDX化!作業効率7倍、棚卸時間は3分の1に短縮で署員の負担減!

2021・7・12

抱えていた課題
・紙・エクセルベースでのアナログな在庫管理だったため、実在庫とエクセル上で差異が発生
・適正在庫の維持の難しさ
・新型コロナウィルスの影響により、より高い精度での在庫管理が求められた
 
ZAICO選定理由
・既に広く利用され実用化されているサービスで、在庫管理を急務とする現場に速やかに導入することが可能だったため
・簡単に使える
・予算内で導入可能だった
・救急資器材以外の器具や備品の管理へ使用できる可能性も見えた
 
導入・活用効果
・使い方が簡単なためITに慣れていない人がいる現場でも導入がスムーズだった
・消防署という変則的な在庫管理方法もある中で、作業効率は7倍アップ、棚卸時間は3分の1に短縮された

在庫管理基本情報
・会社名:愛知県春日井市消防本部
・業種:公的機関
・管理している物品:142種類で、呼吸管理資器材、薬剤、感染防止資器材、外傷対応資器材、消毒剤、分娩対応資器材、AED関係資器材 等の救急資器材 等
・管理している品目数:29,713個(令和3年5月10日現在)
・ZAICO導入前の在庫管理方法:払出は電話で受付け、紙の管理簿で運用。棚卸はエクセルの管理用シートにデータ入力を実施、
・利用開始:2021年2月に実証実験を実施、4月~ZAICOの運用をスタート
・利用頻度:毎日
・利用人数:8ユーザー
・便利な機能:QRコード発注点管理入出庫スキャン

 

在庫管理におけるDX化(DX=デジタルトランスフォーメーション)の課題は民間企業に限ったことではありません。愛知県春日井市消防本部も同様の課題を抱えていました。今回、日本全国の自治体の課題とスタートアップ・民間企業をマッチングするオープンイノベーション・プラットフォーム「Urban Innovation JAPAN」を介して、ZAICOの実証実験を実施し、四月より本格導入をしていただきました。

 

今回は現場でZAICOを実際に運用してくださっている平山様と、長江様にお話を伺いました。

 

■全国の消防署が抱える課題の“在庫管理のデジタル化”。紙やエクセルを使ったアナログな在庫管理からの脱却

-そもそも春日井市消防本部で管理されている物品とはどのようなモノ?

ZAICOアプリを使って管理しているものは、救急資器材と呼ばれるモノで、その種類は150近くにも及び、総数は3万点近くあります。

救急資器材というのは、例えば呼吸管理資器材や薬剤というものがあります。コロナのニュースなどを通じ皆さんも目にしたことはあると思いますが、呼吸管理資器材といのは、酸素マスクや手術の際に口に挿入するようなチューブですね。薬剤というのは、救急隊や救急救命士が使うことが出来る薬があり、代表的なものがアドレナリンや低血糖の方に必要なブドウ糖、そして点滴の元になる輸液パック等です。他にも感染防止資器材(マスクやガウン)など様々モノを管理しています。

 

 

-ZAICO導入前の在庫管理における課題は?

課題①紙・エクセルベースでのアナログな管理

基本的には紙ベースでの管理で、払出や棚卸の集計結果データなどは自作のエクセルシートに都度データ入力を行っていました。しかしながら数式などもズレてしまうことが多く、署の限定的な人しか触ることができませんでした。

 

 

課題②適正在庫の維持の難しさ

棚卸のタイミングは、エクセルの集計結果と実際の在庫数に差異が発生している度に実施していたものの、あきらかにその差異が生じることが多くなり、結果、余剰在庫を抱えてしまうなど適正在庫を維持することが難しくなっていました。また、在庫管理フローが複雑でなかなか現場に浸透せず、加えてデータ入力が出来る人も限られていたため、誰もが参加できるカタチでの在庫管理の運用方法が確立されていませんでした。このような状況から、出動が多い日などは在庫管理に時間を捻出することが出来ず、署員への負担は大きくなっていきました。

 

-新型コロナウィルスの影響は?

当初はこのような感染症が流行するとは想像も出来ず、流行当初はマスクをはじめとした感染防止資器材も不足が深刻化するなどの状況もありました。各出張所への資器材の払出も無駄遣いが無いよう、より厳しくなりました。また、感染防止資器材の保有数なども県や国に報告する義務があるため、効率よく、そして正確に在庫管理をする実施する必要性がより高まりました。

 

■ZAICOの導入を決定したその理由は?

