紙やエクセルを使って在庫管理している場合、現場で確認した数量を後から転記する手間がかかったり、入力ミスが発生したりすることもあります。
そこで利用が広がっているのが、スマホやタブレットで利用できる在庫管理アプリです。
スマホアプリを使った在庫管理の主な機能から、スマホアプリで在庫管理をするメリット・デメリット、始める前の確認ポイントをわかりやすく解説します。
スマホアプリでの在庫管理とは
スマホアプリでの在庫管理とは、入出庫の記録や在庫数の確認、棚卸などの一連の業務を、スマホやタブレットのアプリで行う管理方法を指します。
従来の紙の帳簿やエクセルでは、事務所に戻らなければ進められなかった作業を、倉庫や店頭などの現場で完結できる点が、従来の管理との大きな違いです。
多くはクラウド型のサービスとして提供されており、記録した内容はインターネット上に保存され、パソコンからも同じデータを参照・更新できます。
在庫管理アプリは商品や部品の在庫に限らず、オフィスの備品や工事現場の資材、店舗の消耗品まで幅広く活用されているツールです。
スマホアプリでの在庫管理の主な機能
在庫管理アプリには、日々の在庫管理業務に役立つ多彩な機能が備わっています。
スマホアプリでの在庫管理の主な機能を見ていきましょう。
バーコード・QRコードで入出庫を記録する
スマホのカメラでバーコードやQRコードを読み取り、該当する在庫データを呼び出して入出庫を記録する機能です。
商品にもともと付いているJANコードを使えるほか、コードのない備品や資材には、アプリで発行したバーコードやQRコードを印刷して貼り付けて読み取ることもできます。
読み取った後は数量を入力するだけで入出庫の処理が終わるため、品番を手書きしたり手入力したりする必要がありません。
数量や入出庫の情報をその場で登録することで、後からまとめて入力する手間もなくなります。
在庫数を複数の担当者とリアルタイムに共有する
在庫管理では、担当者によって把握している在庫数が異なると、発注や出荷の判断に影響する可能性があります。
クラウド型のアプリでは、誰かが在庫データを更新すると、その内容を、他のメンバーもすぐに参照することが可能です。
「今いくつ残っているか」を電話やメールで確認し合う必要もありません。
また、誰がいつ在庫を動かしたかという履歴が残るので、数が合わないときに原因をたどりやすくなります。
在庫が発注点を下回ったら通知を受け取る
品目ごとに発注点を設定しておくと、在庫がその数量を下回ったときにアプリが知らせてくれます。
発注点とは、これ以上減ったら発注をかけるという基準の数量のことです。
例えば、納品まで5日かかり、1日に4個使う資材であれば、発注点は少なくとも20個が目安になります。
通知が届く仕組みがあれば、担当者が棚を見て回らなくても発注のタイミングを逃しません。
棚卸の数量を現場で入力して差異を確認する
棚卸も、スマホのカメラでコードを読み取りながら数量を入力していく形で進められます。
紙のリストを印刷して持ち歩き、後からデータに打ち直すという手間もかかりません。
帳簿の数量との差異はアプリ側が自動で計算するので、手作業での突き合わせも不要です。
複数人で手分けして進めても入力内容はその都度集約されるので、数え漏れや重複作業を防ぎやすくなります。
スマホアプリで在庫管理をするメリット
スマホアプリを活用することで、在庫管理の効率や精度を高めることが可能です。
スマホアプリの在庫管理で得られるメリットを見ていきましょう。
在庫を確認するために事務所へ戻る手間がなくなる
紙やパソコンでの管理では、在庫を確認したいときに事務所やバックヤードに戻る必要がありました。
しかし、スマホアプリなら、倉庫や店頭、外出先からでも手元の端末で最新の在庫数を確認できます。
取引先から「この商品はまだありますか」と聞かれた場面でも、その場で回答が可能です。
いったん持ち帰って確認し、折り返し連絡するといった手間が減り、対応の速さにつながるでしょう。
その場で記録することで転記ミスや記入漏れを防げる
在庫のずれは、数え間違いだけでなく、記録忘れや転記ミスによって生じることも少なくありません。
スマホアプリなら、作業したその場で記録できるため、記録忘れの防止につながります。
また、バーコードやQRコードの読み取りに対応していれば、商品名やコードを手入力する機会も減り、転記ミスも防げます。
帳簿と現物が合っている状態を保てれば、棚卸の負担も軽減できるでしょう。
専用の機器をそろえる必要がなく小さく始められる
在庫管理システムというと、ハンディターミナルやサーバーの導入が必要という印象を持たれがちです。
