飲食店を営むなかで、食材の仕入れすぎや、使いきれずに廃棄してしまう食材に頭を悩ませている方は多いのではないでしょうか。
手書きの在庫一覧や勘に頼った発注では、日々動く食材の正確な把握は簡単ではありません。
飲食店向け在庫管理システムの機能から、飲食店で在庫管理システムを使うメリット、よくある失敗と対策、飲食店向け在庫管理システムの選び方をわかりやすく解説します。
飲食店にも在庫管理システムは必要？
「在庫管理システムは倉庫や製造業が使うもの」というイメージを持つ方は少なくありません。
しかし、飲食店も在庫管理システムの効果を実感しやすい業種です。
飲食店は生鮮食品を多く扱うため、鮮度や消費期限の管理がそのまま利益に直結します。
在庫が多すぎれば食品ロスにつながり、少なすぎれば欠品による機会損失を招くことになるでしょう。
今でも、小規模な店舗を中心に、紙のノートやエクセルで在庫管理が行われています。
ただ、手作業の管理は入力ミスや確認漏れが起こりやすく、食材の数や仕入れの頻度が増えると負担も大きくなります。
また、担当者しか在庫状況を把握していないという属人化も起こりがちです。
在庫管理システムを導入すれば、こうした課題をデジタルの力で解消できます。
飲食店向け在庫管理システムの主な機能
飲食店向けの在庫管理システムには、日々の在庫管理を支える機能が備わっています。
飲食店向けの在庫管理システムの代表的な機能を紹介します。
在庫のリアルタイム記録・共有
最も基本となるのが、在庫の数量をその場で記録し、共有できる機能です。
スマホやタブレットを使って、入庫や出庫をその場で登録できます。
登録した情報はすぐに反映されるため、厨房とホール、複数の店舗の間でも同じ在庫状況を確認できます。
「冷蔵庫を見に行かないと残りがわからない」という状態を減らせるでしょう。
発注・仕入れの管理
多くの在庫管理システムには、発注や仕入れを支える機能も備わっています。
在庫が発注点を下回ると自動でアラートが出る機能があれば、発注のタイミングを逃しません。
仕入れの履歴が自動で残るので、いつ・何を・どれだけ仕入れたかを後から振り返れるでしょう。
発注の判断を数字にもとづいて行えるようになり、ばらつきを抑えやすくなります。
消費期限・ロットの管理
飲食店では、食材ごとに消費期限の管理が必要です。
飲食店向けの在庫管理システムでは、期限やロット番号を登録し、期限が近い食材を把握しやすくできます。
古い在庫から優先的に使用する運用もしやすくなり、食品ロスの削減につながります。
万が一、特定ロットの食材に問題が発生した場合でも、対象食材を迅速に特定しやすくなるでしょう。
レシピ連動による原価管理
システムによっては、レシピと在庫情報を連携できる機能があります。
メニューごとに使用する食材と分量を登録しておくと、提供数に応じて在庫が自動で差し引かれます。
同時に、1品あたりの原価もリアルタイムで把握できる点も大きな利点です。
どのメニューが利益に貢献しているのかが見えるため、価格設定やメニュー改善にも役立ちます。
飲食店が在庫管理システムを導入するメリット
在庫管理システムを導入すると、現場はもちろん経営面でもメリットが得られます。
飲食店が在庫管理システムを導入するメリットを見ていきましょう。
食材の廃棄ロスを減らせる
まず挙げられるのが、食材の廃棄ロスを減らせる点です。
在庫と期限が見える化されることで、仕入れすぎや使い忘れによる廃棄を防ぎやすくなります。
例えば、期限が近い食材を早めに使うメニューへ回す、というような判断がしやすくなるでしょう。
食材の廃棄が減れば、その分だけ原価の改善にもつながります。
発注業務を標準化して属人化を防げる
発注の業務を標準化し、属人化を防げる点もメリットです。
発注点や仕入れの履歴が共有されていれば、勘や経験に頼らずに発注の判断ができます。
例えば、これまで店長しかできなかった発注を、ほかのスタッフにも任せやすくなるでしょう。
これにより、急に発注担当者が休んでも、欠品や過剰な仕入れが起きにくくなります。
仕入れ・在庫のデータで原価を把握しやすくなる
仕入れや在庫のデータが蓄積されることで、どの食材にどれだけコストがかかっているかを、数字で確認できるようになります。
