在庫管理をエクセルで行っている企業や個人事業者は多く、コストをかけずに手軽に始められる点が大きな魅力です。
しかし、在庫を文字や数字だけで管理していると、現物との照合が難しく、似た商品を間違って扱ってしまうこともあります。
そんな課題を解決する方法のひとつが写真付き在庫管理です。
エクセルに商品の写真を追加すれば、誰が見てもすぐに現物を判別でき、ミスを大幅に減らせます。
エクセルで写真付き在庫管理を行う手順と注意点、さらに効率化のための代替案について詳しく解説します。
エクセルの在庫管理を写真付きにすることはできる？
結論から言うと、エクセルでも写真付きの在庫管理は可能です。
セル内に画像を挿入したり、画像ファイルへのリンクを設定したりすることで、現物とデータを視覚的に結びつけられます。
たとえば、在庫一覧表に写真列を追加し、商品画像を小さく貼り付けることで、一覧画面からすぐに確認できます。
一方で、画像を直接貼りすぎるとファイルサイズが大きくなり、動作が重くなる点には注意が必要です。
エクセルで写真を扱う際は、管理の工夫が求められます。
エクセルの在庫管理を写真付きで行う手順
エクセルの在庫管理を写真付きで行うためにはどうすれば良いのでしょうか。
エクセルの在庫管理を写真付きで行う手順を説明します。
品番・品名・数量・保管場所などの基本項目を設定
まずは、在庫表の基本構成を作ります。
品番、品名、数量、単価、金額、保管場所、担当者、更新日など、在庫管理に必要な情報を列ごとに設定しましょう。
この段階で写真列を追加しておくと、後で画像を整理しやすくなります。
写真を貼り付けて現物との一致を確認
次に、商品の写真を貼り付けます。
エクセルでは「挿入」→「画像」からファイルを選択し、セルの上に写真を配置します。
画像サイズは縦横数cm程度に統一し、セルの大きさを調整して整えると一覧が見やすくなります。
写真付きにすることで、類似品や型番違いを一目で判断でき、誤出荷や誤発注を防げます。
フィルター機能で検索性を高める
データが増えてくると、目的の商品の場所を探すのが大変になります。
そこで便利なのがフィルター機能です。
品番や保管場所ごとにフィルターを設定しておけば、条件を指定するだけで該当商品を瞬時に絞り込めます。
検索性を高めることで、作業効率が大幅に向上します。
更新日や担当者を記録して管理精度を維持
在庫数を変更した際は、必ず更新日と担当者名を記録しておきましょう。
誰がいつ更新したかを明示しておくことで、トラブルが発生した際にも原因を特定しやすくなります。
エクセルの在庫管理で写真付きにするステップ
エクセルの在庫管理で写真付きにするためにはどんな手順で実施すればよいでしょうか。
エクセルの在庫管理で写真付きにするステップを解説します。
画像をフォルダに整理して管理番号を付ける
まず、エクセルとは別に在庫写真フォルダを作り、各画像に品番や管理番号を付けて保存します。
「A001.jpg」「B002.jpg」のように統一すれば、後でエクセル側で簡単に紐づけできます。
エクセルに画像を挿入し、セルサイズを整える
エクセル上に画像を直接貼る場合、セルの高さと幅を画像サイズに合わせて調整します。
セルごとに画像を固定しておくと、並べ替えやフィルタ時にもズレが起きにくくなります。
画像のリンク設定でファイル容量を軽くする
写真の枚数が多い場合は、エクセルに直接貼らずにリンク挿入を使いましょう。
挿入メニューから画像のリンクを選び、保存フォルダ内の画像を参照する設定にすれば、ファイルサイズを抑えつつ、クリックで写真を確認できます。
テーブル機能で並べ替え・集計を自動化
在庫表をテーブル化すると、見た目が整うだけでなく、並べ替えや集計が自動化されます。
フィルタ機能と組み合わせることで、特定の保管場所の在庫だけを一覧表示したり、残数が少ない商品を抽出したりできます。
エクセルの在庫管理を写真付きでする際の注意点
エクセルの在庫管理を写真付きでする際に気を付けるべきことがあります。
エクセルの在庫管理を写真付きでする際の注意点を解説します。
画像ファイルを直接貼りすぎると動作が重くなる
大量の写真を直接貼ると、ファイル容量が肥大化して動作が遅くなります。
