営業支援とは、SFAとは、代表的な機能、在庫管理との連携メリット

リストアップした新規の見込み客に対し、実際に営業活動を行うと相手からはさまざまな対応が返ってきます。
「全然相手にされず、窓口で一蹴されてしまった」
「担当者に話を聞いてもらい、製品・サービスについて理解はしてもらった」
「興味を持ってもらいアポイントを取り付けた」
「渡りに船という感じで、一気に成約までこぎつけることができた」
等々、いろいろな対応パターンが出てくることになります。
ビジネス現場で生まれたこうした見込み客の対応履歴は実はとても貴重な情報。記録として残しておくことで資産価値が出てきます。記録情報をもとに、「この客にはDMで行こう」、「引き続き電話でのコミュニケーションを重ねよう」、「担当者を変えてアプローチしよう」などの対策を講じられます。
こうした日常の営業活動を資産情報として残し、有効活用の最大限化を図るべく開発されたITツールがSFAです。今回はこのSFAについて詳しく見ていきたいと思います。

そもそも営業支援とは?

営業活動に関連するさまざまな業務――営業リスト作成、案件管理、日報作成など――をサポートすること、これが営業支援のかたちです。
営業担当者のコアとなる業務は、見込み客あるいは既存客に適切なアプローチを行い、提案する製品やサービスに対して必要性(ニーズ)を感じてもらい、その製品やサービスを導入してもらうことにあります。
こうした営業活動をより効率的に行うには、さまざまな準備や条件が必要になります。たとえば、

  • どの会社のどの部署の誰に連絡すればよいか
  • 前回、いつアプローチしてどんなレスポンスだったか
  • メールがよいか、電話がよいか
  • 提案に適した時期であるか

などが挙げられます。これらの準備や条件がしっかり揃えば揃うほど相手が耳を傾けやすくなり、受注、新規契約などへの道が近まっていきます。
また、このような営業活動を行ったら、その記録は日報や自身で作成している営業先のアタックリストなどにしっかり残し、次の機会に向けての備えをしておかねばなりません。
こうした営業担当者がより質の高いコミュニケーションを行うための事前、事後の有効なフォローやサポート、これがすなわち営業支援なのです。

SFAとは?

さて今回、紹介するSFAですが、これは「Sales Force Automation」の略称です。直訳すると「営業力を自動化すること」となりますが、Google翻訳でSFAの訳語を調べると「営業支援システム」と出てきます。
ではSFAが具体的にどういうものを示すのかというと、営業支援を目的に開発されたITツール、それがSFAです。
SFAの主たる目的は営業活動に付随する事務作業や管理業務をシステムとして一元化することにあります。
また、営業活動におけるコミュニケーション状況や先方の担当者の変更情報などを可視化し、情報の標準化を推し進めることで、チーム全体で見込み客へのアプローチを進めやすくなります。たとえば営業担当者が異動や退職などで変わった場合でも、新しい営業担当者への引き継ぎ業務をより円滑に行えるようになります。

SFAの代表的な機能

先述したとおり、SFAは営業活動に関連するさまざまな業務を支援してくれるシステム(ITツール)です。では、実際にSFAとはどのようなものなのでしょうか?
ここからSFAの典型的な機能・役割について一つ一つ見ていくことにしましょう。

顧客管理機能

SFAでは、顧客の社名、住所、連絡先、担当部署、担当者名などの基本情報はもちろん、問い合わせ内容、取引履歴などの顧客関連情報を一元管理し、社内での共有化を推し進めていきます。
そのためSFA導入企業では、営業担当者は顧客へのコンタクトを行う前にシステムにアクセスし、これを閲覧することで、

  • 新規客か既存客かの識別
  • 社内で自分の他にアプローチしている担当者の把握
  • 社内で行われている取引の状況や注文実績

などを事前に確認できることになります。
これにより担当者は最新の取引状況を確認でき、新しい担当者が業務を引き継ぐ場合は過去の重要な取引情報などを踏まえた上で顧客への提案営業活動を進められます。また別担当者による重複案内も避けやすくなります。

案件管理機能

SFAが備えているのは顧客情報の基本情報を管理する機能だけではありません。
既存客に対しては一つひとつの注文や案件に対する数量・仕様などの詳細情報、見込み客に対しては、製品・サービスへの購入意欲、行われたやり取りの詳細内容まで一元管理し、社内での共有化を推し進めていきます。
そのためSFA導入企業では、営業担当者は顧客へのコンタクトを行う前にシステムにアクセスし、これを閲覧することで、

  • 案件ごとの営業活動の進捗状況
  • 顧客が製品・サービスを求めるタイミング
  • 適したアプローチ方法(電話かメールかDMかなど)