そもそも在庫管理方法の運用に関しては以前より試行錯誤しており、病院で使われている在庫管理システムなどの導入も検討したが、高価で予算的に断念しました。

 

新型コロナウィルスが流行をきっかけに、感染防止対策の観点で、今まで以上に使用頻度が高くなる資器材が多数発生するようになりました。これらの管理を私たちだけで実施することが難しくなったため、Urban Innovation JAPANを通じて、その解決策を全国に投げかけてみることにしました。

 

ZAICOに決定した理由は、ZAICOのサービスが既に多くの人に使われており、開発を待たずしてすぐに現場に導入することが出来た点と、なにより簡単で、費用も限られている中予算範囲内で収まるという点でした。また、現在管理している医療資器材だけでなく、将来的に他の器具や備品なども管理できるのではないかという可能性が見えたということも付け加えさせてください。

 

■「一度説明しただけで皆理解できる」この簡単さが決め手!

実証実験としてZAICOを導入前に実際に使用できる機会があったのがよかったです。まず使ってみて、とにかく使い勝手が簡単ということが分かりました。他の人に教える際も、少し教えるだけで「これ、簡単だね」「これ、いいね」という反応で、すぐに使えるようになりました。

 

私たちの管理しているモノであったり、管理方法は一般企業とは違い変則的で、「納品」ひとつをとってもその捉え方は異なります。しかしながら、そのような条件下でもZAICOのアプリ内で運用することが出来たのはよかったと思います。

 

ZAICOの使い方を周知する際に、私たちは発注点の設定など通常の使い方とは違う部分もあるので、その部分については説明書を作成するなどして共有をしました。また、消防署では三交代制の勤務体制をとっているので、実証実験の当初は勤務が終わるタイミングで、次のチームにZAICOの使い方を教えるなど工夫をしました。春日井市消防本部から各出張所に資器材を払い出すのですが、ZAICOを使った払出しの手順は、皆に一度教えただけで理解できました。なかなか周知する為の時間を捻出することも難しい中、この「簡単さ」は助かりました。

 

 

■消防署の在庫管理におけるDX化の重要性とその展望

今回はZAICOを導入しましたが、いくつかの処理は未だ紙ベースで実施しているものがあります。例えば、各出張所への払出はデジタル化しているものの、私たち自身の消防署への払出しの依頼処理は既存の様式を使い紙ベースのままです。今後はZAICOのようなシステムが全ての出張所に入ることで、何がどこに、どれだけ使っているか、という全ての資器材の流れが見える化されることが目標です。その中で請求書の処理などもデジタル化されると良いなと思います。

 

現在、私たちはある種特殊な在庫管理方法を運用しなければならないため、変則的なZAICOの使い方をしています。従って、今後開発者の方とディスカッションをする機会などあれば、より良い使い方のアドバイスやアイディアなどを頂けるのかなと思っているので、そのような改善方法も模索してければと思います。

 

-DX化のロールモデルとして全国に先駆けて、いちはやく在庫管理のデジタル化に乗り出した春日井市消防本部様ですが、今後の消防の現場のDX化の重要性についてはどう思われますか?

他の民間企業はデジタルで在庫管理を随分前から実施していたということは感じていました。地方自治体の取り組みはやはり遅れている部分はあるので、今回のようなきっかけがあり、実際に在庫管理のデジタル化に成功しましたが、私たちの事務仕事や現場管理において、デジタル化が出来ることはまだまだたくさんあると考えています。従って、在庫管理にとどまらず、他の仕事の場においても引き続きDX化を進めていければと思っています。

 

 

 

ZAICOコメント
ZAICOも地方自治体をはじめ、地方の中小企業の在庫管理をはじめとしたDX化に更に貢献していく予定です。
今回のインタビューのように、皆様の貴重な生の声を頂くことでサービスに活かし、地方からもテクノロジーを活用した効率の良い社会の実現を目指します。
春日井市消防本部の皆さま、ありがとうございました!

実証実験の協力先募集のお知らせ

ZAICOでは災害時支援物資・備蓄品の在庫管理の実証実験に協力していただける地方自治体のみなさまを募集しています。ぜひお気軽にお問合せ下さい!お問い合わせ先は、support@zaico.co.jpです。