世の中では大分、ペーパーレス化が普及してきましたね。コンビニでの支払いなどでは電子マネーが当然のように利用できますし、本も電子書籍が当たり前になってきました。
このように、身の周りにはペーパーレス化が進むものがある一方で、仕事の現場ではまだまだ紙による作業が多く残ってはいませんか？
「資料や報告書、図面など未だに紙の利用が多くて困っている」という人や「ペーパーレス化って聞いたことはあるけれど、具体的にどのようなことか知りたい」という人に向けて、ペーパーレス化とは何か、そのメリット・デメリットなどを説明していきます。
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目次
ペーパーレス化とは？
では、そもそも、ペーパーレス化とはどういう意味なのでしょうか。ペーパーレス化とはズバリ、「紙の利用を減らし、電子化する」ということです。
そして紙ではなく、電子化されたデータをパソコンやタブレット、スマホなどの端末で見たり、承認印を押したりすることで、業務改善やコストダウンなどの効果が得られます。
皆さんの職場でも、FAXを使っていたり、日報を紙で提出していたりなど、色々と紙を利用している場面があるのではないでしょうか。これらは、PDFやワードなどに変えたり、インターネットFAXを利用したり、クラウド環境を利用することで、ペーパーレス化が実現できます。
ペーパーレス化なぜ進まない？
世の中では、色々とペーパーレス化が進んでいる分野もありますが、企業内においては中々ペーパーレス化が進まないこともあります。
では、なぜ企業内ではペーパーレス化が進まないのでしょうか？
それは、企業に根付く、規定や慣習によるところが大きいのです。例えば、社内の規定や慣習で「日報や見積書などは紙で提出する」、「見積依頼はFAXで行う」などが根付いている場合は、その業務に携わる全員の合意や、規程の変更などが必要となり、結局、ペーパーレス化が進まなくなってしまうのです。他にも、「データよりも、紙の方が見やすい」とか、「パソコンに詳しくないので、紙のままが良い」という個人の主観による意見も、ペーパーレス化を遅らせる原因の１つです。
ペーパーレス化のメリット5つ
では、ペーパーレス化を進めることによって、どのようなメリットが具体的には得られるのでしょうか。
以下にペーパーレス化によって得られるメリットを5つ紹介します。
コスト削減効果
ペーパーレス化によって、コストの削減効果が見込めます。紙を印刷するには、当然、インク代や紙代がかかります。ペーパーレス化をすれば、その分にかかるコストを抑えることができるのです。
例えば、紙で、会議の資料を準備することを考えてみてください。数十人分の資料を印刷すれば、それだけ紙代やインク代がかかります。さらに、見やすくするためにカラー印刷をすれば、さらにインク代が高くつきます。そして、印刷にミスがあったりしたら、どうでしょう？
それらの紙は破棄するでしょうし、再度、印刷しなおすことになります。これにより、さらにコストがかります。しかも、ミスした紙をただ捨てるだけでは問題があります。会社の情報が社外に漏洩することを防ぐため、シュレッダーにかけたり機密文書処理サービスを利用するなど、文書の破棄にもコストがかかります。
ペーパーレス化が実現できれば、これらのコストをカットできるメリットがあるのです。
検索が容易
文書を紙で保管していた場合、棚などの保管場所から必要な文書を探し出す必要があります。ファイルなどにタイトルが書いてあれば、それを頼りに探すでしょう。
もし、該当のページを探すとなると、さらにファイルの中を手でめくっていかなければなりません。該当ページが見つからなければ、また、別のファイルを取り出して、めくりながら、ページを探さなければいけません。場合によっては、何時間も複数のファイルを探し続けなければならないかもしれません。
これが、データ化されていれば、検索機能を使い、文書の名前などから目的の書類をすぐに探すことができます。また、ネットワークやシステムに接続できれば、場所に縛られることなく、どこからでも閲覧が可能です。
省スペース化が可能
文章を紙で保管している場合は、保管場所も必要です。さらに、保管するためのファイルや棚・キャビネットなども必要になります。
書類によっては、数年の保管義務があるものもあり、これらをすべて保管するとなると膨大な備品と保管スペースが必要になります。保管スペースが足りずに、借りることになれば、そのコストもかかりますし、備品のコストもかかります。
