総務は会社の業績や社員の働きを支える、会社には欠かせない部門です。しかし、担当者の人数が他の部署と比べて少ない、一人が抱えるタスクが多いなど業務上大変なことが多い部署でもあります。
この記事では、総務の業務によくみられる課題と、総務の業務を効率化していく方法について解説していきます。総務の業務が多すぎる、非効率的だと悩んでいる方はぜひ参考にしてください。
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目次
総務の業務でよくある課題
総務の業務でよくある課題には、次のような事例が挙げられます。
- 業務範囲が広い
- 紙ベースの仕事が多い
- 業務が属人化しやすい
- リソースに余裕がない
- ミスが許されない
次から、それぞれ詳しく解説していきます。
業務範囲が広い
総務の業務は多岐にわたっており、その範囲も広いことがほとんどです。
備品管理や文書作成・管理、電話応対などはもちろん、中小企業など規模の小さい会社では人事採用や労務業務を担当している場合もあります。
備品管理の業務では定期的な備品の棚卸、発注業務、管理台帳の管理などの業務が付随します。労務業務を扱っていれば、勤務日数や残業時間の管理だけでなく年金や保険、慶弔に関わる業務にも携わることになるでしょう。
また、総務の業務は会社運営に関することであるため、社員からも分からないことがあれば総務に問い合わせが集まります。普段の業務と並行して突発的な案件の対応をすることも多いため、業務量はどんどん増えていきがちです。
紙ベースの仕事が多い
総務の業務は、契約書の管理をはじめとした紙ベースの仕事が多くなります。
紙の書類管理には、印刷、ファイリング、廃棄時など手間がかかります。プリンターや紙、インクの準備からファイルの用意、ファイルを収納する棚や引き出しなどの管理や重要書類のシュレッダーなど、細々とした作業が増えがちです。
また、最近はコロナ禍でテレワークを導入する会社も増えてきていますが、総務では書類に決算の押印をするためだけに出社することもあります。
現在は書類のデジタル化が進んでいたり、押印を廃止する世間の流れもありますが、業務の多くがまだ紙からの脱却ができていないのが現状です。
業務が属人化しやすい
総務では、業務が属人化しやすいことも課題の一つです。
中小企業では総務を担当する社員が少なく、一人で多くの業務をこなしていることもあります。
休暇や退職の際に、行っていた業務の引き継ぎやマニュアル化ができれば属人化を防ぐことができるものの、細かいタスクが多いために現実的には対応しきれていません。
リソースに余裕がない
これまで述べたように、総務の業務は多岐にわたり数多くのタスクが存在します。
しかし総務は営業や研究・開発と異なり、会社の間接部門という立ち位置であるため、どうしても人員の配置が後回しになりリソースが不足しがちな部署です。
従業員の割合からいえば、最低限の人材で対応を強いられていることが多いのが現状です。
ミスが許されない
総務の業務は在庫管理、情報管理、契約書作成など重要な数字や細かい仕事を多く扱っており、ミスが許されません。
ミスがあると会社の運営や取引に影響が出るため、すぐに修正するのは難しい場合がほとんどです。
経営陣との距離も近く企業活動の重要な仕事も多く、業務中は緊張を強いられる場面が多いでしょう。
総務の業務を効率化する方法
総務の課題について知っていただいたところで、業務を効率化するにはどうすればいいか考えていきましょう。
総務の業務を効率化する方法には、次のようなものがあります。
- 業務を見える化する
- アウトソーシングを利用する
- ITツールを導入する
それぞれの方法について、次から詳しく解説していきます。
業務を見える化する
総務の業務を効率化するには、まず業務を「見える化」することが効果的です。
見える化とは、総務で行っている業務を洗い出し、誰がどの業務をしているかを明確にしていくことです。
総務の管理者だけでなく、担当者全員で現時点の担当業務と進捗を共有しておくことで、属人化を防ぎます。
アウトソーシングを活用する
総務の業務効率化を図るには、アウトソーシングを活用するのも方法の一つです。
総務の業務には外部サービスに依頼できるものがあります。例えば、データ入力や電話応対、庶務業務などのノンコア業務を外部サービスに委託すれば、その分のコストはかかりますが、業務の専門会社が対応するため効率が上がります。
また、業務の一連の流れをまとめてまかせられるBPOサービスもあります。
これらのサービスを活用することで、社内リソースが少ない場合でもコア業務に専念できるようになるというメリットもあります。
