物品管理とは?在庫管理との違いやその目的・方法を解説

企業などの組織の中では日々、実に多くの「モノ」を取り扱ったり、使用したりしています。
そんなモノを管理することは、企業にとって中枢とも言える仕事の一つで、ひとたび後回しにするととても面倒な仕事になってしまいます。
この記事では、企業活動の中で日々利用・使用している消耗品や備品などの物品管理について、備品管理との違いや物品管理の4つの重要なポイントなどを説明し、物品管理の基本的な4つの手順を紹介いたします。

 

物品管理とは?

まず「モノ」の管理の「モノ」について考えてみます。
「モノ」とは、主に総務(庶務)が管理している社内で扱うOA機器からノートや文房具などの消耗品、机・椅子・OA機器などの機材備品(もちろんリースされている「モノ」も含まれます)や、社用車等、会社の資産の管理で、どれも、何百、何千、時にはそのはるか上の「モノ」を扱うこともあるでしょう。それらの「モノ=備品」の 何が、どこに、どういう状態にあるのかを記録・確認すること、それが物品管理です。

 

在庫管理との違い

一方の「モノ」とは、営業や製造が管理する在庫つまり製品や商品等で、こちらは経営状態を把握するためにも重要な管理すべきお仕事です。
特に在庫の管理は、きめ細かいサービス(製品や商品)を提供しようとする事と比例するかのように、こちらの「モノ=在庫」も 膨大な商品を記録しなければなりません。
しかも、仕入れた分だけ売れるなどと言う時代ではなく、過剰な在庫を持たないという経営が理想と言われる今の時代は、細かく管理することが必須です

 

物品管理を行う目的・重要性

目的地に行こうとする時に住所・経路を正確に把握することで、道に迷うこともなく効率的に時間の短縮が可能となることは、「モノ」にも当てはまります。
「モノ」の場所や数を正確に把握することで探す手間(時間)を減らし、業務の効率化が図ることができますし、仕事を効率化することで、人的(時間的)コスト削減や生産性の向上も期待できます。

 

業務効率化

物品管理の目的は、「モノ」の所在や数量を正確に把握することで探す手間や発注する時間を減らすことが出来、業務の効率化に繋がります。
職場内での「モノ」は一般的に従業員がシェアすることが普通ですので、正確に管理する事は、紛失や私物化を防ぐだけではなく、作業時間の節約に繋がると言えるでしょう。
 また、「モノ」の状態を常に把握しておけば、故障や破損があってもスムーズに修理へ移行でき、万全な状態にしておくことで、業務が停滞するのを防ぐこともできます。
業務の効率化とは、毎日の仕事をする上で「ムリ・ムダ・ムラ」を探しそれを減らしたり、なくすことでスムーズに作業できる環境にすることです。

 

コスト削減

「モノ」の所在や残数、状態を明確に把握=経費の“見える化”をする事は、不要な出費を防ぐことにもつながります。「だれが」「いつ」「どういった理由で」使う経費なのかを明確にする事、特に文房具などの細かい消耗品などは、使用頻度と補充のタイミングを普段から習慣づけるだけでも「モノ」の削減・ムダな在庫の重複を減らせます。ただし削ってよい「モノ」の場合のみです。
経費が“見える”と削ってよい「モノ」・削ってはいけない「モノ」が見えます。
商品やサービスの質を保てる事は大前提ですし、会社の信用を下げるような事や、従業員のモチベーションを下げてしまっては生産性の低下にもなりかねないので、見極めた上で、必要なところには引き続き予算をかけた方が良いでしょう。

 

セキュリティ強化

今、物品管理すべきは「モノ」だけではありません。「情報」も管理すべき一つになっていることから、物品管理の重要度は急激に加速しています。
個人情報の保護・データの管理、運用を適切に行っていなければならないので、当然 社内で使う重要書類やノートPC・カード、CD-ROM、もちろん鍵、印鑑など、これら現物・物品の外部への持ち出しを管理するためには、物品管理が重要視される事はお分かりだと思います。
もしこれらの紛失・盗難されたことすらわからない状況を考えてもみてください。
会社の信用問題にかかわり、業績評価が左右される問題です。

 

