製造や施工の現場では、原材料や副資材、消耗品、包装資材などの多くの資材を日々使っています。
資材は売上に直結しないぶん管理が後回しになりやすく、場当たりの補充を続けると欠品や過剰在庫を招きかねません。
資材管理方法の基本から、資材管理方法として使えるツールの種類、資材管理方法の基本ステップ、よくある資材管理方法の課題と改善のポイントをわかりやすく解説します。
資材管理方法とは？
資材管理方法とは、製造や施工、日々の業務で使う原材料や消耗品、包装資材の在庫を把握し、必要な量を必要なときに供給できる状態に保つための進め方です。
管理する資材は、製品を構成する原材料や部品はもちろん、ねじや接着剤などの副資材、軍手やテープなどの消耗品、段ボールや緩衝材などの包装資材にも及びます。
これらを品目ごとに一覧化し、入庫と払い出しを記録しながら、決めた基準で補充していくのが資材管理方法です。
その主な目的は、欠品で現場を止めないことと、過剰な在庫や保管スペースを抱え込まないことを両立させる点にあります。
品目数が多く、消費のペースも現場ごとにばらつく資材では、この両立を担当者の感覚だけで続けることは困難です。
決まった手順に沿って回せる形にしておくことが、資材管理方法を定める意義であるといえるでしょう。
資材管理と商品在庫管理の違い
資材管理と商品在庫管理の大きな違いは、資材が売るためではなく使うために持つ在庫であるという点です。
商品はそのままの形で販売されますが、資材は社内で使われ、製品に組み込まれたり作業のなかで消費されたりします。
資材は売上に直結しないぶん後回しにされやすいですが、資材が欠ければ生産や施工そのものが止まる原因となるため、適切な管理が不可欠です。
資材管理方法として使われるツールの種類
資材管理には、アナログなものからITを活用したデジタルなツールまで、さまざまな方法があります。
資材管理方法として使われるツールの種類を紹介します。
紙の台帳
紙の台帳は、保管場所のそばに置いて手書きで残せる、最も手軽な資材管理方法です。
導入に費用がかからず、パソコンの操作に不慣れな現場でもその日から始められます。
一方で、集計するには紙をめくって数える必要があり、月末の棚卸しや発注の判断に時間がかかります。
また、複数の拠点や倉庫がある場合、全体の在庫数を把握するには各拠点の台帳を集めなければならず、リアルタイムでの共有も困難です。
エクセル
エクセルは、紙の台帳の次の段階として多くの現場で使われている方法です。
品目名や数量、単位を一覧にして、入庫と払い出しを行ごとに記録していけば、関数で残数や発注が必要な品目を自動的に計算できます。
一方で、現場で資材を出したその場では入力できず、事務所に戻ってからまとめて打ち込む運用になりがちです。
複数人で同時に編集すると上書きが発生したり、ファイルが枝分かれして最新版が分からなくなったりするリスクもあります。
在庫管理システム
在庫管理システムは、資材の情報をクラウド上などで一元管理し、スマートフォンやタブレットからも入出庫を記録できるツールです。
現場でバーコードやQRコードを読み取って処理できるため、記録のタイミングが実際の作業と一致し、帳簿と現物のずれが起きにくくなります。
複数拠点の在庫を同じ画面で確認でき、誰がいつ何を持ち出したかという履歴も自動的に残ります。
導入・運用には費用がかかりますが、品目数が多い場合や複数の拠点で資材を共有している場合には、業務効率化が期待できるでしょう。
資材管理方法を実践する基本ステップ
資材管理は、手順を決めずに始めると記録が続かず、結局は担当者の記憶に頼る運用へ戻ってしまいます。
資材管理方法を着実に実践するための基本ステップを解説します。
資材の品目と管理単位を統一する
最初に行うのは、自社が扱う資材を洗い出し、品目名と管理単位をそろえる作業です。
資材は担当者ごとに呼び名が違いやすく、同じものが別の名前で二重に登録されることも珍しくありません。
管理単位も同様で、ある人は「箱」で、別の人は「本」で数えていれば、数字を足し合わせても意味がありません。
品目コードを振り、数える単位をひとつに決めておくことが、その後の記録の精度を左右します。
現場への払い出しルールを決める
続いて、資材を保管場所から現場へ払い出すときのルールを決めましょう。
商品在庫と違い、資材は社内の作業者が必要に応じて持ち出すため、ルールがないと記録が残らないまま在庫だけが減っていきます。
誰が払い出しを許可するのか、どこに取りに行くのか、何をもって払い出し完了とするのかを明文化しておきましょう。
ルールは掲示物にして棚の前に貼り出すなど、現場の目に触れる場所に置くと定着しやすくなります。
入庫と払い出しをその都度記録する
実際に資材が動いたら、その都度、入庫と払い出しを記録します。
入庫は納品書と現物を照合したその場で、払い出しは資材を棚から取り出したその場で残すのが原則です。
作業の合間にまとめて入力する運用にすると、記憶があいまいになり、数量の取り違えや記録漏れを招きます。
