在庫管理は、商品の過不足を防ぎ、業務を円滑に進めるために欠かせない業務です。
しかし、「在庫数が合わない」「記録に時間がかかる」「担当者しか状況が分からない」といった悩みを抱えている企業は少なくありません。
こうした課題は、在庫管理そのものが難しいというよりも、管理方法や運用ルールが複雑になっていることが原因であるケースが多くあります。
また、簡単な在庫管理で十分なケースや、それでは足りないケースもあるでしょう。
在庫管理が簡単にならない理由、在庫管理を簡単にする方法、在庫管理の簡単さを保つ仕組みやツールを解説します。
在庫管理は簡単にできる？
在庫管理は、適切なルールや仕組みを整えれば、決して難しい業務ではありません。
ただし、それは作業スピードを上げて力ずくで乗り切ることではありません。
多くの現場で在庫管理が複雑になっているのは、担当者の能力ではなく、ルールや役割分担が決まっていないからです。
逆にいえば、仕組みさえ整えれば、経験の浅い担当者でも在庫管理は簡単になっていきます。
まずは「在庫管理が簡単な状態」とは何かを具体的にし、そこから逆算して理由と方法、続けるための仕組みを見ていきましょう。
在庫管理が簡単な状態とは？
在庫管理が簡単な状態とは、感覚的な「楽さ」ではありません。
どのような状態になれば在庫管理が簡単といえるのかを見ていきましょう。
誰でも在庫状況をすぐに把握できる
担当者でなくても今いくつあるかがすぐに分かることは、簡単な在庫管理に不可欠です。
特定の人しか在庫を把握していないと、その人が休んだだけで確認が止まってしまいます。
例えば、電話で「あの商品の在庫はいくつ？」と聞かれたとき、誰でもその場で答えられる状態が理想です。
在庫が見える化されていれば、問い合わせ対応も発注判断もスムーズに進みます。
少ない手間で在庫を記録・更新できる
在庫管理を継続するためには、記録や更新の手間をできるだけ少なくする工夫も欠かせません。
入力作業が複雑だったり、記録項目が多すぎたりすると、更新が後回しになり、在庫情報の精度が低下する原因になります。
一方で、入出庫のたびに簡単な操作で記録できる仕組みであれば、日々の業務の中で無理なく運用できるでしょう。
手間の軽さは、在庫管理を簡単に保つうえで欠かせない条件といえます。
記録と現物が一致していて探さずに済む
帳簿上の在庫数と実際の在庫数が一致していることも、簡単な在庫管理の重要な要素です。
記録と現物がずれていると、そのたびに数え直しや原因の調査が必要になります。
例えば、棚札と置き場所が対応していれば、初めて倉庫に入った人でも迷わず目的の在庫を確認できます。
置き場所が決まっていれば、目的のものをすぐに取り出せて、棚卸の負担も軽くなるでしょう。
数字と現物、そして置き場所がそろって初めて、在庫管理は簡単だと実感できます。
在庫管理が簡単にならないケース
在庫管理が簡単にならないのは、個人の能力ではなく、仕組みやルールが足りていないことがほとんどです。
在庫管理が簡単にならないケースを見ていきましょう。
担当者ひとりに業務が集中して属人化している
在庫管理が特定の担当者ひとりに集中し、属人化していると、簡単さは遠のきます。
その人しかやり方や在庫状況を把握していないと、休みや退職のたびに業務が止まりかねません。
引き継ぎ資料もなく、頭の中だけで在庫が管理されているケースも少なくないでしょう。
属人化した状態ではダブルチェックも効きにくく、ミスに気づくのも遅れがちです。
手入力が多く記録が追いつかない
エクセルへの入力や手書きでの記録が多いこと、記録が追いつかない大きな要因です。
入出庫のたびに転記していると、忙しい時間帯にはどうしても後回しになります。
例えば、出荷を優先して記録を溜め込むと、あとでまとめて入力する際に記入漏れや転記ミスが起きやすくなるでしょう。
どれが最新の在庫数か分からなくなり、確認のたびに現物を数え直すことにもなりかねません。
保管場所やルールが決まっていない
ものの置き場所や記録のルールが決まっていないことも、在庫管理を難しくする原因です。
置き場所が固定されていないと、同じ品目があちこちに分散し、探す手間や二重発注が増えます。
人によって記録のタイミングや書き方が違えば、データにばらつきが生まれ、信頼できなくなります。
その場しのぎの対応が積み重なるほど現場は複雑になり、改善のきっかけもつかみにくくなるでしょう。
扱うものが多様で一律に管理できない
在庫管理が簡単にいかない背景には方法面だけでなく、1つの会社の中で性質の違うものを同時に扱っている、という事情もあります。
同じ倉庫でも、期限のある材料と期限のない部品、販売する商品と社内で使う備品とでは、求められる管理項目が異なるからです。
例えば飲食店では、食材は消費期限やロットで管理する一方、食器や備品は数量さえ分かれば十分で、同じ台帳に同じ粒度で載せると使いにくくなります。
