FAXでの注文書を仕分けし、内容を1枚ずつシステムへ入力するという受注業務に限界を感じている企業は少なくありません。
FAX受注は取引先の都合で廃止できなくても、受信から受注登録までの社内の工程であれば段階的な自動化は可能です。
FAX受注の自動化の基本から、FAX受注の自動化が必要とされる理由、FAX受注の自動化の方法と成功のポイントを解説します。
FAX受注の自動化とは
FAX受注の自動化とは、注文書の受信から受注データの登録までの工程を仕組み化し、人の手を介する作業を最小限に減らす取り組みです。
従来は、FAX機や複合機から出力された注文書を、担当者や拠点ごとに仕分けし、品番や数量、納期を目視で確認しながらシステムへ入力していました。
この流れのうち、人が手を動かしていた部分をデジタル処理に置き換えるのが、FAX受注の自動化です。
例えば、紙で出力していたFAXを電子データのまま受け取れるようにするだけでも、印刷と仕分けの手間はなくなります。
FAX受注の自動化は、取引先との受発注はFAXのまま続けながら、自社の業務負荷だけを軽減できる現実的な手段といえるでしょう。
FAX受注の自動化が必要とされる理由
FAX受注の自動化は、単にデジタル化の流れに乗るだけの取り組みではありません。
受注の現場でFAX受注の自動化が求められる理由を解説します。
取引先の都合でFAX受注を廃止できないため
日本の商慣習では、いまでもFAXによる受発注業務は根強く残っています。
特に、小規模な事業者や、現場で手書きの注文書を作成する業種では、FAXが手軽な連絡手段として定着しています。
こうした取引先に対して、自社の都合でWeb発注への移行を一方的に求めれば、取引先の負担が増え、関係悪化や失注につながるおそれもあるでしょう。
FAX受注そのものを廃止できないケースでは、FAX受注を残したまま社内の処理を効率化するのが現実的な対策になります。
注文書の仕分けや手入力に手間と時間がかかるため
FAX注文書は、始業直後や締め時間の直前に集中して届く傾向があります。
届いた注文書を取引先別や商品別に仕分けし、優先度を判断しながら処理を進めなければなりません。
さらに、品番、数量、単価、希望納期、届け先などの項目を、システムへ1件ずつ入力していきます。
1枚あたり数分の作業でも、1日に数十枚届けば、それだけで多くの時間が失われ、他の業務を圧迫することになるでしょう。
転記ミスが誤出荷や納期遅延を招くため
手入力による転記は、どれだけ注意してもミスを完全にはなくせません。
品番の読み違いや数量の桁誤りは、そのまま誤出荷や欠品につながる原因です。
出荷後にミスが判明すれば、回収や再出荷の手配が必要になり、無駄なコストが発生し、取引先からの信頼も損なわれます。
こうした損失を防ぐためにも、手入力の工程をできるだけ減らす取り組みには価値があるといえるでしょう。
FAX受注の自動化方法
FAX受注の自動化には、いくつかの段階があります。
ペーパーレス化からFAXそのものをなくす選択肢まで、代表的なFAX受注の自動化方法を紹介します。
インターネットFAXによるペーパーレス化
自動化の第一歩として取り組みやすいのが、インターネットFAXの導入です。
インターネットFAXとは、受信したFAXをPDFや画像ファイルとして、メールやクラウド上で受け取れるサービスです。
受信データはフォルダやクラウドストレージに保存されるため、取引先名や日付での検索が容易になります。
システムへの入力作業自体は残りますが、以降の自動化の土台となるステップです。
AI-OCR読み取りによるデータ化
次の段階が、AI-OCRによる注文書のデータ化です。
AI-OCRとは、画像やPDFに含まれる文字をAIが認識し、テキストデータとして抽出する技術を指します。
近年は、品番欄の位置が取引先ごとに違っていても記載内容から項目を判断できる製品が増えました。
ただし、かすれた印字や折り目のある原稿では精度が落ちるため、読み取り結果を確認する運用は残るでしょう。
OCR結果の受注・在庫システム連携
