月間600分の工数を削減！「発注点アラート」で属人化からの脱却に成功

2026/10/13

リファインテック株式会社様：在庫管理 基本情報

• 管理している物品：試料の切断、埋込、研磨に必要な消耗品類
• 管理している品目数：約900品目
• zaico導入前の在庫管理方法：紙シートとエクセルの二重管理、経験則による発注
• 利用開始：2025年12月
• 利用頻度：毎日
• 利用人数：現状6名
• バーコード・QRコード利用：あり

zaico導入前に抱えていた課題

• 複数拠点からの在庫確認を都度電話で確認するため、1日20〜30分の時間を取られていた
• 発注業務が暗黙知や経験則に頼っており、属人化していた
• 年に1回の棚卸に全社で7〜8名がかりで2〜3日を要し、原則として出荷も止める必要があった

zaico導入によって得られた効果

• 営業所からzaicoで直接在庫確認ができるようになり、電話確認にかかる時間がゼロになった
• 発注点アラートを活用することで、発注の属人化を解消し、新任担当者でも適切なタイミングで適正量を発注できるようになった
• スマホとQRコードを活用することで棚卸の負担が劇的に下がり、日常業務の延長で高精度な在庫確認が行えるようになった

リファインテック株式会社様に、zaico導入前の課題から導入後の効果までを伺いました！

リファインテック株式会社様は、自社製造機器に関連する消耗品の製造および販売を行っており、研磨紙や切断砥石、埋込樹脂などの消耗品約900品目を全国4拠点で管理しています。以前は別拠点からの在庫確認を都度電話で行っていたほか、一部の入庫では紙とエクセルの二重管理が発生し、発注業務が属人化しているという課題を抱えていました。

zaicoの導入により全拠点の在庫が可視化され、電話確認の工数を月間約600分削減。また、発注点アラートを活用して発注業務の標準化にも成功しました。今回は、業務を統括する横山様と消耗品管理を担当する五十嵐様に、zaicoの導入効果や運用についてお伺いしました！

拠点間の電話確認に1日20〜30分。見えない在庫が引き起こす非効率

横山様：当社は、自社製造機器に関連する消耗品の製造および販売を行っています。zaicoでは、それら試料の切断や研磨に必要な消耗品類を管理しています。研磨紙や切断砥石、埋込樹脂など、およそ900品目が対象です。また、埋込リングなどのように、材料を入庫してから社内で加工・製品化して在庫登録するものもあります。

横山様：主にエクセルで管理していましたが、一部の現場からの入庫では紙のシートとの二重管理になっていました。例えば、ある一部からの入庫の際は、現場にPCがないため、紙のシートに記入したものを後からエクセルに入力するという二重入力が発生しており、非常に手間でした。

また、拠点間で在庫状況が共有できていないことも大きな非効率を生んでいました。名古屋や大阪、水戸などの別拠点の営業所から「在庫を回してほしい」という依頼が1日に4〜5件ほど来るのですが、その都度倉庫へ在庫を確認しに行き、電話で回答していたため、1回数分とはいえ1日20〜30分も時間を取られていたんです。

「経験則に頼った発注」「多段階の承認フロー」という課題があった

横山様：発注のタイミングが暗黙知や経験則に頼っていた点ですね。「この商品はだいたいこれくらい」という感覚で発注していたため、属人化が進んでいました。さらに、出庫の際にも物送依頼書をエクセルで記入して承認を待つといった多段階の手作業が発生し、社内での手続きに時間がかかっていました。

発注点アラートを活用しつつ、現場に合わせた柔軟な運用を

横山様：現在はデータの一元管理を進めており、別拠点の営業所スタッフにも権限を付与しています。営業所側がzaicoの画面で事前に他拠点の在庫を確認した上で、そのままzaico上で依頼書を作成・承認フローを回せる理想の形へと移行を進めています。また、入庫時には、倉庫の保管棚に貼ったQRコードやバーコードをスマホでスキャンする運用を確立させています。

一方で、先ほどお話しした一部の現場からの入庫については、現場の設備や独自の運用ルールの都合もあり、当面はこれまで通り紙のシートを用いた管理を継続する予定です。すべてを一度にデジタル化するのではなく、状況に合わせて柔軟に運用しています。

五十嵐様：発注点（オーダーポイント）の管理機能です。現在運用構築を進めている最中ですが、各アイテムに適切な発注点を設定し、在庫が発注点を下回った際のアラートを基準に発注稟議書や注文書を作成することで、目視や感覚に頼らない適正な発注ができるような設計をしています。

電話での在庫確認が1日30分→ほぼゼロに！属人化からの脱却と、負担のない正確な在庫確認を実現

横山様：はい、非常に大きな効果を感じています。拠点間の電話確認がほぼ発生しなくなり、月間で約600分の時間削減に繋がりました。

また、以前は年度末に1回、出荷や配送を止めて全社で数日かけて大がかりに行っていた棚卸が、QRコードとスマホを活用することでサクサク進むようになりました。現在では通常業務を止めずに負担なく完了できるため、常に正確な在庫状況を把握できる理想的な体制へと進化しています。

五十嵐様：やはり発注点アラートですね。経験や知識がまだ浅い新任の担当者に業務を引き継いでいる最中ですが、私が毎回チェックしなくても、適切なタイミングで適正量を発注できるようになってきています。属人化からの脱却が進んでいます。

横山様：現在はまだ移行の途上ですが、ゆくゆくは二重入力をなくし、営業所からの物送依頼や承認フローなどもすべてzaico上で完結させるなど、出庫登録まで一気通貫で繋げられる理想の形を目指していきたいと考えています。

 

また、操作の定着が落ち着いた段階で、固定資産の一元管理などへの応用も検討していきたいです。

貴重なお話をお聞かせいただき、ありがとうございました！

複数拠点の備品・資材管理にzaico

今回はリファインテック株式会社様の事例をご紹介しました。拠点間の電話確認という日々の手間が、zaicoによる「在庫の見える化」で月間約600分もの時間削減に繋がった点は非常に大きな成果です。

また、担当者の経験則に依存しがちな発注業務を「発注点アラート」で標準化し、新任担当者への引き継ぎをスムーズに行っている点や、スマホを活用して大がかりな棚卸の負担をなくし、常に正確な在庫状況を保てるようにしたアプローチは、多くの企業にとって参考になるはずです。複数の拠点で在庫を管理している方や、手作業での管理フロー・属人化を見直したい方は、ぜひzaicoでのクラウド在庫管理を検討してみてはいかがでしょうか。