備品は日々の業務で持ち出されたり補充されたりするため、台帳がなければ実態はすぐに分からなくなります。
そこで多くの企業が取り組むのが、使い慣れたエクセルによる備品管理表の作成です。
備品管理表をエクセルで作る手順から、備品管理表をエクセルで作るメリット・デメリット、備品管理表をエクセル以外で管理する方法をわかりやすく解説します。
備品管理表はエクセルで作れる？
備品管理表はエクセルで問題なく作成できます。
エクセルは表計算ソフトとして汎用性が高く、備品名や数量、保管場所、貸出状況を一覧で管理するのに適したツールです。
関数や条件付き書式を組み合わせれば、在庫数の自動計算や返却期限の色分けまで実現できます。
実際に、管理する備品の種類が限られる中小企業や部署単位の管理では、エクセルを利用するケースが多くみられます。
ただし、拠点や利用者が増えて更新の頻度が高くなると、エクセルでは追いつかなくなるケースも少なくありません。
まずは備品管理表の作り方やエクセルのメリット・デメリットを押さえたうえで、自社の規模や運用体制に合うかどうかを判断していきましょう。
備品管理表をエクセルで作る手順
エクセルで備品管理表を作るときは、思いつきで始めるのではなく、計画的に作ることで失敗しにくくなります。
備品管理表をエクセルで作る手順を解説します。
管理する備品と管理目的の明確化
最初に決めるのは、どの備品を何のために管理するのかという範囲と目的です。
文具や消耗品まで含めるのか、パソコンや工具など単価の高いものに絞るのかで、必要な項目も更新の手間も変わってきます。
消耗品であれば「切らさないための在庫数の把握」が目的になりますが、IT機器であれば「誰が使っているのかの追跡」や「資産としての把握」が中心になるでしょう。
管理対象や目的が曖昧なまま表を作り始めると、不要な項目が増えたり、必要な情報が抜けたりするため注意が必要です。
管理項目の決定
範囲と目的が決まったら、エクセルの列にあたる管理項目を洗い出しましょう。
基本的な項目としては、管理番号、備品名、カテゴリ、数量、保管場所、購入日、購入先などが挙げられます。
貸出管理を行う場合は、利用者、貸出日、返却予定日、返却日、貸出状況などの項目も必要です。
項目が多すぎると入力が負担になるため、現場の担当者にも意見を聞きながら、実務で本当に使う項目だけに絞ることが重要です。
備品管理表のフォーマット作成
項目が決まったら、実際にエクセルシートへ落とし込みます。
1行目に項目名を入れ、2行目以降を「1備品につき1行」のデータとして入力していく形が基本です。
備品の基本情報を載せるマスタシートと、貸出や返却を記録する履歴シートに分けておくと、あとの集計が楽になります。
保管場所や使用部署の列にドロップダウンリスト（プルダウン）を設定すれば、表記ゆれを防ぐことも可能です。
関数や条件付き書式の組み込み
エクセルの関数や条件付き書式を効果的に活用できると、備品管理表をより使いやすくできます。
例えば、XLOOKUP関数やVLOOKUP関数を設定すれば、管理番号を元に備品名や保管場所が自動で表示されます。
また、返却予定日を過ぎた行を条件付き書式で赤くすれば、返却漏れを検知することも可能です。
ただし、関数や書式を複雑にしすぎると、作成者以外はメンテナンスできなくなるリスクがあるため、誰でも運用できる程度のシンプルさを保つことが大切です。
貸出・返却と棚卸の運用ルール策定
正しい管理運用を継続するためには、「誰が」「いつ」「どのタイミングで」更新するのかを、あらかじめルールとして決めておくことが大切です。
備品を持ち出すときは必ず貸出シートに記入する、返却時はその場でステータスを変更する、といった具体的な行動レベルまで落とし込みましょう。
あわせて、半年や1年に1回など棚卸の頻度も決め、帳簿上の数と実際の数を突き合わせ、差異があればその原因を確認して修正します。
ルールは文書化し、新しく入った従業員にもすぐ共有できる状態にしておくと良いでしょう。
備品管理表をエクセルで作るメリット
多くの企業が備品管理にエクセルを使うのは、コスト面や利便性に強みがあるからです。
備品管理表をエクセルで作るメリットを見ていきましょう。
追加コストをかけずにすぐ始められる
エクセルで備品管理表を作るメリットの1つは、新たな費用がかからない点です。
多くの企業では、すでにエクセルが業務用パソコンに入っており、新たなソフトを購入する必要がありません。
ゼロから作るのが難しい場合は、インターネット上に公開されている無料のテンプレートを利用することもできます。
まずは小さく始めたい企業にとって、エクセルは手軽に試しやすいツールです。
自社の備品や管理目的に合わせてカスタマイズできる