数百点規模の在庫を扱う場合は、サムネイル画像やリンク形式に切り替えるのがおすすめです。
画像とデータを別フォルダで管理するとリンク切れの原因になる
エクセルと写真ファイルを別々の場所に保存すると、リンクが切れて画像が表示されなくなります。
エクセルと同じ階層に画像フォルダを置く、またはクラウド上でまとめて管理すると安全です。
更新時は複数人編集による上書きに注意する
複数人が同時に編集すると、写真やデータが上書きされるリスクがあります。
共同作業を行う場合はOneDriveやGoogleドライブ上で共有し、編集ルールを明確にしておきましょう。
クラウド保存でバックアップを取る
誤って削除したり、PCトラブルでデータが失われるリスクに備えて、クラウド保存を習慣化しましょう。
自動バックアップ機能を活用すれば、定期的に履歴を保存できます。
エクセルの在庫管理を写真付きで効率化する方法
エクセルの在庫管理を写真付きで効率化するにはどうすれば良いのでしょうか。
エクセルの在庫管理を写真付きで効率化する方法を解説します。
VBAで画像表示を自動化する
エクセルのVBAを使えば、セルに入力した管理番号に応じて自動的に写真を表示させる仕組みを作ることもできます。
これにより、リンクや貼り付けの手間を省き、効率的な管理が可能です。
バーコードやQRコードを組み合わせて入出庫を記録
バーコードやQRコードをエクセルと併用すれば、入出庫の記録も簡単になります。
スマホでコードを読み取ってデータ入力を行うことで、手入力ミスを防ぎながらスピーディに在庫更新が可能です。
スマホで撮影した画像を自動でシートに反映する仕組みを作る
GoogleドライブやOneDriveと連携させれば、スマホで撮影した写真をクラウドフォルダにアップロードし、リンクを自動でスプレッドシートに反映させることもできます。
現場作業者が簡単にデータ更新できるようになります。
Googleスプレッドシートに移行してリアルタイム共有する
エクセルをGoogleスプレッドシートに変換すれば、同時編集やクラウド共有が可能になります。
リアルタイムで在庫状況を確認できるため、離れた拠点でも情報を即座に共有できます。
写真付きの在庫管理はエクセルよりクラウドが良い理由
写真付きの在庫管理はエクセルで行うことができますが、クラウドでの実施がおすすめです。
写真付きの在庫管理はエクセルよりクラウドが良い理由を解説します。
画像数が増えるとファイルが重くなり動作が不安定になる
エクセルは、数百枚を超える画像を扱うと動作が極端に遅くなります。
クラウド型システムであれば、画像をサーバー上で処理できるため、ファイルが重くなる心配はありません。
複数拠点や担当者での同時編集が難しい
エクセルは基本的に単一ファイルでの管理を想定しているため、同時編集に不向きです。
複数の担当者が関わる業務では、クラウド上でリアルタイムに更新できるシステムのほうが確実です。
リアルタイム更新や自動通知ができない
エクセルでは、在庫が一定数を下回ったときの自動通知や、出荷完了の共有といった機能を持たせることができません。
クラウド在庫管理システムでは、在庫変動に応じて自動アラートを設定でき、より正確でスピーディな運用が可能です。
エクセルの在庫管理を写真付きでするよりzaico
エクセルで写真付き在庫管理を行うことは可能ですが、運用を続けるとデータ量の増加や共有の制約といった限界が見えてきます。
そこでおすすめなのが、クラウド型在庫管理システムです。
クラウド上でリアルタイム共有が可能なため、複数拠点や担当者間で常に最新の在庫情報を確認できます。
写真付きの在庫管理を正確かつスピーディに行いたいなら、エクセルではなくクラウドシステムを活用するのが最も効率的です。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入し、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
写真付き在庫管理をエクセルではなく在庫管理システムの利用をお考えの方はお気軽にzaicoにお問い合わせください。
