「在庫数は記録しているのに、発注タイミングは担当者の勘に頼っている」という、在庫の把握と発注が切り離されている現場は少なくありません。
在庫データを発注の判断にどう使うかを決めておけば、欠品や二重発注を減らせます。
在庫管理における発注の役割から、在庫管理や発注判断に役立つ項目、主な発注方式、よくある課題とシステム化の有効性をわかりやすく解説します。
在庫管理における発注の役割とは
在庫管理における発注とは、把握している在庫数をもとに、次に補充する量とその時期を決める工程のことです。
在庫管理が「いま何個あるか」を明らかにする業務だとすると、発注は「次に何個入れるか」を決める業務にあたります。
発注が担う役割は、欠品にも過剰在庫にもならない適正な水準を保つことです。
発注が早すぎれば在庫は積み上がり、資金と保管スペースを圧迫します。
反対に遅すぎれば欠品し、生産や出荷が止まってしまいます。
発注判断を担当者の勘に任せず、在庫データにもとづいて行うためには、発注点と安全在庫の考え方が重要です。
発注点と安全在庫とは
発注点とは、在庫がここまで減ったら発注するという基準の数量を指します。
発注してから納品されるまでの間に使われる見込みの数量に、安全在庫を足して決めるのが一般的です。
安全在庫は、急な需要の増加や納品の遅れに備えて、最低限持っておく余裕分の在庫のことです。
どちらも在庫管理で蓄積した出庫の実績がなければ設定できないため、発注の精度は日々の記録の正確さに左右されます。
在庫管理の発注判断に役立つ項目
勘に頼らない発注判断のためには、どのような在庫管理項目が役立つのでしょうか。
在庫管理の発注判断に役立つ主な項目を解説します。
現在庫数
現在庫数とは、今この時点で自社が実際に保有している在庫の数量です。
発注判断の出発点になる数値であり、ここがずれていると他の項目をどれだけ整えても正しい発注はできません。
出庫のたびに記録されず、月末の棚卸でしか更新されない運用では、月の途中の現在庫数は誰にもわからない状態になります。
実態と合わない現在庫数を見て発注すれば、在庫が余っているのに追加で仕入れたり、逆に本来より多く見えて欠品したりする事態を招きかねません。
引当在庫
引当在庫とは、すでに受注が確定していて、出荷が決まっている在庫のことです。
倉庫に現物があっても、引当済みの分は他の注文には回せないため、自由に使える在庫ではありません。
現在庫数から引当在庫を差し引いた、実際に自由に使える在庫を見る必要があります。
現物の数だけを見て「まだ足りている」と判断すると、出荷の直前になって在庫の不足に気づくことになります。
発注残
発注残とは、すでに発注したものの、まだ入荷していない数量のことです。
発注残は、帳簿上の在庫には反映されていない「これから増える在庫」ともいえます。
発注残を把握していないと、注文済みであることに気づかないまま、同じ品目をもう一度発注しかねません。
引当在庫を差し引き、発注残を加えた数量を有効在庫と呼び、発注判断の基準になります。
平均出庫量
平均出庫量とは、1日あたりや1週間あたりに、どれだけの在庫が出ていくかを示した数量です。
在庫管理で記録した出庫履歴を一定期間で割ると求められ、発注量と発注のタイミングを決める材料となります。
繁忙期と閑散期で出庫量が大きく変わる品目では、年間の平均だけを見ても実態に合いません。
直近3か月や前年同月などの期間を選び分けないと、欠品と過剰在庫を交互に繰り返すことになります。
発注リードタイム
発注リードタイムとは、発注してから在庫として使える状態になるまでにかかる期間のことです。
仕入先の出荷準備や輸送の日数だけでなく、自社での検品や入庫登録にかかる時間も含めて考えます。
同じ品目でも仕入先を変えれば日数は変わるため、品目ごとに実績を記録しておくことが大切です。
リードタイムを実際より短く見積もっていると、発注点に達してから発注しても間に合わず、欠品が発生します。
在庫管理をもとにした主な発注方式
発注のやり方にはいくつかの代表的な方式があり、品目の性質や在庫の動き方に応じて使い分けるのが一般的です。
在庫管理をもとにした主な発注方式を紹介します。
定量発注方式
定量発注方式は、在庫が発注点まで減ったタイミングで、あらかじめ決めた一定量を発注する方式です。
発注タイミングと量があらかじめ固定されているため、在庫数が追えていれば誰が担当しても同じ判断ができます。
出庫のペースが安定していて、回転の速い品目に向いた方式といえるでしょう。
一方で、需要が急に変わる品目に使う場合、発注点そのものが実態に合わなくなるため、定期的な見直しが欠かせません。
定期発注方式
定期発注方式は、毎週金曜や毎月10日などの決まった時期に、都度必要な量を計算して発注する方式です。
発注のたびに在庫状況を見て数量を決めるので、需要の変化に合わせやすいのが特徴です。
