多くの企業が導入しているユニフォームは、企業イメージの統一や衛生管理、チーム意識の醸成など、さまざまな役割を果たしています。
また、職種に応じてユニフォームが必要になることもあるでしょう。
しかし、ユニフォーム管理では、支給・返却・在庫管理などの実務面では煩雑さが伴うため、属人的な運用やミスによって業務効率が落ちているケースも少なくありません。
ユニフォーム管理でよくある課題から効率化の方法、ユニフォーム管理におけるデジタル化による効果を確認していきましょう。
ユニフォーム管理とは
ユニフォーム管理とは、企業が従業員に支給する制服や作業着の調達、在庫管理、配布、回収、メンテナンスまでを一元的に管理する業務です。
ユニフォーム管理では、従業員の入退社に伴う新規支給や返却処理やサイズ変更対応、破損・汚損時の交換など、多岐にわたる業務を効率的に行うことが求められます。
また、ユニフォームは単なる作業着ではなく、企業の顔として重要な役割を果たすアイテムとなる場合もあります。
統一された清潔な制服は、顧客に対してプロフェッショナルな印象を与え、信頼感を与えます。
さらに、従業員にとっても所属意識や一体感を高める効果が期待できます。
反対に、サイズが合わない、汚れている、破損しているユニフォームは、企業イメージの低下につながりかねません。
そのため、適切なユニフォーム管理は企業のイメージを左右する重要な要素といえるでしょう。
ユニフォーム管理の業務範囲
ユニフォーム管理の業務は多岐にわたります。
主な業務範囲は以下のとおりです。
サイズや種類の確認と在庫管理
従業員への支給・返却の記録
紛失や破損時の対応
クリーニングや保守メンテナンスの手配
発注タイミングの管理
これらのユニフォーム管理の業務は、従業員の入退社や異動、季節ごとの衣替えなど、さまざまなタイミングで発生し、常に状況を把握しておく必要があります。
ユニフォーム管理が必要なものの例
ユニフォームと一口に言っても、その種類はさまざまです。
ユニフォーム管理が必要なものの代表的な例として以下のようなものがあります。
オフィスの事務服や制服
工場や建設現場の作業着や安全
病院や介護施設の白衣やスクラブ
ホテルや飲食店のサービスユニフォーム
イベントスタッフのTシャツやジャンパー
これらのユニフォームは、業種や用途に応じた素材・サイズ・衛生管理が求められるため、適切な管理が不可欠です。
ユニフォーム管理でよくある課題
ユニフォームを導入する企業にとって、ユニフォーム管理は避けては通れない業務ですが、その多岐にわたる業務に課題を抱える企業は少なくありません。
ユニフォーム管理で多くの企業が直面する課題を確認していきましょう。
サイズや種類ごとの煩雑な在庫管理
ユニフォームは、性別や部署、季節などによって種類が異なり、さらに複数のサイズ展開があります。
これらの多種多様なユニフォームを正確に把握し、必要なときに必要なものを供給できるように管理することは容易ではありません。
手作業での管理ではミスが発生しやすく、在庫過多によるコスト増大や、逆に在庫不足による従業員への支給遅延などの問題を引き起こす可能性があります。
支給ミスや紛失・返却忘れの頻発
従業員の入社時や異動、破損時の交換などでユニフォームを支給する際、サイズ間違いや種類の誤りなどの支給ミスが発生することがあります。
また、退職時のユニフォームの返却忘れや、従業員による紛失などもよく起こる課題です。
こうしたミスや紛失は、無駄なコストを発生させるだけでなく、管理担当者の手間を大幅に増やす原因となります。
クリーニング・衛生管理の運用負担
クリーニングや定期的な衛生管理もユニフォーム管理の重要な業務です。
特に食品工場や医療現場など高水準の衛生が求められる業種では、クリーニング履歴・頻度・洗濯委託先の管理は欠かせません。
手配やチェック作業が煩雑になりがちで、アウトソーシングの場合でも、納品日や枚数、状態の確認など新たな運用負担が発生します。
汚損・破損による想定外のコスト増
業務中の不注意や経年劣化などにより、ユニフォームの汚損や破損は避けられない問題です。
特に現場作業が多い職種では、頻繁にユニフォームが傷つく可能性があります。
想定外の汚損や破損が発生した場合、急遽新しいユニフォームを補充する必要が生じ、予期せぬ費用が発生する原因です。