読み取ったデータを受注システムや在庫管理システムへ取り込めると、自動化の効果はより大きくなります。
読み取りだけを自動化しても、その結果を人が別の画面へ打ち直していては手入力が残ってしまうためです。
連携方法には、CSVファイルの取り込みによるものと、APIを使ってリアルタイムに連携するものがあります。
特にAPI連携まで実現すると、受信からデータ登録までの手入力をゼロに近づけられます。
Web受注（EDI・受発注ポータル）導入
より根本的な解決策が、FAX自体を使わない受注方法への移行です。
EDI（電子データ交換）や受発注ポータルを使えば、注文データがそのまま受注データとして取り込まれます。
ただし、この方法は取引先に発注のやり方を変えてもらうことが前提となるため、自社の判断だけでは進められません。
対応可能な取引先から段階的にWeb受注へ移し、残る取引先はFAX自動化でカバーするハイブリッド運用が現実的です。
FAX受注の自動化を成功させるポイント
自動化の手段を導入しても、進め方を誤ると期待した効果が得られません。
FAX受注の自動化を成功させるポイントを解説します。
自社の課題や予算に合わせた対応を行う
まず取り組むべきは、現状のFAX受注の課題を洗い出すことです。
仕分けと保管に時間がかかっているのであれば、インターネットFAXの導入だけでも十分な改善が見込めます。
入力作業がボトルネックであれば、AI-OCRとシステム連携まで踏み込む価値があるでしょう。
削減できる工数を金額に換算し、導入・運用コストと比較して判断することが重要です。
最初は対象の帳票を絞って小さく始める
すべての取引先の注文書を一度に自動化の対象にすると、設定と検証の負担が大きくなります。
まずは枚数が多く書式の安定している取引先に絞り、そこで運用を固めるのが確実な進め方です。
例えば、注文の半分を占める上位の取引先だけを対象にするだけでも、入力工数は大きく減らせます。
1社分の運用が固まれば、書式の似た取引先には設定を流用でき、対象を広げる作業そのものも軽くなるでしょう。
全自動を目指さず確認工程を手順に組み込む
FAX受注の自動化では、人の確認を完全になくすことを目標にしないほうがうまくいきます。
注文書には、手書きの但し書きや例外的な納期の指定など、機械では判断しきれない情報が含まれることがあるためです。
AI-OCRの中には、読み取りの信頼度が低い箇所のハイライト機能を備えた製品もあります。
こうした機能を活用し、疑わしい部分を人がチェックする運用にすれば、確認工数を最小限に抑えられるでしょう。
定期的に自動化の効果を測定して改善する
自動化は導入して終わりではなく、効果を測りながら育てていく取り組みです。
受注1件あたりの処理時間や、修正が必要になった件数を記録しておくと、改善すべき点が見えてきます。
読み取りの誤りが多い項目が分かれば、取引先に注文書の書式を相談するという手も打てるでしょう。
数値で効果を示せるようにしておけば、対象を広げる際の社内の合意も取りやすくなります。
FAX受注自動化の効果をさらに高めるならzaico
FAX受注の自動化は、受信・データ化・受注登録のどの工程まで手をつけるかによって、得られる効果が変わります。
紙の出力と仕分けが負担になっているなら、受信を電子化するだけでも一定の効果が得られるでしょう。
一方、入力工数や転記ミスまで減らしたいのであれば、受注登録までを自動化すると手作業をより削減できます。
FAX受注自動化の効果をさらに高めたいとお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
拡張サービスの「zaico受注管理」では、FAXやメールで届いた注文書のPDFをアップロードするだけで、AI-OCRが注文内容と取引先を自動で読み取り、受注データの登録まで一続きで処理できます。
受注の登録と在庫データがクラウド上でつながっているため、注文に応じた在庫状況をその場で確認でき、出庫予定データの作成まで自動で行える点も強みです。
FAX受注の自動化を在庫管理まで含めて見直したい方は、zaicoまでお気軽にご相談ください。