単価が高くて余分に持ちたくない品目や、需要の振れ幅が大きい品目に向いています。
その分、毎回の計算に手間がかかるため、対象を絞って運用するのが現実的でしょう。
ダブルビン方式
ダブルビン方式は定量発注方式の簡易版という位置づけで、同じ品目を2つの容器や棚に分けて置き、片方が空になった時点で発注する方式です。
二棚法とも呼ばれ、在庫数を数えなくても見た目で発注のタイミングがわかる点が利点です。
例えば、手袋やねじのような単価が安く点数の多い消耗品では、1箱を使い切ったら発注するという運用にできます。
数量を細かく管理しない方式のため、金額の大きい品目や、正確な在庫数が求められる品目には向きません。
在庫管理をもとにした発注でよくある課題
在庫を数える仕組みはあっても、それが発注の場面でうまく機能していない企業は多くあります。
在庫管理をもとにした発注で、実務の現場がつまずきやすい課題を解説します。
在庫を数えているが発注に活かせていない
在庫を数える作業と発注の判断が、別々の業務として切り離されている状態です。
在庫数は帳簿に記録されるものの、発注のときには参照されず、担当者の勘で数量が決まっています。
これでは在庫管理にかけた手間が発注の精度に結びつきません。
在庫データのどの数値を使って発注判断するかを、あらかじめルールとして決めておくことが改善への第一歩です。
発注済みの数量を在庫数に含めていない
発注残を管理していないために、注文中の数量が誰にも見えていないのもよくある課題です。
発注書を出した時点では在庫が増えないため、帳簿を見ただけでは発注済みかどうかを判断できません。
担当者が複数いる現場では、別の人がすでに発注していることに気づかず、同じ品目を重ねて注文しがちです。
発注した時点で入荷予定の数量として記録に残す運用にすれば、問題を防げます。
在庫数がリアルタイムに把握できず二重発注・欠品が起きる
在庫数の更新が1日1回や週1回にとどまり、いま何個あるのかがわからない状態も混乱の原因です。
現場でエクセルに入力するのが夕方の作業になっていると、日中の発注判断は古い数字を見て行うことになります。
在庫数が実態より多ければ発注が遅れて欠品を招き、少なければ不要な発注で在庫が積み上がります。
改善には、現場に負担をかけずに入出庫をタイムリーに登録できる仕組みや運用整備が必要です。
在庫を見ている人と発注する人が分かれている
在庫を数えるのは倉庫担当、発注するのは購買や営業担当というように、役割が分かれている現場は多くあります。
分担そのものは問題ではありませんが、両者が見ている在庫情報が別々だと、発注担当は倉庫の最新状況を知らないまま数量を決めることになります。
倉庫側が「そろそろ足りない」と気づいていても、口頭やメールでの共有が遅れれば発注は後手に回ってしまうでしょう。
同じ在庫データを両者がいつでも参照できる状態にしておくことが、部門をまたいだ発注の精度を高める上で大切です。
在庫管理と発注の連動にシステム化が有効な理由
ここまで挙げた課題は、在庫管理をシステム化したうえで、その記録がそのまま発注の判断材料になる状態をつくることで解消に近づきます。
在庫管理システムにその場で記録できる仕組みが整えば、入出庫を記録した時点で在庫数が更新されるため、常に最新の数字を見て発注を判断できます。
引当在庫や発注残もあわせて管理すれば、現物の数ではなく、実際に使える在庫をもとに発注量を決めることが可能です。
また、出庫の履歴が自動で蓄積されるため、1日あたりどれだけ使っているのかを実績から確認でき、発注点の見直しに使えます。
多くの在庫管理システムには、発注点を下回ったときに通知を出す機能もあるため、発注のタイミングを逃しにくくなるでしょう。
このように、在庫と発注が1つの仕組みでつながれば、担当者の勘や努力に頼らない発注が実現可能です。
在庫管理にもとづく発注の効率化にzaico
発注のタイミングと数量は、在庫管理で把握している在庫数や出庫の実績から決まります。
在庫データが最新でなかったり、引当在庫や発注残が見えていなかったりすることは、欠品や二重発注を招く原因です。
在庫管理にもとづく発注を実現したいとお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、スマートフォンやタブレットでQRコードやバーコードを読み取るだけで入出庫を記録でき、在庫数をリアルタイムに一元管理できます。
設定した数量以下になった際に通知を受け取ることもでき、発注の遅れや二重発注の防止に役立ちます。
発注が必要になった品目は、その場で発注書を作成し、zaico上からメールやFAXで送信することも可能です。
在庫数の把握から発注の判断までを効率化したい方は、zaicoまでお気軽にご相談ください。