このような突発的なコストが積み重なると、年間で大きな損失となることもあります。
ユニフォーム管理を効率化する方法
ユニフォーム管理の課題を解決するためには、効率的な管理手法の導入が重要です。
ユニフォーム管理の効率化に効果的な方法を確認していきましょう。
管理ルール・フローの標準化
ユニフォーム管理の最も基本的な効率化策は、管理ルールとフローの標準化です。
チェックリストやマニュアルを整備し、入社時の支給手順、貸与・返却時のルール、クリーニング頻度、破損時の対応などを統一することで、ミスや漏れを防げます。
これにより、担当者による作業のばらつきを防ぎ、誰でも同じ高い作業品質での管理が可能になります。
レンタルサービスの利用
ユニフォームのレンタルサービスの利用も、管理負担を軽減する方法です。
レンタルサービスでは、ユニフォームの購入費用が不要になるだけでなく、クリーニングや補修、サイズ交換、廃棄処理などの一連の管理業務をサービス提供会社に委託できます。
特に、従業員の入れ替わりが多い企業や、衛生管理が重要な業種では、大きなメリットがあるでしょう。
ただし、長期的に見ると自社管理よりもコストが高くなる場合があるため、費用対効果を慎重に検討する必要があります。
ITツールを使ったデジタル化
自社でのユニフォーム管理を最大限に効率化するなら、ITツールを使ったデジタル化が有効です。
在庫管理システムや貸出管理システムなどの活用により、ユニフォームの在庫状況や従業員への貸出・返却状況、クリーニング履歴などをリアルタイムで一元管理できるようになります。
これにより手作業によるミスを減らし、必要な情報を迅速に把握できるようになるため、管理業務の大幅な効率化が期待できるでしょう。
ユニフォーム管理のデジタル化で期待される効果
ユニフォーム管理のデジタル化により、従来の手作業では実現できなかったさまざまな効果が期待されます。
ユニフォーム管理のデジタル化で期待される効果を確認していきましょう。
在庫・貸出・返却状況の可視化
デジタル化の最大のメリットは、ユニフォームの在庫状況や従業員への貸出・返却状況がリアルタイムで可視化されることです。
どのユニフォームがどこに、どれくらいあるのか、誰に貸し出されているのかといった情報が、システム上で一目で確認できるようになります。
これにより、手作業による記録漏れや記入ミスがなくなり、正確な情報に基づいた管理が可能です。
適正在庫・発注数の精度向上によるコスト削減
ユニフォームの在庫や貸出状況が正確に把握できるようになることで、適正在庫を維持しやすくなります。
これにより、過剰な在庫を抱えることによる保管コストや、不要な廃棄コストの削減が可能です。
また、過去のデータに基づいた発注予測が可能になるため、必要なときに必要な数だけユニフォームを発注でき、無駄な購入費用を抑えられるようになります。
アラート機能による在庫不足の防止
多くの在庫管理システムには、設定したしきい値を下回ると自動的に通知するアラート機能が搭載されています。
ユニフォームの在庫数が少なくなった際にシステムが自動で通知してくれるため、「気づいたら在庫がなかった」という事態を防ぐことが可能です。
これにより、必要なユニフォームが手元にないために従業員の業務に支障が出るようなトラブルを未然に防ぎ、スムーズな業務運営が実現できます。
従業員満足度の向上と企業イメージの強化
ユニフォーム管理のデジタル化は、間接的に従業員満足度の向上や企業のイメージ向上にも貢献するでしょう。
必要なユニフォームが迅速に支給され、常に清潔なユニフォームを着用できる環境が整うことで、従業員は安心して業務に集中できます。
また、清潔で整ったユニフォームが保たれていれば、顧客や取引先からの信頼感もアップするでしょう。
結果として、従業員のモチベーション向上につながり、企業の対外的な企業イメージの向上にも寄与します。
ユニフォーム管理の効率化ならzaico
ユニフォーム管理は、ユニフォームを導入する企業に欠かせない業務です。
ユニフォーム管理の効率化には、手作業による管理からの脱却が欠かせません。
ITツールの活用によるユニフォーム管理のデジタル化により、在庫の可視化やコスト削減、従業員満足度向上が図れます。
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