預かり在庫は、多くの企業で重要な在庫管理の一環として利用されています。
他社や顧客から預けられた商品などである預かり在庫を適切に保管し管理することで、円滑な業務運営が可能になります。
しかし、預かり在庫には管理の煩雑さや責任問題といった課題も伴います。
預かり在庫とは何か、預かり在庫の管理方法、預かり在庫の管理を効率化するポイントについて確認していきましょう。
預かり在庫とは
預かり在庫とは、自社が他社や顧客の商品を預かり、保管と管理を行う在庫のことを指します。
預かり在庫を持つ場合、自社は保管者としての責任を負い、商品が安全かつ適切な状態で管理されるよう努める必要があります。
預かり在庫に似た言葉に預け在庫がありますが、預け在庫は、自社の商品を他社や顧客に預け、その管理を任せる形態を指します。
預かり在庫は預け在庫と基本的には逆の状態と考えるとわかりやすいかもしれません。
預かり在庫と預け在庫の違い
預かり在庫と違い、預け在庫の場合は商品を預かる側が保管と管理の責任を負い、商品を必要な時に提供する役割を担うことになります。
役割が変わることから、預かり在庫と預け在庫では、責任の所在や管理の目的が大きく異なります。
預かり在庫では、商品所有者の意向に沿って安全に保管することが重視されるのに対し、預け在庫では、顧客が必要とするタイミングで商品を確実に供給するための信頼構築が重要となります。
企業は預かり在庫と預け在庫の違いを十分に理解した上で、それぞれの在庫形態に応じた適切な管理体制を構築することが求められます。
預かり在庫が必要になる理由
預かり在庫が必要になる理由は多岐にわたります。
例えば、取引先が保管スペースを持たない場合や、季節商品の需要変動に対応するため、一時的に預かり在庫を保持する必要が生じることがあります。
また、流通の効率化や顧客満足度の向上を目指す企業では、タイムリーな供給を可能にするために預かり在庫が必要になります。
このようにさまざまな目的に応じて、預かり在庫を保持しておくことで、業務の柔軟性を高めたり、供給チェーン全体の効率化を実現するために預け在庫が必要になる場合があります。
預かり在庫の課題
預かり在庫が必要になる場合がある反面、預かり在庫があることで課題も生じてしまう場合もあります。
預かり在庫の課題を確認していきましょう。
管理が煩雑化しやすい
預かり在庫は、通常の自社在庫に比べて管理が煩雑になる傾向があります。
他社や顧客の商品を複数扱う場合、それぞれの在庫を区別し、正確に管理する必要があります。
また、商品ごとに異なる取り扱い条件や保管基準が求められることも多く、これが業務の複雑化につながります。
管理の煩雑さは、業務効率を低下させるだけでなく、ミスやトラブルの原因となりやすい課題です。
管理責任のトラブルが生じやすい
預かり在庫では、商品が破損、紛失、または劣化した場合に、管理責任をどちらが負うのかがトラブルの火種になります。
契約内容が不明確であったり、責任の範囲が曖昧な場合、取引先との信頼関係が損なわれる恐れがあります。
また、問題が発生した際に対応が遅れると、さらなる信用の失墜や賠償問題に発展する可能性もあります。
所有権のトラブルが生じやすい
預かり在庫では、商品所有者が他社であるため、所有権の認識や取り扱いを明確にしておかないと問題が発生します。
特に、他の顧客の商品と混同してしまった場合や、不適切なタイミングで商品を出庫してしまった場合、所有権に関するトラブルが起きる可能性があります。
また、取引先と在庫データの齟齬が生じることで、誤配送や納期遅れにつながるケースもあり、これが業務全体に悪影響を与えることがあります。
預かり在庫を管理するメリット
預かり在庫を管理することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
預かり在庫を管理するメリットを確認していきましょう。
トラブルの抑止なる
預かり在庫を適切に管理することで、紛失や破損、数量の誤りといったトラブルを未然に防ぐことができます。
顧客や取引先との信頼関係を築くためには、在庫が正確かつ安全に管理されていることが不可欠です。
問題が発生するリスクを最小限に抑えることで、長期的なビジネス関係の維持につながります。
