在庫管理表とは?作成と運用方法、課題解決までを詳しく解説

在庫管理というと「面倒くさい」「そもそも正しいやり方が分からない」など、ネガティブな作業と捉えられがちです。しかしここ数年、在庫管理が手書きのメモやエクセルでの管理から、ITやクラウドなどを活用し、より効率的で簡単・正確な業務へと変化を遂げています。なぜこのようなITを活用した在庫管理サービスが増え重要視されるのか、なぜなら在庫管理が売上に直結し、コスト管理に影響を与える事業の要となる部分だからです。

分かりやすい一例として、在庫管理が適正化されていないばかりに「欠品」を引き起こすことは、販売機会の損失につながり売り上げに影響します。

この記事では上のような事態を招かないためにも、在庫管理に不可欠な在庫管理表の作成と運用方法、そして課題解決までを詳しく解説していきます。

在庫管理表とは?

在庫管理とは取り扱っている商品(モノ)が在庫として数量が適切になるように管理することを指します。すなわち、必要なモノが、必要な時に、正確な数量で、必要な場所へと供給できる状態を維持する作業のことです。


この一連の作業を実施するにあたり、必要なツールのひとつに「在庫管理表」があります。みなさんの会社ではどのような在庫管理表を利用しているでしょうか。紙やエクセルを使っていますか?また、代々受け継いできたもの、担当者が独自で編み出したものなどその形式は様々だと思います。

しかし、適切に作成された在庫管理表こそが在庫管理に無くてはならないツールの一つであり、その後の在庫管理の運用と精度を左右すると言っても過言ではありません。

在庫管理表の作成と運用方法

他の会社の在庫管理の様子だったり、在庫管理表って中々知る機会がありませんよね。

「自分たちの管理の仕方がそもそも正しいのかどうか、、、」と悩んでいる在庫管理担当者の方も多いと思います。

そこで、次に基本的な在庫管理表の作成方法を解説します。

在庫管理表の作成方法

在庫管理表の作成方法ですが、手書きのメモやエクセルなど、どの方法を用いたとしても作成する際に心がけるべき点が2点あります。

在庫管理表は①現在ある在庫の数を可視化でき、②担当者以外でも把握できるシンプルな表にしなければなりません。

①現在ある在庫の数を可視化する

現状存在する在庫を正確に把握するためには、各モノの入出庫数を日々アップデ―トし、最新の状態を維持する必要があります。

②担当者以外も把握できるシンプルな表

在庫管理は属人的なものになりやすく、担当者本人にしかその在庫管理方法が分からなくなってしまう場合が多々あります。そうなると作業がストップしてしまい生産・営業活動に大きな影響が出ます 。

そこで、以下の項目を含むシンプルな在庫管理表を作るよう心がけましょう:

  • 日付
  • 商品コード
  • 商品名
  • 入庫数
  • 出庫数
  • 在庫数
  • 備考欄

複数で在庫管理を実施する場合は、担当者名も記入できるとよいですね。

在庫管理表の運用方法

上記を参考に作成した在庫管理表もうまく活用できなければ、適切な在庫管理には結びつきません。そこで在庫管理表の運用方法でぜひ心がけていただきたいポイントを以下にあげます。

  • 在庫の入出庫処理を実施する際は、毎回忘れずに在庫管理表に記入する

基本中の基本ですが、在庫の入出庫作業の際、在庫を数えた後は必ず忘れずに在庫管理表に記入しましょう。入出庫作業は在庫管理作業において最も重要なプロセスのひとつと認識してください。

  • 在庫管理に関わる人が全員在庫管理表の使用ルールを理解している

在庫管理表の使用ルールは分かりやすく簡単なものにしましょう。
そして在庫管理に関わる全ての人がそのルールを理解できるよう徹底し、引継ぎなどが発生した際は、運用方法と在庫情報が速やかに共有されるようにしましょう

  • 在庫が置いている場所を整理整頓

在庫管理表はあくまでも在庫確認作業の結果を記録する場所でありツールのひとつです。より精度高く在庫管理表を活用して在庫管理を実施するためには、現場そのものを整備する必要があります。