内部統制

企業活動では経営者・従業員の行動・業務が正しいルールに則っているか、不正や重大なミスがないかを確認し、統制することが必要です。
全従業員に関わることですが、責任者は経営者という事は忘れないでください。
例えば、先述のセキュリティ強化でAのキャビネットにどの重要書類を、BのキャビネットにノートPC・カード、CD-ROMを、Cのキャビネットに鍵、印鑑などそれらをどう管理しているのか、従業員の管理の仕方がバラバラだと困ります。
そして更に保管・管理以上に大切な事として履歴管理が挙げられます。それらが同じルールでミスがないかが必要なのです。

 

物品管理の基本的な4つの手順

物品管理は基本的には、以下の手順で進めていくとスムーズになります。

  1. 物品管理台帳の作成
  2. 物品を分類してラベルを作る
  3. 定期的に棚卸しの実施
  4. ルールや配置場所を周知する

しかし 社内にある備品の種類はさまざまですので、カテゴリー別に管理する備品を分けてみましょう。

 

物品管理台帳を作成する

一般的に、紙に手書きやエクセルを使って物品(管理)台帳を作成しています。
物品(管理)台帳を作成するときの項目としては、物品名・登録年月日・管理者名などを正確に入力することが重要です。主な項目は下記のようなものがあります。

  • 物品名(備品の名前)
  • 登録日(購入日)
  • 登録数(購入数量)
  • 管理者名
  • 日付(利用日)
  • 日付(返却日)
  • 利用数量/残数(利用状況)

それぞれの会社で使いやすい項目を追加しながら この台帳を見れば紛失・破損があってもわかるように必要な項目を管理してください。

 

分類してラベリングする

全員が利用するのですから誰でも使いやすいようにしなければなりません。
カテゴリーごとに使用頻度も考えて色分けするラベルを貼り付けると判りやすいでしょう。カテゴリーや使用する頻度によって分けることもおススメします。もしラベルプリンターがあればバーコード情報を一緒にすると、目視での確認も省略することができます。
もちろんICタグやバーコード付きのラベルなら、備品に貼りつけることで、端末でのスキャンだけで備品の情報(取得日や保管場所など)を把握できるようになります。

 

配置を決める

それぞれにラベルを貼ることで「モノ」の場所が決まりました。場所が決まる事で「どこに」「いつ」「どういった理由で」などわかりやすくなります。逆に台帳の記載内容と目の前の備品の状態が違って、故障した状態や使い切ってしまった、貸し出したのか紛失なのかなど、発注することも含め全体を把握し対処するためにも いつもの場所にあることが大事です。
この時 置き方も、高さや奥行き・頻繁に使用するものは手前に置くことなど、全体を視覚的にも把握しやすくすることで使いやすい環境にするのなども重要です。

 

定期的に棚卸をする

定期的な棚卸というと面倒と思われるかもしれませんが、いいえ、後々ラクになるのです。先ほども触れたように、定期的にすることで、台帳に記載されている内容と、違いがないか?、数量に違いがなくても、交換やメンテナンスの必要はないか、もちろん使えなくなっているモノもこのタイミングで廃棄など、発注以外の気づきを見つけることが出来ます。文房具などの少額のものだけではなく、高額なものや、会社情報・個人情報など金額にできないモノまでを含めて把握しなければならないものの確認のためにも定期的な棚卸が必要です。

 

ルールや配置を周知する

一つ一つのこと、配置や物品管理台帳への記入の仕方を全員でルールとして周知する事は、効率的に仕事ができることに繋がります。置く場所や物品管理台帳への記入の仕方発注する際のフローなどの内容をまとめ、マニュアル化することで理解してもらうようにする事を、現場の担当者から経理部門の担当者まで全員で把握・管理するように周知します。このルールが守られないと、データ上ではあるはずのものがない・故障していて使えない、情報漏洩などの不正利用まで大変な結果になりかねません。

 

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ここまで、物品の管理は、物品管理台帳やラベリングなどの作業をすることで、効率的に管理する事、そしてコスト削減をすることができること、ルールや配置を全員に周知し、定期的な棚卸をすることで常に万全な状態で業務にあたることができることをご説明しました。さらに効率的に管理するのであれば、システムの導入を検討してはいかがでしょうか。
PCでEXCELなどを使って管理する場合、数量の確認・入力し管理する作業が必要です。物品管理システムなら機器の購入や初期費用も不要で、しかもスマホでスキャンするだけだから誰でも簡単、ミスも減らせます。複数人で同時に行う事も出来、いつでもどこでも 在庫情報は一目瞭然です。
これから物品管理をはじめる人は、ぜひ今回の内容を物品管理に活用していただけたら幸いです。

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