感覚に頼らずデータにもとづいて判断できるため、原価率の改善にも取り組みやすくなるのがメリットです。
仕入れ価格の変動にも気づきやすく、値上げやメニュー見直しの判断材料になるでしょう。
数字の裏付けがあることで、経営判断に説得力が生まれます。
飲食店が在庫管理システム導入でよくある失敗と対策
在庫管理システムは、導入すれば必ずうまくいくというものではありません。
飲食店での在庫管理システムの導入でよくある失敗と対策を解説します。
忙しい営業中に入力が続かず在庫が合わなくなる
ありがちな失敗が、営業中の入力が追いつかず在庫が合わなくなるケースです。
システム上の在庫と実際の在庫がずれてしまうと、数字そのものが信用されなくなります。
対策としては、スマホで手軽に入力できるなど、現場の負担が少ないシステムを選ぶことが重要です。
また、リアルタイム入力が理想ですが、難しければ営業後にまとめて入力も可とするなど、無理のない運用ルールを決めておくと良いでしょう。
食材マスタを整備せず運用を始めてしまう
食材マスタ（登録データ）を整えないまま運用を始めるのも、よくある失敗です。
食材名の表記がばらばらだと、同じ食材が別物として登録され、在庫が正しく集計できません。
運用を始める前に、食材名や単位、仕入先などのルールを統一しておきましょう。
最初に土台を整えておくことで、後から修正する手間を大きく減らせます。
期限や在庫を登録するだけで発注やロス削減に活かせない
在庫管理システムは、データを登録するだけでは十分な効果を発揮できません。
在庫や消費期限の情報を日々確認し、発注量の調整やメニュー改善などの意思決定に活用することが重要です。
例えば、特定の食材で廃棄が続いている場合は、仕入量を見直したり、別メニューで消費できるよう工夫したりしてロス削減につながります。
蓄積したデータを分析し、店舗運営の改善につなげることが導入効果を高めるポイントです。
飲食店の在庫管理システムの選び方
こうした失敗を避けるには、自店に合った在庫管理システムを選ぶことが欠かせません。
飲食店の在庫管理システムの選び方を見ていきましょう。
現場スタッフが無理なく入力できるか
まず確認したいのは、現場スタッフが無理なく入力できるかどうかです。
どれだけ高機能でも、現場で使われなければ在庫は正確に保てません。
スマホやタブレットで直感的に操作でき、バーコード読み取りなどで入力を省ける仕組みがあると安心です。
実際に現場で試せる無料プランやトライアルがあれば、積極的に活用して、導入前に使い勝手を確かめましょう。
消費期限や原価管理に対応しているか
飲食店に欠かせない機能が備わっているかも、重要な判断基準です。
消費期限やロットの管理、原価管理などに対応しているか確認しましょう。
一般的な在庫管理システムの中には、期限管理に対応していないものもあります。
自店で解決したい課題に合った機能があるかを、事前にチェックすることが大切です。
複数店舗の在庫を一元管理できるか
複数店舗を運営している場合は、在庫を一元管理できるかも確認しましょう。
店舗ごとの在庫を1つの画面で把握できれば、店舗間での食材の融通もしやすくなります。
本部でまとめて発注状況やコストを管理できると、経営判断のスピードも上がります。
将来的な店舗展開を計画している場合には、拡張性のあるシステムを選んでおくと安心です。
飲食店の在庫管理システムとしてもzaico
飲食店の在庫管理は、食品ロスや発注の属人化など、日々の営業のなかで見過ごされやすい課題を抱えています。
こうした課題を手作業や勘だけで解決し続けるのは、簡単ではありません。
飲食店の在庫管理システムをお探しなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、スマホのカメラでバーコードを読み取るだけで入庫や出庫を記録でき、複数のスタッフや店舗がリアルタイムで在庫を共有できます。
食材ごとに期限を管理でき、在庫が発注点を下回ったときに知らせる機能もあるため、飲食店の食材管理にも活用しやすい仕組みです。
飲食店に使える在庫管理システムをお探しであれば、まずはお気軽にzaicoまでご相談ください。