しかしペーパーレス化すれば、これらのスペースが不要になり、オフィスの見栄えがすっきりし、さらに、備品代や保管代なども不要になるので、コスト削減にもなります。
紛失トラブルの低下
文書を紙で管理している場合には、持ち出しなどに制限をかけられないため、部屋の鍵を施錠し、管理者が持ち出しを管理する必要があります。
万が一持ち出した場合には紛失してしまったり、情報漏洩してしまう可能性もあります。しかしこれが電子データであるならば、データ自体にパスワードなどの制限をかけることができます。また仮に紛失してしまっても、クラウド上などに保存しておけば、いつでもデータを復元することができます。
環境保護へ貢献
紙の大量消費は森林伐採などの環境問題につながります。
森林の伐採が進めば、地球温暖化や異常気象の発生など様々な問題を誘発します。
このような問題を解決するのにもペーパーレス化は有効です。ペーパーレス化を進めることは、会社としての社会貢献につながり、企業としてのアピールポイントにもなるでしょう。
ペーパーレス化のデメリット4つ
では、ペーパーレス化を進めるにあたってのデメリットにはどんなものがあるのでしょうか？
以下に、ペーパーレス化のデメリットを4つ紹介します。
視認性の低下
ペーパーレス化により、文書が電子化された場合、通常、パソコンやタブレット、スマホなど限られた画面サイズで閲覧することになります。
そのため、画面サイズに応じて文字や図などが小さくなるため、読みにくく感じられるかもしれません。また、資料の全体像も確認しにくくなるでしょう。
複数ページを比較したい場合も、紙のように両方並べて見るのが難しいため、紙で見るときよりも不便に感じてしまうかもしれません。
この辺りは、複数のモニタを使ったり、大きい画面のタブレットなどを利用して改善する必要があります。
導入費用が必要
ペーパーレス化を進めるためには、導入するための初期費用が発生します。
電子データを閲覧するためには端末がなければ実現しないため、パソコンやタブレットなど、必要な数が足りていない場合は追加して購入する必要があります。
他にも、セキュリティ対策のためのソフトを購入したり、必要に応じてアップデートしたりなど、ランニングコストもかかります。
ITリテラシー教育が必要
ペーパーレス化のためには従業員に一定のITリテラシーが必要になります。
特に、日常的にスマホやパソコンなどを使っていなかった年齢層の高い方はデジタルに対する心理的ハードルがある場合もあります。
このような従業員には、デジタル機器導入の必要性や使い方など、理解を得るための教育が必要になります。
システムやネットワーク障害の影響を受ける
ペーパーレス化を進めるためにはサーバーやネットワークの安定が必須です。
電子データをネットワークやクラウド上に保管してみる場合には、ネットに障害があれば、一定の間閲覧ができなくなり、全従業員の業務が止まる可能性があります。
ペーパーレス化の進め方のポイント
ペーパーレス化を進めるにあたって、最も大切なことは、社員全体で一丸となって取り組むことです。
そのためには、経営層にペーパーレス化を導入する必要性を理解してもらい、さらに、経営層からトップダウンで、推進してもらうことがとても有効です。
また、会社全体で一気にペーパーレス化を進めることが困難な場合は、部分的に進めるのも良いでしょう。一斉にペーパーレス化しようとすると、色々な意見が出て、結局なかなか前に進まないことがあります。
まずは部分的に導入し、出てきた問題点を改善しながら進めてみましょう。そうすることで、少しずつでも着実にペーパーレス化を進めていくことができます。
さらに、ペーパーレス化のためには最適なツールを選択し、導入していくことも重要です。タブレットや、電子データをクラウド上で共有するクラウドストレージなど、自社に合ったツールの導入を検討しましょう。
「どのような、ツールを導入したら良いか分からない」という時には、ペーパーレス化代行サービスを使ってみるのもおすすめです。ペーパーレス化に詳しいプロがしっかりとサポートしてくれるでしょう。
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ペーパーレス化の意味やメリット、進め方のポイントなどを説明してきました。
ペーパーレス化を進めるには最適なツール選定、経営層や現場の理解などが必要ですが、一方、コスト削減などの多くのメリットもあります。
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