現場のその場で記録できる手段を用意することが、記録の徹底につながります。
調達リードタイムと最小発注ロットから発注点を決める
資材が不足して製造や施工に影響しないよう、発注をかけるタイミングも決めておきましょう。
発注点は、1日あたりの平均使用量に調達リードタイム（日数）を掛け、変動に備える安全在庫を足して求めるのが基本です。
ただし、資材には仕入先が定める最小発注ロットがあるため、必要な量だけを都度買えるとはかぎりません。
ロットが大きい資材は、1回の発注で入る量と保管スペースを考慮し、発注点を高めに置くかどうかを判断しましょう。
資材管理方法でよくある課題
手順を決めても、実際の現場では思ったとおりに記録が回らないことがあります。
資材管理方法をめぐって起こりやすい課題を解説します。
資材の点数が多く管理が追いつかない
資材管理でよくある悩みが、品目数の多さです。
副資材や消耗品は単価こそ低いものの、規格違いを含めれば数百から数千の品目になることもあります。
すべてを同じように数え、同じ精度で管理するには膨大な手間と労力がかかり、現場の運用が回りません。
その結果、更新の止まった台帳が残り、現物を見に行かないと在庫がわからない状態へ逆戻りします。
帳簿と現物の在庫数が合わない
帳簿上の在庫数と現物が合わないことも、資材管理でよくある課題です。
記録上はあるはずなのに、棚を見ると空になっているというような在庫のずれは、多くの場合、払い出しの記録漏れやミスが原因です。
差異が積み重なると、在庫があるはずなのに現場で足りず、逆に発注したのに使わない資材が棚に残ります。
原因を追う調査にも時間が取られ、棚卸しのたびに負担が膨らみかねません。
発注の判断が特定の担当者に依存する
発注の判断が、長年の担当者の経験に依存しすぎているのも問題です。
一見うまく回っているように見えますが、その人が不在の日や退職した後に同じ判断ができる人はいません。
発注の基準が頭の中にしかないため、引き継ぎもできず、担当が変わった途端に欠品や重複発注が起こります。
属人化は日常業務が滞りなく回っている間は問題として認識されにくく、表面化したときには影響が大きい点が厄介です。
資材管理方法を改善するポイント
ここまで挙げた資材管理の課題は、仕組みを整えることで改善が可能です。
資材管理方法を見直すときに押さえたいポイントを解説します。
資材の重要度に応じて管理の細かさを変える
品目数の多さに対しては、金額や使用頻度などの観点で資材をいくつかのグループに分け、重要度の高いものを厳密に管理する方法が効果的です。
例えば、単価が高い資材や、欠品すると生産が止まる重要な資材は都度記録と定期的な実地棚卸しの対象にします。
一方、安価で入手しやすい消耗品は、箱が半分になったら補充する簡易な方式で済ませます。
管理のメリハリをつけることで、限られた人員でも運用がスムーズに回るようになるでしょう。
バーコードやQRコードで記録漏れや入力ミスを防ぐ
帳簿と現物のずれを減らすには、記録そのものを手間のかからない作業に変えることが有効です。
資材や棚にバーコードやQRコードを貼り、スマートフォンやハンディターミナルで読み取って入出庫を処理すれば、品目の取り違えや数量の打ち間違いを大幅に減らせます。
手書きやキーボード入力に比べて処理が速いため、忙しい現場でも負担をかけずに記録することが可能です。
また、どの端末でいつ処理したかという履歴も残せるので、数字が合わなかったときの原因追跡も容易になります。
在庫管理システムの発注点アラートで発注の属人化を解消する
発注の属人化を解消するには、判断をシステムで自動化するのが効果的です。
多くの在庫管理システムには、在庫数が発注点を下回ると画面上で警告を表示したり、担当者にメールで知らせたりする機能が備わっています。
これにより、経験の浅い担当者でも、通知を受けて決まった仕入先へ決まったロットで発注が可能です。
発注点の数値は一度決めて終わりではなく、欠品や過剰在庫の状況を見て適宜見直すことで精度が向上します。
資材管理方法を見直すならzaico
資材は売上に直結しないぶん管理が後回しになりがちですが、欠品ひとつで生産や施工そのものが止まることもあります。
品目数が多く保管場所も分かれる資材を、紙やエクセルだけで正確に追い続けるのは簡単ではありません。
資材管理方法の見直しをお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、保管棚やケースに貼ったバーコードやQRコードをスマートフォンで読み取るだけで、入庫と払い出しをその場で記録できます。
記録した在庫数はリアルタイムで共有されるため、離れた現場や倉庫にある資材も同じ画面で確認することが可能です。
資材ごとに発注点を設定しておけば、在庫が基準を下回った際にアラートで知らせるため、発注の遅れや重複も防げます。
資材管理方法にお悩みなら、zaicoまでお気軽にご相談ください。