扱うものの幅が広い現場ほど、すべてを一律のやり方で管理しようとすると無理が生じてしまうでしょう。
在庫管理を簡単にする方法
在庫管理を簡単にするには、複雑さを生んでいる要因を整えていくことが大切です。
日々の業務の中で取り組める、在庫管理を簡単にする方法を解説します。
管理する品目を重要なものに絞る
すべての品目を同じ手間で管理しようとすると、労力が分散して続きません。
そこで役立つのが、重要度に応じて品目を絞り込む「ABC分析」という手法です。
ABC分析では、売上や在庫金額の大きい順に品目をA・B・Cへ分類し、Aランクを重点管理するだけでも在庫の精度は上がりやすくなります。
まずは影響の大きい品目から手をかけるのが、簡単さへの第一歩といえるでしょう。
入出庫の記録ルールとタイミングを統一する
在庫情報の精度を維持するためには、入出庫の記録ルールの統一が不可欠です。
担当者によって記録するタイミングが異なると、同じ商品でも在庫数に差異が生じる原因になります。
例えば、「商品を移動した時点で記録する」「出荷が確定した時点で登録する」などのルールを明確にしておけば、誰が作業しても同じ基準で管理できます。
また、記録項目や入力方法も統一することで、入力ミスや確認作業を減らしやすくなるでしょう。
保管場所を決めて番地を振る
ものを探す時間をなくすには、保管場所の固定が効果的です。
「3定（定位置・定品・定量）」という考え方では、置く場所・置くもの・置く量をあらかじめ決めておきます。
さらに、棚に番地を割り振る「ロケーション管理」を取り入れると、倉庫内の住所のように保管場所を特定することが可能です。
どこに何があるかが一目で分かれば、慣れていない人でも同じように在庫を扱えるようになるでしょう。
扱うものに合わせて管理項目を決める
扱うものが多様なら、まず品目ごとに「何を記録するか」を決めるところから始めます。
数量だけで足りるのか、期限やロット、シリアル番号まで必要なのかは、扱うものの性質によって変わってきます。
管理項目を増やしすぎると入力の手間がかさみ、逆に足りないと欠品や期限切れを見落としかねません。
社内利用か販売用かなどの用途も踏まえ、必要十分な項目に絞っておくと、無理なく管理を続けられるでしょう。
在庫管理の簡単さを保つために役立つ仕組みやツール
人の努力だけに頼ると、忙しさやメンバーの入れ替わりで、せっかく整えたルールが崩れてしまいます。
在庫管理を簡単な状態のまま保ち続けるために役立つ仕組みやツールを紹介します。
クラウドでの在庫情報のリアルタイム共有
属人化しない状態を保つには、在庫情報をクラウドで共有する仕組みが役立ちます。
クラウド上のデータであれば、担当者以外や別の拠点からも同じ最新の在庫を確認することが可能です。
店舗と倉庫で在庫がリアルタイムに共有されていれば、二重発注や無駄な在庫移動も防ぎやすくなるでしょう。
情報が一か所に集まることで、「あの人に聞かないと分からない」という状態から抜け出せます。
バーコード・QRコードでの入出庫記録
記録の手間がかからない状態を保つには、バーコードやQRコードの活用が効果的です。
商品に付いたコードを読み取り、数量を入れるだけで入出庫を記録できるため、手入力の負担が軽くなります。
また、品番を都度確認・入力する手間がなくなる、作業時間の短縮にも有効です。
記録作業が簡単になれば、担当者もルールを守りやすくなり、在庫情報の精度を維持しやすくなるでしょう。
スマートフォンでの棚卸
近年では、スマートフォンを利用して棚卸ができる在庫管理システムも増えています。
その場でコードを読み取りながら数量を入力できるので、紙に書いて後から転記する必要もありません。
複数人で同時に作業してもデータが自動で統合されるので、大量の在庫でも短時間で棚卸を終えられます。
棚卸前後の差異もすぐに確認できるため、ずれの原因を早く見つけて改善につなげられるでしょう。
在庫管理を簡単にするならzaico
在庫管理を簡単にするためには、管理ルールの見直しだけでなく、運用を支えるツールの活用も重要です。
特に、手入力による管理や担当者への依存などの課題を抱えている場合は、在庫管理システムの導入により業務を大きく効率化できる可能性があります。
在庫管理を簡単にし、その状態を保ち続けるなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、スマートフォンでバーコードやQRコードをスキャンするだけで入出庫を記録でき、複数のスタッフがリアルタイムで同じ在庫情報を確認・更新できます。
これまで紙やエクセルで在庫を管理してきた現場でも、無理なく簡単・便利なデジタルツールへと移行が可能です。
在庫管理を簡単にして無理なく続けたい方は、まずはお気軽にzaicoまでご相談ください。