エクセルは自由度の高さも魅力の1つです。
自社の備品の種類や管理目的に合わせて表をカスタマイズできるので、自社独自の管理番号の付け方や、部署ごとの分類方法にも柔軟に対応できます。
運用しながら「この情報も残しておきたい」と気づいたときに、その場で修正できる手軽さはクラウドサービスやパッケージソフトにはない強みといえるでしょう。
操作に慣れている従業員が多い
エクセルは業務で広く使われているため、基本操作を知っている従業員が多いソフトです。
そのため、新しいツールを導入する際に必要となる操作説明や教育の負担が、ほとんどかかりません。
担当者が変わっても引き継ぎやすく、ファイルを渡せばひとまず内容を確認してもらえます。
現場から「使い方が分からない」という声が出にくく、運用も定着しやすいでしょう。
備品管理表をエクセルで作るデメリット
手軽に始められる一方で、エクセルでの備品管理には注意すべき点もあります。
備品管理表をエクセルで作るデメリットを紹介します。
入力ミスや更新漏れで現物と数が合わなくなる
エクセルの備品管理表は、人が手で入力することを前提としています。
数量を1桁間違える、行を消してしまう、コピーした数式がずれるといったミスは、どうしても避けられません。
また、忙しいときに入力を後回しにして、そのまま更新されずに終わってしまうこともあります。
帳簿と現物の数が合わなくなると、表そのものが信用されなくなり、結局は現場で目視確認する運用に逆戻りしてしまいます。
複数人での共有や同時編集に向かない
共有フォルダやファイルサーバーに置いたエクセルは、複数人が同時に開いて編集する使い方に向いていません。
複数人がそれぞれファイルを編集すると、どれが最新のデータなのか分からなくなったり、入力内容が上書きされたりするリスクがあります。
Microsoft 365とOneDrive・SharePointを利用すれば共同編集自体は可能ですが、誰がどのセルを書き換えたのかを追いにくく、意図しない上書きや行の削除に気づけないという課題は残ります。
現場のスマートフォンやタブレットから使いにくい
エクセルはパソコンでの利用を前提に作られており、スマートフォンやタブレットでは扱いにくい点も課題です。
モバイル版のアプリはありますが、小さな画面で行と列をたどりながら数量を入力する作業は負担が大きいでしょう。
その結果、倉庫や現場で備品を数え、事務所に戻ってから入力するという二度手間が生まれます。
現物のある場所でその場で記録しにくいことが、更新漏れを生む大きな要因になっています。
備品管理表をエクセルから移行するときの選択肢
エクセルでの管理に限界を感じ始めたら、専用のシステムに切り替える時期かもしれません。
備品管理表をエクセルから移行するときの選択肢を解説します。
備品管理システム
備品管理システムは、社内にある備品の所在や貸出状況の管理に特化したシステムです。
備品にQRコードやバーコードのラベルを貼り、読み取るだけで貸出と返却を記録できます。
誰がいつ何を借りているかが履歴として残るため、返却の督促や棚卸の負担を減らせるでしょう。
IT資産管理システム
IT資産管理システムは、パソコンやサーバー、ソフトウェアライセンスなどのIT資産を対象としたシステムです。
端末の情報を自動で収集する仕組みを備えており、OSの更新状況やインストール済みのソフトまで把握できる製品もあります。
情報セキュリティ対策やライセンスの管理を目的とする場合には、有力な選択肢といえるでしょう。
在庫管理システム
在庫管理システムは、商品の在庫だけでなく、社内で使う備品や消耗品の管理にも活用できます。
スマートフォンアプリに対応していれば、現場でその場で数量を更新でき、更新漏れを防げます。
備品と在庫をまとめて一元管理したい企業に適した選択肢です。
備品管理表はエクセルよりzaico
エクセルでの備品管理は、コストをかけずにすぐに始められ、自社の運用に合わせて自由にカスタマイズできる点が魅力です。
しかし、備品の数と関わる人が増えるほど、入力漏れや共有の難しさが目立つようになります。
備品管理表をエクセルから切り替えるなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、スマートフォンのカメラでバーコードやQRコードを読み取るだけで、備品の入出庫を記録できます。
記録した在庫データはリアルタイムで共有されるため、総務と各拠点が同じ最新の状況を確認可能です。
エクセルで作成した備品管理表のデータを取り込んで移行できるため、これまで積み上げてきた情報を無駄にすることもありません。
備品管理表のエクセル運用に限界を感じたら、zaicoまでお気軽にご相談ください。