しかし、スマホアプリなら、すでに保有しているスマホやタブレットにアプリを入れるだけで使い始められます。
クラウド型のアプリは月額制が中心で、初期費用を抑えて導入できる点も魅力です。
まずは小さく始めて、うまくいけば範囲を広げるという進め方ができるので、自社に合わなかったときの損失も限定できるでしょう。
スマホアプリで在庫管理をするデメリット
スマホアプリは便利な一方、特有の弱点もあり、現場によっては使いにくさを感じることもあります。
あらかじめ知っておきたい、スマホアプリで在庫管理をするデメリットを解説します。
通信環境の悪い倉庫や冷蔵庫内では操作しにくい
クラウド型のアプリは通信を前提としているため、電波の届きにくい場所では動作が不安定になります。
地下の倉庫や金属棚に囲まれたバックヤード、冷蔵庫や冷凍庫の中などは特に注意が必要です。
読み取りはできても保存でつまずくと、記録したつもりの在庫が反映されていない事態を招きかねません。
事前に現場を歩いて電波状況を確かめておくと安心です。
画面が小さく一覧性が低い
スマホは持ち運びやすい反面、パソコンと比べて画面が小さいため、一覧性では劣ります。
多数の商品を一度に確認したり、複数の項目をまとめて入力したりする作業では、画面の小ささが負担になることがあるでしょう。
現場での記録はスマホ、一覧確認や集計はパソコンというように、役割を分けて使うのが現実的です。
パソコン向けの在庫管理システムに付属したスマホアプリなら、役割分担もしやすくなります。
無料アプリでは業務に必要な機能が足りないことがある
在庫管理アプリの中には、無料で使えるものや無料プランが提供されているものがあります。
ただし、提供機能や登録できる品目数、ユーザー数などに制限が設けられているのが一般的です。
小規模な利用では、無料アプリや無料プランでも十分な場合もありますが、規模が大きくなると業務に対応できないケースも増えてきます。
無料プランを試す場合には、その後の有料プランへの移行のしやすさも、あわせてチェックしておきましょう。
スマホアプリで在庫管理を始める前に確認したいポイント
在庫管理アプリの導入後に後悔しないためには、事前に自社に合うかをしっかりとチェックしておくことが大切です。
スマホアプリで在庫管理を始める前に確認しておきたいポイントを紹介します。
自社の品目数と在庫規模に見合う機能かを確認する
最初に確かめたいのは、扱っている品目数や拠点数にアプリが対応できるかどうかです。
品目が数十点の備品管理と、数千点の部品を扱う工場では、必要になる機能がまったく違います。
例えば、拠点や倉庫が複数ある場合は、保管場所ごとに在庫を分けて管理する機能が必要です。
将来的に扱う量が増える見込みがあるなら、その規模まで無理なく使えるかも見ておきましょう。
現場のスタッフが迷わず操作できるかを確認する
在庫管理アプリは、実際に使うのが現場のスタッフである点を忘れてはいけません。
導入を検討する管理者にとって分かりやすくても、日々の作業に追われる現場では別の評価になることがあります。
入庫・出庫のボタンが見つけやすいか、読み取りから登録までが何タップで終わるかといった操作性が定着を左右します。
管理者だけで判断せず、毎日使うスタッフの生の声も聞いておきましょう。
トライアル期間に実際の業務を試してみる
ホームページや機能一覧などの資料を見ただけでは、実際に自社の業務に合うかは判断しきれません。
多くの在庫管理アプリでは、無料で試せるトライアル期間が用意されているため、契約前にアプリを操作してみましょう。
可能であれば、実際の業務に近い形で入庫から棚卸までを一通り行うと、運用に乗せられるかどうかが判断しやすくなります。
実際に使ってみることで、資料ではわからなかったアプリの良さや課題が見えてくるはずです。
スマホアプリで在庫管理をするならzaico
在庫管理の現場でさまざまな業務を行えるスマホアプリは、とても便利なツールです。
在庫管理アプリを最大限に活用するためには、自社の在庫規模や業務運用に合った製品を選ぶことが大切です。
スマホアプリで在庫管理をスマートにするなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、わかりやすい画面設計と操作性で、ITに不慣れな方でも簡単に使えます。
スマホのカメラでバーコードやQRコードを読み取るだけで、入出庫や棚卸の記録が完了し、登録したデータはリアルタイムに共有可能です。
発注点を設定しておけば、在庫が基準を下回った品目がひと目でわかり、設定した時刻にメールでも通知が届きます。
スマホアプリでの在庫管理をお考えの方は、zaicoまでお気軽にご相談ください。