なとの情報を確認しながら提案営業ができます。
こと営業活動においては、自社の製品・サービスにテーマを絞った形で話を進めたいもの。こちらの持っている案件情報が充実していれば充実しているほど案件にフォーカスした形で話題を展開しやすくなります。

行動管理機能

経営サイドとしては、営業担当者が顧客に対してどのようなコミュニケーションを行っているのかを正確に把握しておきたいものです。
こうした経営サイドのニーズに対応すべく、SFAでは行動管理機能を備えているものがあります。
実際に行動管理機能では、

  • 営業担当者の訪問・アプローチなどの実績記録
  • 日報、週報、月報のような活動報告記録
  • 特定企業への訪問回数・商談回数
  • 訪問・商談回数と受注との相関(成約率など)

などが管理・把握できるようにシステムが設計されており、営業担当者の業務プロセスの見える化や客観評価を推し進めることが可能になります。
こうしたSFAの行動管理機能を活用することで営業担当者に対する人事評価に大いに参考になるデータが得やすくなります(営業担当者にとっては非常に厳しくつらい話ですが……)。

分析機能

SFAには分析機能やグラフ表示機能が搭載されているものがあり、これを活用することでさまざまな視点から情報を分析・可視化し、傾向や確度の高い原則を見つけ出しやすくなります。
たとえば売上状況をグラフ化すれば、年間を通じて売上の増える月、減る月が一目でわかります。また過去の売上データから売上予測データをSFAで計上することで、各営業担当者の売上目標値をより現実に即した数値として設定できます。
また、特定企業に対する受注・発注・失注状況などを分析し、数値化・グラフ化すれば、季節に応じた受発注の推移などが明確になるとともに、営業担当者の顧客へのアプローチ状況やコミュニケーション状況なども浮き彫りになってきます。
こうした情報が事前にわかり、チームでの共有化が進めば、スタッフ間でアイデアや経験を出し合って有効策や改善策を立てやすくなります。

見積書作成機能

たいていのSFAには見積書の作成機能も搭載されています。
ルート訪問営業や納品などの業務が立て込んでくると、見積書作成に対応する時間が確保しにくくなります。
そんなとき役立つのがSFAの見積書作成機能です。システムに登録してある商品から、注文を受けたものを選び、数量を入れれば、金額はもちろん、単価や商品に紐づく関連情報なども併せて収載された形で見積書のベースを作れます。
オーダーメイドの製品・サービスを取り扱っていたり、製品化にあたって協力会社との連携が必要だったりする場合、そう簡単にはいきませんが、過去の見積書から近い仕様のものをSFAから呼び出し、これらを参照しながら注文の仕様に合わせてカスタマイズしながら仕上げていけば、見積書の作成にかかる時間をかなり短縮できます。

SFAと在庫管理を連携するメリット

SFAは営業支援を目的としたITツールですが、外部システムと連携することも可能です。
もし営業担当者がロットの大きい注文を受けたとき、嬉しくワクワクした気持ちになるのと同時に、現在の在庫で果たして対応できるのかという不安も出てきます。
そんな営業の現場において、SFAが在庫管理システムと連携していれば、現在の在庫状況をリアルタイムで確認でき、納品までのリードタイムがどのくらいかかるかを逆算して、今すぐに納品日を知りたいクライアントに、その場でより正確な納品予定日を伝えられます。
また、SFAと在庫管理システムが連携することで営業担当者と在庫管理担当者との情報共有化が進んでいくので、時期に応じて在庫数を増やしておきたい製品あるいは注文が出にくい製品などの取捨選択が需要の動きにより即応したものになっていくことが期待できます。

在庫管理・棚卸をカンタンに!「クラウド在庫管理ソフトzaico」

SFAと連携できる在庫管理システムに「クラウド在庫管理ソフトzaico」(以下zaico)があります。
zaicoでは、代表的なSFAシステムとして知られる「Salesforce」との連携ができます(アプリケーション名:zaico for Salesforce)。
実際にSalesforce上からZaicoを起動させると、在庫状況(物品名と数量)の確認をすることができます。商談の場で、あるいは商談終了後すぐに、クライアントへの納品に必要となる数量をZaicoに入力することで、システムを同期させている在庫管理担当者にも知らせが行き、情報を確認した在庫担当者は在庫からのピッキング→発送へと即座に作業を進められます。また、発送が完了したらその情報は即座にシステムに反映されます。
すなわち、Salesforceとzaicoの連携によって、営業担当者は在庫管理担当者に問い合わせて確認する従来行われていた作業が省かれ、営業現場の発送現場の情報共有が画面越しに行われることになり、よりスピーディーな納品対応が可能となるというわけです。

<参考>「zaico for Salesforce」について
https://appexchangejp.salesforce.com/appxListingDetail?listingId=a0N3u00000ONQfsEAH

zaico