棚卸でミスが起きないようになる
棚卸の際、在庫データと実際の在庫が一致していないと、業務の混乱や顧客への影響が懸念されます。
預かり在庫を正確に管理することで、棚卸作業がスムーズに進み、数量や状態に関するミスを防ぐことが可能です。
この結果、棚卸の効率が向上し、企業全体の在庫管理の信頼性が高まります。
預かり在庫のメリットを発揮できる
預かり在庫を適切に管理することで、顧客の要望に迅速に対応することができ、ビジネスチャンスの拡大につながります。
例えば、急な注文や納期短縮の要求にも柔軟に対応できるため、顧客満足度を向上させることが可能です。
さらに、効率的な在庫管理により、保管スペースの最適化やコスト削減といった付加価値も生まれます。
預かり在庫を管理するデメリット
預かり在庫を管理することにはデメリットも生じます。
預かり在庫を管理するデメリットを確認していきましょう。
管理責任の負担
預かり在庫を管理する際、自社の商品ではないため、保管中の破損や紛失が発生した場合の責任が重くなります。
特に高価値商品や取り扱いが難しい商品を預かる場合、そのリスクはさらに増加します。
こうした負担は、企業のリスクマネジメントの重要な課題となります。
管理業務の増加
預かり在庫は、通常の在庫管理以上に手間と時間がかかる場合があります。
複数の顧客の在庫を管理する場合、それぞれの在庫を区別する必要があり、業務が複雑化します。
また、在庫情報の記録や更新、トラブル対応などの追加業務が発生するため、人的コストやシステムコストが増加することもデメリットです。
預かり在庫を効率的に管理する方法
預かり在庫を効率的に管理するためにはどのようにすればいいのでしょうか。
預かり在庫を効率的に管理する方法を確認していきましょう。
定期的な棚卸しを実施する
定期的に棚卸しを実施することで、在庫状況を正確に把握し、実際の在庫とデータのズレを最小限に抑えられます。
棚卸しは数量の確認だけでなく、商品状態のチェックや不良品の特定にも役立ちます。
契約を明確化する
預かり在庫では、契約を明確にし、責任範囲や所有権、対応方法を文書化しておくことが重要です。
事前にルールを明確化しておくことで、破損や紛失といったトラブルが発生した際の対応がスムーズになります。
また、契約の透明性が向上することで、取引先からの信頼を得やすくなります。
倉庫レイアウトを最適化する
倉庫内のスペースを効率的に利用するため、商品カテゴリーごとにエリアを分けたり、保管の優先順位に基づいた配置を検討します。
効率的なレイアウトを構築することで、在庫の出し入れや管理が容易になり、時間とコストの削減が期待できます。
また、在庫検索が迅速になることで、業務効率の向上にも寄与します。
顧客とのコミュニケーションを強化する
顧客との定期的な情報共有を通じて、在庫状況やトラブルが発生した際の対応策を事前に確認しておくことが重要です。
特に、預かり在庫に関する変更点や特別な取り扱い条件について、適切に報告することで、誤解やトラブルを防ぐことができます。
在庫管理システムを導入し活用する
最新の在庫管理システムを導入することで、預かり在庫の状況をリアルタイムで確認でき、人的ミスを減らすことが可能です。
自動化されたシステムを活用することで、在庫情報の更新やレポート作成が迅速に行えます。
また、顧客や取引先に正確なデータを提供することで、信頼性を高めるだけでなく、業務全体の効率化も実現します。
効率的な預かり在庫の管理にzaico
預かり在庫は、効率的に運用すれば企業の競争力を高める重要な要素となります。
一方で、管理が煩雑で責任問題が発生しやすい側面もあるため、適切な方法で預かり在庫は管理することが必要です。
最新の管理ツールやシステムを活用しながら、効率的な預かり在庫の管理や運用を目指しましょう。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入し、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
預かり在庫の管理にも使える在庫管理システムを探している、預かり在庫の管理に課題をお持ちの方はお気軽にzaicoにお問い合わせください。
