法人でも個人事業主でも、在庫を持つ業種であれば在庫管理は欠かせません。
「さあ、在庫管理をしよう！」となった時、まず自分たちの在庫管理の運用方法を考えると思います。
その際に必要となるツールの一つが「在庫管理表」です。日々の在庫管理を記録し把握するためのもので、在庫管理表はエクセルでつくることができます。
今回はその方法をご紹介いたします。
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目次
在庫管理表とは？
在庫管理表を使う目的は、自分たちが取り扱っている物品の種類と、その数を管理しするために記録する表のことです。物品がいつ入庫し、出庫したのかを正確に在庫管理表に記録することで、常に正確な在庫数を把握することができるのです。
在庫管理表を活用することで、商品を受注してから、出荷するまでのタイムラグなども分かるので、必要な物品を補充できずに在庫切れを起こしてしまうようなケースを防ぐことができるなど、売り上げに影響するリスクを回避する役目もあります。
このように在庫管理表を使うことは、在庫情報を可視化するだけでなく、会社の資産である在庫の動きを明確に管理することができるようになるのです。
エクセル在庫管理表の作成方法
エクセルで作成することができる在庫管理表の代表的な方法として、「単票タイプ」と「在庫移動表タイプ」の２種類があります。それぞれの役割を次で解説していきます。
単票タイプ
「単票タイプ」とは、在庫を保管している棚の前に吊り下げている在庫管理表をイメージしてください。それをエクセル化したものを「単票タイプ」と呼びます。
在庫を入出庫する度に、担当者が「日付、物品、入出庫個数、残在庫数」を記入します。
メリットとしては、運用が簡単なのでエクセルに慣れていない方でも容易にルールを理解できます。
デメリットとしては、記入漏れが発生しやすいこと。そして一つの物品を一つの票で管理するため、複数の物品を一覧で確認することはできません。
在庫移動表タイプ
「在庫移動表タイプ」とは横軸に日付を、縦軸に品番を配置したものです。
メリットとしては、単票タイプと違い縦軸に複数の品番などを配置することができるため、在庫の一覧を確認することが可能です。
デメリットとしては、在庫の一覧性を重視しているため、毎回発生する入出庫の詳細を細かく記録することが出来ません。一日に発生した各入庫、出庫を集計し各々の合計を入力することになります。よって、単票タイプと併用したりする必要があるでしょう。
このように「単票タイプ」も「在庫移動表タイプ」も両者在庫管理表としての機能は十分果たせておらず、小規模で在庫数もある程度限られる運用に適したものとなります。
エクセル在庫管理表の運用方法
エクセルで在庫管理表を作成したらそこで終わりではありません。
正しく運用ができてこそ、その重要な役割を発揮できるのです。次にそのポイントを解説していきます。
在庫の場所を明確化する
在庫管理表に記録するためには、現在の在庫数、入出庫数などを数え入力する必要がありますよね。
その在庫を保管している場所は果たして保管場所として適した環境でしょうか？
まさか物品が点在して置かれていたり、整理整頓がされず数え間違いが起きてしまいそうな状況になっていませんか？
在庫の保管場所を適正化することで、数え漏れを防ぎ正確な在庫数を数えることができるだけでなく、過剰在庫や欠品のリスク回避にもつながります。ぜひ、在庫管理用を作成する際に、在庫の保管場所の見直しを実施してみてください。
運用ルールを決めて周知する
在庫管理表を複数人で運用する場合もあると思います。その場合、必ず在庫管理表の運用方法を事前に周知する必要があります。
これはエクセルでの在庫管理に限らず、ノートや在庫管理システムにも共通して言えることです。
在庫管理は精度高く実施・運用されることがゴールであり、各人がそのルールを把握していないと、間違いが在庫管理表上に上書きされていき、結局実在の在庫数と帳簿上の数が合わないという結果に成りかねません。必ず在庫管理表の運用ルールまでしっかり組み立てたあとは、チームの理解度を深める機会を設け一定の運用レベルを維持する必要があります。
エクセル在庫管理表のメリットとは？
次に誰でも簡単につくることができるエクセルでの在庫管理表のメリットをお伝えしていきます。
コストがかからない
在庫管理を始める際に気になるのはコスト面ですよね。エクセルでの在庫管理表の作成は、基本パソコンとエクセルのソフトがあれば初期費用、ランニング費用はかからないという点で、非常にコストパフォーマンスの良いツールの一つです。
誰でも知っているツールである
エクセルはパソコンを触ったことがある人にとっては馴染みのあるソフトなので、操作的にも心理的にも大変導入ハードルの低いツールです。特に複数人数で在庫管理を担当する場合は、操作面でも共有がしやすいという点があります。
エクセル在庫管理表のデメリットとは？
一方でエクセルでの在庫管理表にもデメリットはあります。次にいくつか挙げていきます。
小規模に限られる
エクセルでの在庫管理表の運営は、規模感として個人事業主及び、2～３人程度が限界です。会社が大きくなり、取り扱い品目も増えていくと、在庫管理担当者の人数も増え、保管場所も複数拠点となる可能性があります。エクセルはそもそもデータベースではなく表計算ソフトなので、膨大な在庫情報を累積させていくにはそもそも不向きという側面があります。
複数人での利用には向かない
複数人数が在庫管理に必要となるケースは、上記でも説明したように会社規模が大きくなってくる場合でしょう。エクセルはクラウド型のシステムではないため複数拠点の情報共有は即座に反映されません。在庫の保管場所は限られ、在庫情報をその場で共有できる状態でなければなりません。また、情報共有時、複数人数で在庫管理表を同時編集をすることはできないので、ひとりひとり持ち寄ったデータのアップデートを順々にしていかなければなりません。
データが増えると重くなる
エクセルのソフトウェアを使った人ならだれでも経験があると思いますが、あくまでもエクセルは表計算ソフトという位置づけです。すなわち、データが増えれば増えるほどその動作は重くなってしまいます。在庫管理は日々の作業です。入力するデータは毎日発生することを忘れないでください。
最新のファイルが分からなくなる
在庫管理表を複数人数で管理する場合、その運用ルールを最初に決めていないと、最新のファイルがどれなのか分からなくなってしまいます。エクセルは機能上複製ができてしまう上、操作履歴も残りません。在庫情報は常に最新のものであるということが最も望ましいカタチです。ルールの徹底は必須です。
エクセル在庫管理表の作成者がいなくなる
エクセルは各々で使い方が違うことがよくあります。例えば一人の担当者が在庫管理表を作成し運用していた場合、その運用方法は属人的なものとなってしまいます。その担当者が退職した場合などの引継ぎ問題や、次に継続して引きついだ人はある程度のエクセルのリテラシーと、前任者の運用方法を理解しなければなりません。このような過程を繰り返すことにより、エクセルでの在庫管理表運用は複雑なものとなっていくことが多々あるのです。
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