各在庫が保管されている場所を整理整頓し、在庫漏れなどを無くし、担当者が数えやすい環境を保ったうえで正確に数えられた在庫数を在庫管理表に記入することに意味があります。

在庫管理表を運用する上での問題点

次は、実際に在庫管理表を使用して在庫管理を実施するうえでよく発生する問題について解説していきます。

人的ミスが多い

問題点の中でも最も発生しやすいのは「人的ミス」です。在庫を数え終わった後、うっかり記入するのを忘れてしまったり、記入漏れや記入ミスをしてしまったり、在庫管理表を紙やノートで運用している現場ではそれ自体を紛失してしまうことも。

人間だからもちろんミスをすることは仕方ありません。
しかし、そのミスによる在庫の差異の帳尻合わせのために想定外の作業時間が発生することは現場の生産性を下げ、何よりもお客様が必要なモノを必要なタイミングで提供できない状態は売上に影響を与えてしまいます。

ルールの周知や教育が必要

在庫管理をひとりで担当する場合、その在庫管理方法は然り、在庫管理表もその担当者の独自のルールで作成してしまっていることが多く属人的なものとなりがちです。
そのような状態のまま担当者の引継ぎが上手くいかなかった場合、次の担当者は現状の在庫の状態を把握できず、在庫管理表の運用方法も理解することができないでしょう。

そこで、できればひとりの在庫管理は避け、複数人数で実施することをお勧めします。そして在庫管理表の見方など、在庫管理に関わる全ての人が理解できるよう周知・教育をしましょう。

次に、複数人数で在庫管理を担当する場合、業務を複数人での運用体制でルール化しておかなければなりません。当初、ひとりひとりのルールを理解するスピード、理解度には差があるものです。しかしこの時点でルールの教育・周知を徹底できなければ、人によって異なる在庫管理方法を行ってしまい、在庫数の差異の発生につながってしまいます。

棚卸も膨大な時間がかかる

在庫管理の中でもいちばん面倒くさい作業と言われる“棚卸”。棚卸の為に全社員総出で片手にメモを持ち、倉庫中の在庫を数えたことがある方も多いのでは?

もちろん棚卸中はすべての作業がストップしてしまうのでその間の生産性は下がってしまいます。
また、各人が在庫を数えた結果を持ち寄り、さらにExcelなどを使用して在庫管理表と突き合わせながら差異を導き出すなど、思った以上に多くのステップを踏まなければならず、長時間の作業は現場にとっては大きな負担です。
しかしながら棚卸は売上・コスト管理に直結する重要な業務なので実施は必須のため、担当者は効率の良い棚卸方法を模索し続けるのです。

システムを使うと効率的

そこで在庫管理システムの導入をお勧めします。 在庫管理システムとは在庫情報を一元管理することができ、上で挙げたような問題を解決することができます。例えば、

  • スマートフォンやハンディーターミナルを利用しバーコードやQRコードを読み取ることができるので、入出庫処理の際に人的入力ミスを防止
  • 在庫情報の取り込みもCSVファイルなどを活用して一気にインポートできるサービスも。既存データの引継ぎも楽々
  • 日頃からスマートフォンを使っている人であれば導入したその日から使える手軽さ
  • クラウド型の在庫管理システムは、インターネット経由で同期すればいつでも最新の在庫情報にアクセスでき、情報共有の手間がかかりません

これまでの在庫管理表での在庫管理から、在庫管理システムの導入でより効率的で簡単・正確な業務へのアップデートを検討してみませんか?

在庫管理の効率よい運用は「クラウド在庫管理ソフトZAICO」

在庫管理なら「クラウド在庫管理ソフトZAICO」をがおすすめです。紙やExcelで実施していたアナログな在庫管理から、誰でもカンタンに操作できるシンプルな在庫管理アプリです。導入したその日からパソコン・スマホで使えます。

 

クラウド在庫管理ZAICO紹介