ITツールを導入する
総務の業務効率化には、まず見える化が有効だということは前述の通りです。業務の見える化や効率化のためには、ITツールが役立ちます。
ITツールには、様々な種類があります。勤怠管理ツールやビジネスチャットツール、ペーパーレス化ツール、RPAなどの用途の種類はもちろん、ソフトウェアをダウンロードするかクラウドサービスかなどの違いもあります。
ITツールの導入にはコストがかかるため、自社の業務や規模に対して適切なものを選ぶことが大切です。
またITツールを導入しても、従業員が使えるようになるまでに時間的なコストがかかります。できるだけ使いやすいものを選び、導入後に全員が使いこなせるようにすることも重要になります。
「ZAICO」で総務の業務が効率化した事例
「クラウド管理ソフトZAICO」は、スマートフォンやタブレットで備品のバーコードを読み取るだけでクラウド保存されている台帳に記入できるツールです。
ここでは、実際にZAICOで総務の業務が効率化した事例を2件紹介します。
事例①：在庫の”見える化”を実現 コロナ禍の病院で在庫欠品を回避
医療法人弘善会グループ 矢木脳神経外科病院様（以下：矢木脳神経外科病院）では、在庫管理は前任者に属人化していました。
担当者独自の管理方法で、在庫状況は手書きの管理ノートに記入されていました。備品がある場所が他の従業員にはわからないため、必要なときにすぐ見つけられず過剰発注してしまう事例がしばしば発生することが問題になっていたのです。
このような状況を改善するため、まずAccessでの管理を試みたものの、ソフトウェアの扱いが難しく全体には定着しませんでした。
ZAICOの導入後は、アプリ操作が簡単で物品の写真も合わせて掲載できるので、ブラックボックス化していた在庫管理の「見える化」に成功しました。
病院全体の在庫管理を、全員が共有しながら集中管理できるようになり、人為的な発注ミスや過剰在庫を抱えることがなくなったのです。
より詳しい内容は下記リンク先を参照ください。
https://www.zaico.co.jp/smart-zaico/testimonials/kouzenkai_yagi/
事例②：Excel管理からの脱却、大量の備品をかんたんに棚卸できるように
株式会社ズーム様では、4000品目を超える大量の備品に1つ1つ番号を割り振って手書きでラベルシールを貼り、Excelで在庫管理していました。
年2回棚卸を実施していたものの、備品数が多すぎて番号が見つからない、手書きなので番号が読めないなどの問題が発生していました。さらに、棚卸後Excelデータを更新・統合する工数も手間になっていました。
ZAICO導入後は、手書きシールから連番のQRコードを印刷したシールに変更し、手書きの数字が読めない問題を解決しました。
また、ZAICOによって備品の品目が多くてもどの部署がどの備品を管理しているかひと目でわかるようになり、部署間のコミュニケーションコストを下げることに成功しました。
ExcelからZAICOへのデータ移行は、インポート機能を使えば簡単に行えます。他のソフトとも連携しているので、棚卸日など様々な情報を一度に把握できるのがメリットです。web画面が見やすいので、そのまま備品の資産台帳としても活用されています。
より詳しい内容は下記リンク先を参照ください。
https://www.zaico.co.jp/smart-zaico/testimonials/zoom_testimonial/
在庫管理・棚卸をカンタンに！「クラウド在庫管理ソフトZAICO」
総務の業務は多岐にわたり範囲も広いのに関わらず、担当者が少ないなどリソースに余裕がなく、作業が属人化しがちなのが大きな課題です。
また、業務のDX化が求められる昨今にありながら、総務の業務はいまだ契約書の管理など紙ベースが多く、企業活動にとって重要な業務が多いためミスが許されない環境であることも負担になっています。
総務の業務を効率化していくためには、まず全ての業務の洗い出しを行って見える化し、一部をアウトソーシングに委託したりITツールを積極的に導入していくのが有効です。
「クラウド在庫管理ソフトZAICO」は、わかりやすいアプリ操作で簡単に在庫管理ができます。
バーコードスキャナなど特別な機器は必要なく、スマホかタブレットから使用可能。備品のバーコードやQRコードを読み取るだけでデータ入力できるので、棚卸も楽々です。
操作が簡単で定着しやすく、在庫管理が楽になるシステム導入を検討されているなら、クラウド管理システムZAICOをぜひお試しください。
